Inwentaryzacja drogą weryfikacji polega na porównaniu figurujących w księgach danych dotyczących poszczególnych składników aktywów lub pasywów z odpowiednimi dokumentami stanowiącymi podstawę ich zapisu w księgach rachunkowych.
Weryfikacji przez właściwych – zwykle wyznaczonych – pracowników księgowości podlega poprawność i realność każdego salda składników aktywów i pasywów, które z różnych przyczyn nie mogły być zinwentaryzowane pozostałymi metodami (tj. spisem z natury lub potwierdzeniem salda).
W praktyce inwentaryzację drogą weryfikacji przeprowadza się w ostatnich dniach roku obrotowego i, jak wskazaliśmy, leży ona głównie w gestii służb finansowo-księgowych. W zależności od rodzaju inwentaryzowanego składnika weryfikacja taka przebiega w różny sposób. Przykładowo – rozrachunki publicznoprawne inwentaryzuje się przez opracowanie zestawienia wpłat i wypłat dokonywanych do instytucji publicznoprawnych (urzędów skarbowych, urzędów celnych, ZUS itp.). Następnie sprawdza się poprawność złożonych zeznań i deklaracji o charakterze publicznoprawnym i kontroluje potwierdzenia wpłat. Dopiero na podstawie tak zweryfikowanych danych i po skonfrontowaniu ich z zapisami księgowymi można mówić o dokonaniu inwentaryzacji. Ujawnione nieprawidłowości i różnice wymagają, podobnie jak przy innych metodach, wyjaśnienia i odpowiedniego zaewidencjonowania w księgach rachunkowych.
Drogą porównania ewidencji z dokumentami (weryfikacja danych) inwentaryzuje się:
• środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony (weryfikacja środków trwałych, które ze względu na swoją specyfikę są trudno dostępne do oglądu przez spisujących, takich jak podziemne zbiorniki, linie przesyłowe, jest przeprowadzana przez stwierdzenie, że nadal istnieją i są przydatne dla jednostki; informacje takie można uzyskać od odpowiednich służb technicznych jednostki),
• środki trwałe i zapasy znajdujące się poza jednostką (weryfikację środków trwałych oddanych w najem i leasing lub zapasów własnych znajdujących się na obcych składowiskach przeprowadza się, gdy nie można otrzymać potwierdzenia od jednostki, w której znajdują się te aktywa),
• grunty, prawa wieczystego użytkowania gruntów, spółdzielcze prawa do lokali mieszkaniowych (weryfikację przeprowadza się przez sprawdzenie, czy jednostka posiada odpowiednie dokumenty potwierdzające jej tytuł prawny),
• środki trwałe w budowie (weryfikację przeprowadza się przez stwierdzenie, że nie zostały one przekazane do użytkowania i nie zaniechano ich budowy, a ponoszone koszty na ich budowę są uzasadnione i kompletne),
• rozrachunki z tytułów publicznoprawnych (dotyczy sald rozrachunków z urzędem skarbowym, urzędem celnym, ZUS, PFRON itp. Weryfikację przeprowadza się przez porównanie wpłat dokonywanych na rzecz poszczególnych instytucji publicznoprawnych i środków otrzymanych od tych instytucji z dokonanymi zapisami księgowymi. W przypadku rozrachunków publicznoprawnych należałoby również sprawdzić poprawność zeznań i deklaracji składanych do tych instytucji),
• rozrachunki stanowiące należności sporne i wątpliwe (weryfikacja polega na porównaniu sald tych kont z takimi dokumentami, jak pozwy sądowe, wyroki sądowe, dokumentacja komornicza),
• wartości niematerialne i prawne (weryfikacja polega na sprawdzeniu udokumentowania poszczególnych tytułów praw majątkowych, wartości firmy, realności i kompletności kosztów prac rozwojowych itd.),
• inne składniki aktywów i pasywów nieobjęte inwentaryzacją w drodze spisu z natury lub drogą uzgodnienia sald (np. drobne niepotwierdzone salda należności i zobowiązań, rozrachunki z pracownikami, materiały i towary w drodze oraz dostawy niefakturowane, środki pieniężne w drodze, udziały i akcje w innych jednostkach, rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne, stan rezerw, odpisy aktualizujące, kapitały własne, rozliczenia międzyokresowe przychodów, kapitały specjalne, zobowiązania warunkowe, salda kont pozabilansowych itp.).
Dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie takiej inwentaryzacji jest protokół weryfikacji. Powinien być on podpisany przez zespół weryfikujący, osobę odpowiedzialną za stan danego konta (kont), głównego księgowego oraz zatwierdzony przez kierownika jednostki.
Przedstawiamy propozycję takiego dokumentu oraz zbiorczego protokołu weryfikacji aktywów i pasywów.
Paweł Muż
ekonomista, księgowy