W ustawach podatkowych w dalszym ciągu nie ma definicji pojęcia „reprezentacja”. Urzędy skarbowe odwołują się do definicji zapisanych w słownikach języka polskiego. Na przykład według Uniwersalnego Słownika Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007) „reprezentacja” to: okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Na tej podstawie reprezentacja przez organy podatkowe rozumiana jest jako działania, które polegają na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi i które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie korzystnego, pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz w relacji z kontrahentami, gośćmi i potencjalnymi klientami.
Sprawdź definicję reprezentacji w internetowej Encyklopedii księgowego
W praktyce wydatki reprezentacyjne są trudne do odróżnienia od wydatków na reklamę i promocję. Wykładnia językowa prowadzi do zaskakujących efektów. Z jednej strony za wydatek reprezentacyjny może zostać uznane przez urząd skarbowy zaproszenie kontrahenta na herbatę do restauracji. Zwłaszcza że art. 16 ust. 1 pkt 28 updop stanowi, iż nie są kosztem uzyskania przychodów koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Z drugiej strony kosztem podatkowym akceptowanym przez organy podatkowe może być wydanie np. 500 000 zł na zagospodarowanie terenów wokół siedziby firmy.
Akceptacja fiskusa dla wydatków na tereny zielone
Podatnicy, zagospodarowując tereny wokół firm, przyznają, że takie działania wpływają na wizerunek przedsiębiorcy, ale ich głównym celem nie jest stworzenie efektu ekskluzywności i wytworności. Jest to efekt uboczny. Przedsiębiorcy przedstawiają się przed organami podatkowymi jako dobrzy gospodarze dbający o teren, którego są właścicielami lub posiadaczami. Od kilku lat organy podatkowe akceptują ten sposób argumentacji i zazwyczaj wydatki na zagospodarowanie terenów wokół siedziby firmy uznają za koszt uzyskania przychodu. Co prawda, organy podatkowe zaznaczają, że przedsiębiorca musi wykazać celowość wydatków i ich związek z przychodem.
Potwierdzenie tego korzystnego stanowiska można znaleźć np. w interpretacji Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego Łódź-Górna z 8 maja 2007 r. (nr I-415/34/07). Pismo to dotyczyło wydatków poniesionych na zagospodarowanie, odtwarzanie i pielęgnację terenów zielonych wokół firmy (posadzenie kwiatów, krzewów, drzew, założenie trawnika oraz nawożenie, przycinanie i wykonywanie innych prac pielęgnacyjnych). Wydatki te zostały uznane za pośredni koszt podatkowy. W interpretacji z 14 czerwca 2007 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Opolu (nr PDI/42181-0001/07/KMA) wskazał wręcz, że spółka, będąc właścicielem posesji, zobowiązana jest do dbania o swój teren:
Spółka jako właściciel posesji zobowiązana jest do dbania o teren, który jest w jej posiadaniu (w tym wypadku jest to teren wokół jej zakładów). Nasadzanie kwiatów, ich pielęgnacja, koszenie trawników, grabienie, sprzątanie, nawadnianie, nawożenie, wymiana nasadzeń i inne tego typu czynności nie są działaniami skierowanymi na kreowanie wizerunku firmy poprzez okazałość i wystawność, mimo że bez wątpienia na wizerunek ten wpływają - lecz przede wszystkim mają na celu utrzymanie posesji w należytym porządku. Wydatków związanych z wynajęciem firmy wykonującej powyższe czynności nie można zatem zakwalifikować jako kosztów reprezentacji, nawet jeśli efektem ww. działań będzie upiększenie firmy. A zatem wydatki poniesione na urządzenie i utrzymanie terenów zielonych należących do Jednostki stanowią koszty uzyskania przychodów bieżącej działalności Spółki, a ponieważ ich związek z uzyskanym przychodem ma charakter pośredni - stanowią koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia (zaksięgowania).
Więcej na ten temat przeczytasz w Internetowym Serwisie Księgowego w artykule Czy 1 mln zł wydany na tereny zielone to koszt podatkowy
• art. 15, art. 16 ust. 1 pkt 1 lit. b), art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 57, poz. 352
Tomasz Król
konsultant podatkowy