Obowiązek umieszczania numeru rejestracyjnego na fakturach dokumentujących zakupy paliwa wynika z § 5 ust. 5 rozporządzenia o fakturach. Przepis ten stanowi, że faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu. Z treści tego przepisu wynika, że nie wszystkie faktury dokumentujące zakupy paliwa muszą zawierać numer rejestracyjny.
Kiedy nie trzeba umieszczać numeru rejestracyjnego na fakturze
Numer rejestracyjny nie musi znajdować się na fakturach dokumentujących sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu:
1) wlewanych do baku pojazdów innych niż samochody i inne pojazdy samochodowe, oraz
2) niewlewanych do baku pojazdów (np. wlewanych do pojemników na paliwo czy cystern).
Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 15 lipca 2009 r. (nr IBPP1/443-708/09/BM). Czytamy w niej, że: „numer rejestracyjny nie jest niezbędnym elementem faktury, szczególnie zaś w sytuacji, gdy nabywane paliwo nie może być wlewane do baku pojazdu samochodowego i jest przeznaczone do napędu narzędzi, maszyn i urządzeń rolniczych”.
Z kolei w interpretacji z 31 lipca 2009 r. (nr IBPP3/443-414/09/KO) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach stwierdził: „zasadą jest, że faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu, o czym stanowi § 5 ust. 5 ww. rozporządzenia. Jednak w omawianej sprawie powyższy przepis nie będzie miał zastosowania, ponieważ nabywane paliwo nie będzie tankowane bezpośrednio do baku samochodu, ale dostarczane do własnego dystrybutora, skąd będzie rozlewane do użytkowanych przez podatnika pojazdów osobowych, jak też ciężarowych”.
A zatem nie zawsze faktury dokumentujące zakupy paliwa do pojazdów muszą zawierać numer rejestracyjny. Nie jest konieczne, między innymi, umieszczenie numeru rejestracyjnego na fakturach dokumentujących zakupy paliwa wlewanego do baków pojazdów wolnobieżnych oraz ciągników rolniczych, gdyż pojazdy takie nie są samochodami ani pojazdami samochodowymi. Zgodnie z art. 2 pkt 34 prawa o ruchu drogowym pojazd wolnobieżny to pojazd silnikowy, którego konstrukcja ogranicza prędkość jazdy do 25 km/h, z wyłączeniem ciągnika rolniczego. Z kolei art. 2 pkt 33 prawa o ruchu drogowym stanowi, że pojazd samochodowy to pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h; określenie to nie obejmuje ciągnika rolniczego.
Kto wpisuje numer rejestracyjny na fakturze
Należy wyjaśnić, że obowiązek wpisania na fakturze dokumentującej zakup paliwa numeru rejestracyjnego samochodu osobowego lub innego pojazdu samochodowego (jeżeli na podstawie § 5 ust. 5 rozporządzenia o fakturach obowiązek taki istnieje) obciąża bezwzględnie sprzedawcę. W żadnych okolicznościach do wpisania numeru rejestracyjnego nie jest uprawniony nabywca paliwa. Nawet jeżeli sprzedawca bezpodstawnie odmawia wpisania numeru rejestracyjnego, jedyne, co może zrobić nabywca, to zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o popełnieniu wykroczenia skarbowego polegającego na nierzetelnym wystawieniu faktury (art. 62 § 5 w zw. z art. 62 § 2 kodeksu karnego skarbowego).
Więcej na ten temat znajdziesz w Internetowym Serwisie Księgowego w artykule Numer rejestracyjny pojazdu na fakturze dokumentującej zakup paliwa
Tomasz Krywan
doradca podatkowy
Podstawa prawna:
• § 5, 14 i 15 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 68, poz. 360),
• art. 2 pkt 33 i 34 ustawy z 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym (j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 108, poz. 908 z późn.zm.),
• art. 3 i 4 ustawy z 16 grudnia 2010 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o transporcie drogowym (Dz.U. Nr 247, poz. 1652 z późn.zm.),
• art. 62 § 2 i 5 ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765 z późn.zm.).