Podstawę naliczania rocznego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych w zakładzie pracy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych. W tej liczbie zatrudnionych są pracownicy zatrudnieni w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy - po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (§ 1 rozporządzenia z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych).
Ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych do pracowników należy zaliczyć zarówno osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę (na czas nieokreślony, określony, próbny, na czas wykonywania określonej pracy, na zastępstwo), jak i powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę, a także osoby przebywające na urlopach wychowawczych. Powinniśmy zaś pominąć zleceniobiorców, chałupników oraz osoby wykonujące umowy agencyjne bez względu na długość ich trwania.
Kwota obowiązkowego odpisu, określona ustawowo, jest wyliczana w 2009 r. od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w II półroczu 2008 r. (czyli od kwoty 2666,77 zł) i wynosi (art. 5 ust 1-3 ustawy o zfśs):
- na jednego zatrudnionego 1000,04 zł (37,5% z 2666,77 zł),
- na jednego zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach w myśl przepisów o emeryturach pomostowych 1333,39 zł (50% z 2666,77 zł),
- na pracownika młodocianego:
a) w pierwszym roku nauki 133,34 zł (5% z 2666,77 zł),
b) w drugim roku nauki: 160,01 zł (6% z 2666,77 zł),
c) w trzecim roku nauki: 186,67 zł (7% z 2666,77 zł).
Wysokość odpisu podstawowego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Wysokość funduszu można też zwiększyć o 6,25% na każdego emeryta i rencistę, jeśli pracodawca sprawuje opiekę socjalną nad emerytami i rencistami (art. 5 ust. 4-5 ustawy o zfśs).
Pracodawcy nienależący do sfery budżetowej powyższe kwoty mogą ustalić na innym poziomie, wprowadzając odpowiednie postanowienia odnoszące się do tej kwestii w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania.
Przypomnijmy, że wpłat na fundusz pracodawca jest zobowiązany dokonać w następujących terminach:
- do 31 maja danego roku co najmniej 75% kwoty odpisu podstawowego,
- do 30 września danego roku pozostałą część środków (art. 6 ustawy o zfśs).
Ustalanie przeciętnego zatrudnienia
Jeżeli chcemy skalkulować, ile pieniędzy powinno znaleźć się na rachunku zfśs, najpierw musimy wyznaczyć średnie planowane zatrudnienie na dany rok, a następnie na koniec roku stan rzeczywistego zatrudnienia. Aby ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w firmie w danym roku kalendarzowym, należy zsumować przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a następnie otrzymaną sumę podzielić przez 12. W tym celu należy:
- ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach,
- dodać stany zatrudnienia ze wszystkich 12 miesięcy,
- podzielić otrzymaną sumę przez 12 (wynik przyjmujemy z 2 miejscami po przecinku).
Opisany wyżej sposób obliczania liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż pełny rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zfśs za niepełny rok kalendarzowy (§ 3 rozporządzenia z 9 marca 2009 r.).
Więcej na ten temat przeczytasz w artykule "W jaki sposób należy dokonać korekty odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych za 2009 r." w dwutygodniku MONITOR prawa pracy i ubezpieczeń nr 23/09