Jak działa Internetowe Biuro Rachunkowe
IBR to biura rachunkowe lub doradcy podatkowi wykorzystujący do obsługi klientów i do kontaktu z nimi internetowy system do prowadzenia rachunkowości w modelu usług ASP (Application Service Provision).
IBR mogą obsługiwać każdy rodzaj firmy, niezależnie od sposobu opodatkowania i formy własności. Zakres usług obejmuje prowadzenie m.in.:
• książki przychodów i rozchodów,
• ewidencji przychodów na potrzeby podatku dochodowego zryczałtowanego,
• ewidencji VAT,
• pełnej księgowości,
• dokumentacji kadrowo-płacowej, a także
• sporządzanie deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS oraz urzędów skarbowych,
• przygotowywanie analiz i prognoz.
Z serwisu internetowego mogą korzystać równocześnie klient i jego biuro rachunkowe. Ewidencja dokumentów oraz ich księgowanie w internetowym systemie rachunkowości mogą odbywać się zarówno w siedzibie IBR, jak i bezpośrednio u klienta.
Firmy korzystające z usług IBR mają możliwość przeglądania dokumentów zaksięgowanych przez biuro rachunkowe, sprawdzania osiągniętego wyniku finansowego i wysokości podatków do zapłacenia. Mają dostęp do swoich danych przez 24 godziny na dobę, bez konieczności kontaktowania się bezpośrednio z biurem.
Klient IBR może także (za pośrednictwem przeglądarki internetowej) sam prowadzić np. książkę przychodów i rozchodów, rejestry VAT, księgi handlowe oraz korzystać z innych systemów. Raz wprowadzony przez pracownika firmy dokument księgowy (np. faktura) powoduje automatyczną aktualizację księgi rachunkowej w biurze rachunkowym.
Modele funkcjonowania IBR
Firmy mogą korzystać z różnych form obsługi księgowej IBR. W zakresie prowadzenia ksiąg możemy wyróżnić co najmniej pięć modeli:
Model 1 - IBR wykorzystuje specjalny pakiet programów (np. program obsługujący książkę przychodów i rozchodów, księgi handlowe, np. system Finanse-Księgowość, Kadry-Płace itp.), który jest przystosowany do prowadzenia ewidencji księgowej przez Internet. Dokumenty księgowe będące podstawą ewidencji zleceniodawca przesyła w formie elektronicznej przez Internet lub w formie papierowej za pośrednictwem firmy kurierskiej albo dostarcza w inny sposób. Pracownik IBR prowadzi ewidencję księgową i ewidencję kadrowo-płacową w siedzibie IBR lub w siedzibie zleceniodawcy albo w dowolnym innym miejscu, w którym istnieje dostęp do Internetu.
Model 2 - zleceniodawca na bieżąco przesyła dokumenty księgowe firmą kurierską lub w inny sposób przekazuje je do siedziby biura (jak w modelu 1). IBR prowadzi rachunkowość w swojej siedzibie. Równocześnie zleceniodawca uzyskuje dostęp do informacji finansowo-księgowych w trybie „tylko do odczytu” poprzez Internet.
Model 3 - zleceniodawca, korzystając przez Internet z oprogramowania, sam ewidencjonuje dokumenty w tzw. buforze. Dokumenty księgowe przechowuje natomiast w swojej siedzibie. Przez Internet dostęp do operacji wprowadzonych do bufora ma IBR. Biuro sprawdza wszystkie zapisy i dokonuje ich księgowania. Następnie wylicza deklaracje podatkowe i składa je w odpowiednich terminach.
Model 4 - IBR prowadzi ewidencję finansowo-księgową oraz płacową, natomiast zleceniodawca uzyskuje dostęp do pełnej informacji w trybie „tylko do odczytu”. Równocześnie zleceniodawca wykorzystuje pozostałe moduły systemu rachunkowości (np. Faktury, Magazyn oraz Kasa/Bank). Moduły te dzięki Internetowi połączone są z modułami do prowadzenia księgowości obsługiwanymi przez IBR. Raz wprowadzone przez klienta dane (np. faktury) są automatycznie widoczne dla IBR. Pozwala to na znaczne zautomatyzowanie przepływu pracy i zminimalizowanie ryzyka pomyłki związanej z wprowadzaniem danych do systemu.
W tym modelu przedsiębiorstwo samodzielnie prowadzi np.:
• ewidencję faktur zakupów i sprzedaży, a także wystawia faktury sprzedaży,
• ewidencję dokumentów w module Kasa, przyjmuje wpłaty do kasy, dokonuje wypłat z kasy,
• ewidencję dokumentów w module Bank, wystawia przelewy.
Jednocześnie na bieżąco przesyła do biura przez Internet informacje o dokonanych operacjach gospodarczych oraz wysyła dokumenty firmą kurierską. IBR weryfikuje poprawność danych o dokonanych operacjach na podstawie dokumentów źródłowych i dokonuje księgowania do modułu finansowo-księgowego.
Zleceniodawca równocześnie może pracować w module kadrowym, w którym prowadzi ewidencję obecności pracowników, urlopów, nieobecności z powodu choroby itp. Następnie przesyła te dane do biura przez Internet, natomiast dokumenty papierowe - firmą kurierską. Biuro po ich sprawdzeniu dokonuje naliczenia listy płac i składek ZUS, które są następnie księgowane w modułach: kadrowo-płacowym, finanse-księgowość i Kasa/Bank. Zleceniodawca z modułu Kasa/Bank, do którego ma dostęp, drukuje paski z informacją o wynagrodzeniach dla swoich pracowników i dokonuje przelewów wypłat, podatków oraz składek ubezpieczeniowych do ZUS.
Zleceniodawca może także wykorzystywać inne moduły, w których prowadzi ewidencję i wysyła dane na bieżąco przez Internet do biura. IBR po weryfikacji danych i sprawdzeniu dokumentów źródłowych księguje dane do modułu finansowo-księgowego.
Model 5 - zleceniodawca sam prowadzi swoją ewidencję księgową oraz kadrowo-płacową, a biuro czuwa nad merytoryczną poprawnością prowadzonej ewidencji księgowej. IBR przejmuje prowadzenie ksiąg w przypadku choroby lub urlopu pracowników księgowości zleceniodawcy. Zleceniodawca i IBR wykorzystują do tego Internet i systemy, do których równocześnie mają dostęp obie strony. Usługa ta wykorzystywana jest w przypadku firm, które, ze względu na niewielką ilość zapisów księgowych, nie chcą powierzać prowadzenia księgowości osobie trzeciej. Taki model wybiorą także zleceniodawcy, którzy nie chcą się narażać na koszty zakupu oprogramowania i jego ciągłej aktualizacji (zmiany przepisów, wzorów deklaracji itp.). Model ten daje pewność, że prowadzona przez nich księgowość jest zgodna z aktualnymi przepisami.
Usługi IBR w ustawie o rachunkowości
W art. 11 ust. 3 ustawodawca zastrzegł, że księgi rachunkowe mogą być prowadzone na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej poza siedzibą jednostki (oddziału, zakładu) lub powierzone do prowadzenia osobie fizycznej, osobie prawnej albo jednostce nieposiadającej osobowości prawnej, uprawnionej do świadczenia takich usług.
Bez względu na miejsce powstania i przechowywania ksiąg rachunkowych, w przypadku prowadzenia ich przy użyciu komputera, za równoważne z nimi uważa się zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części. Ale warunkiem utrzymywania komputerowych zasobów informacyjnych rachunkowości jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania, które umożliwia uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych.
Gdy jednostka zadecyduje o powierzeniu prowadzenia ksiąg podmiotowi uprawnionemu do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (biuro rachunkowe), księgi mogą być prowadzone i przechowywane poza siedzibą firmy. Jeśli biuro rachunkowe wykorzystuje komputerową technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych, wówczas obowiązek zapewnienia zgodności stosowanego oprogramowania finansowo-księgowego z wymogami ustawy spoczywa na tym biurze rachunkowym.
W każdym przypadku, gdy księgi rachunkowe prowadzone są poza siedzibą jednostki (oddziału, zakładu), jej kierownik, w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg, powiadamia właściwy urząd skarbowy o miejscu ich prowadzenia oraz zapewnia dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki (oddziału, zakładu).
Ponadto należy pamiętać, że przekazanie ksiąg rachunkowych do prowadzenia przez wyspecjalizowaną jednostkę nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości - zwłaszcza z tytułu nadzoru (art. 4 ust. 5). W praktyce często się zdarza, że firmy, powierzając prowadzenie ksiąg biurom rachunkowym na kolejny rok, pozostawiają u nich zbiory dokumentacji rachunkowości za poprzedni rok obrotowy, nie przenosząc ich do własnych siedzib. Tymczasem po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy (jak wynika z art. 73 ust. 1 i 3) dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, sprawozdanie z działalności, dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne powinny być przechowywane w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci.
Ochrona danych
Usługi IBR muszą oczywiście spełniać wszystkie te warunki, o których ustawa o rachunkowości mówi w ósmym rozdziale (o ochronie danych). Zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony danych powierzonych IBR z jednej strony polega na tym, że wprowadzone dane przechowywane są w dwóch postaciach: w formie drukowanej (posiadają je użytkownicy) oraz w formie elektronicznej - przechowywane są one w profesjonalnym centrum obliczeniowym. Natomiast dane ksiąg rachunkowych za rok obrotowy należy przechowywać na tzw. trwałych nośnikach danych.
Z drugiej strony Internetowe Biura Rachunkowe, zapewniają pełne bezpieczeństwo zgromadzonych danych poprzez umieszczenie ich w profesjonalnym Centrum Danych. Centra Danych posiadają najwyższej klasy urządzenia do składowania i przesyłania danych informatycznych. Zabezpieczenia polegają np. na stosowaniu systemów uwierzytelniania użytkownika, wykorzystywaniu nowoczesnej technologii kryptografii, stosowaniu zabezpieczeń przed ewentualną ingerencją z zewnątrz oraz nieautoryzowanym dostępem wewnątrz sieci przez zastosowanie firewalli, na przechowywaniu danych jednocześnie na kilku niezależnych, nowoczesnych i bezpiecznych serwerach, kopiowaniu danych wszystkich firm w cyklu 24-godzinnym na niezależny nośnik itp.
W wielu przedsiębiorstwach nie mamy nawet połowy takich zabezpieczeń, w jakie wyposażone są firmy oferujące dzierżawę aplikacji. Dla tych firm jest to podstawowy wymóg działalności.
Korzyści z powierzenia rachunkowości IBR
Internetowe Biuro Rachunkowe nie wymaga już bliskiej lokalizacji biura rachunkowego i jego klientów. Dzięki możliwości drukowania dokumentów bezpośrednio w przedsiębiorstwie wzajemne kontakty obu stron mogą ograniczyć się do przesyłania w ustalonym okresie dokumentów drogą elektroniczną lub poprzez firmę kurierską.
Obie strony uzyskują dostęp do najnowszej wersji oprogramowania, ponieważ systemy są stale aktualizowane i rozwijane zgodnie z obowiązującymi przepisami przez dostawcę dzierżawionego oprogramowania. Do pracy w oprogramowaniu wynajętym przez Internet wystarcza najprostszy sprzęt działający w środowisku Windows, posiadający przeglądarkę internetową. Zatem zarówno IBR, jak i jego klient oszczędzają na wydatkach, które byłyby związane z zakupem nowoczesnego sprzętu komputerowego. Ponadto IBR nie ponosi kosztów przechowywania i archiwizacji danych swoich klientów, ponieważ wszystkie dane są przechowywane i stale archiwizowane na serwerze w Centrum Danych. Obie strony pozbywają się kosztów związanych z utrzymaniem specjalistów obsługi informatycznej w swoich firmach.
Oszczędności wynikające z używania wynajętego przez Internet oprogramowania w porównaniu z tradycyjnym programem komputerowym sięgają przeciętnie 30% rocznie. Dzięki usłudze wynajmu aplikacji IBR zmniejsza koszty swojej działalności, które związane są z zakupem aktualizacji aplikacji wykorzystywanych do obsługi księgowej swoich klientów. Klienci IBR sami sprawdzają informacje dotyczące ich firmy, dzięki temu pracownicy IBR czas zaoszczędzony na rozmowach z klientami mogą poświęcić na pracę i obsługę większej liczby firm.
Pracownicy biur rachunkowych nie będą musieli przyjeżdżać każdego dnia do siedziby firmy, gdyż w modelu ASP dostęp do aplikacji jest możliwy także z domu. Dostęp do oprogramowania i danych z dowolnego miejsca wyposażonego w komputer dołączony do Internetu może pozwolić wielu firmom na rozszerzenie swojej działalności o nowe modele pracy.
Z powierzenia rachunkowości profesjonalnemu IBR firma może osiągnąć wiele korzyści:
• zdalny dostęp uprawnionego użytkownika do danych i systemu z dowolnego miejsca o dowolnej porze,
• efektywność pracy poprzez jednokrotne wprowadzanie danych - raz wprowadzone przez firmę dane są automatycznie widoczne w module finansowo-księgowym w IBR,
• pewność, że prowadzona księgowość jest zgodna z aktualnymi przepisami - nadzór merytoryczny nad księgowością firmy sprawuje IBR,
• brak potrzeby inwestycji w oprogramowanie, jego aktualizację oraz w zakupy wydajniejszego sprzętu komputerowego,
• możliwość planowania wydatków ze względu na stałe opłaty abonamentowe,
• obniżenie wydatków związanych z obsługą informatyczną wewnątrz przedsiębiorstwa,
• najwyższy poziom bezpieczeństwa danych przechowywanych w Centrach Danych,
• archiwizacja danych w cyklu 24-godzinnym,
• stała ochrona danych przed wirusami.
Gdzie szukać IBR
Na rynku usług ASP w zakresie księgowości internetowej działa już kilka firm. Jedne z nich adresują swe usługi tylko do małych podmiotów gospodarczych, inne poszerzają swą ofertę, obejmując nią także średnie i duże przedsiębiorstwa. Obecnie prowadzenie rachunkowości poprzez Internet jest dostępne w biurach rachunkowych, które są zlokalizowane w następujących miastach: Kraków, Warszawa, Poznań, Szczecin, Opole, Zgorzelec, Gdynia, Nowy Sącz i Wrocław. Przedsiębiorstwo może skorzystać z dowolnego, zaprezentowanego w treści artykułu, modelu usług IBR. Jednym z bardziej znanych jest serwis www.ifirma.pl lub www.faktura.pl, a oprogramowanie to ComArch Internet Yentures S.A., CDN eOPTIMA czy CASPER.
Co to jest ASP
Idea usług ASP polega na udostępnianiu przez Internet aplikacji biznesowych i biurowych różnym firmom na zasadzie stałej opłaty abonamentowej. Według koncepcji ASP biuro rachunkowe i jego klienci mogą korzystać z wydzierżawionych aplikacji do prowadzenia rachunkowości. Obecnie podmioty te mogą korzystać z oprogramowania księgowego, wykorzystując własny komputer z dostępem do Internetu, a potrzebne do tego oprogramowanie to jedynie system operacyjny i przeglądarka internetowa. Cały system jest tak skonstruowany, że użytkownicy nie czują żadnej różnicy w szybkości pracy - funkcjonuje on tak samo szybko jak np. internetowa sieć lokalna firmy.
Za wynajem oprogramowania uiszcza się stałą, miesięczną opłatę abonamentową. W cenie najmu jest zawarta kompleksowa administracja oprogramowaniem i danymi klienta, zapewnienie ciągłości dostępu do aplikacji z dowolnego komputera podłączonego do Internetu, archiwizacja danych, zdalny nadzór nad komputerami klienta oraz możliwość pracy w aktualnej wersji oprogramowania. Odpowiedzialność za działanie udostępnianego oprogramowania ponosi firma oferującą usługi ASP.
dr Elżbieta Izabela Szczepankiewicz
audytor wewnętrzny, wykładowca WSHiR w Poznaniu