Jak rozliczać i ewidencjonować transakcje z użyciem kart płatniczych

Rozliczenia pieniężne gotówkowe dokonywane są za pośrednictwem konta „Kasa”. Rozliczenia pieniężne mogą być przeprowadzane za pośrednictwem banków, jeśli przynajmniej jedna ze stron transakcji (dłużnik lub wierzyciel) posiada rachunek bankowy.

Tabela 1. Formy rozliczeń pieniężnych dokonywanych za pośrednictwem banku

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Karty płatnicze są jedną z form rozliczeń bezgotówkowych z bankiem.

W świetle ustawy - Prawo bankowe karta płatnicza zdefiniowana jest jako karta identyfikująca wydawcę i upoważnionego posiadacza. Uprawnia do wypłaty gotówki lub dokonywania zapłaty, a w przypadku karty wydanej przez bank lub instytucję ustawowo upoważnioną do udzielania kredytu - także do dokonywania wypłaty gotówki lub zapłaty z wykorzystaniem kredytu.

Tabela 2. Rodzaje kart płatniczych

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Karta płatnicza jest także elektronicznym instrumentem płatniczym, dzięki któremu możliwe są:

- dostęp do środków pieniężnych na odległość,

- dokonywanie operacji przy użyciu elektronicznych nośników informacji,

- elektroniczna identyfikacja posiadacza karty, niezbędna do dokonania operacji.

Zgodnie z ustawą o elektronicznych instrumentach płatniczych przez zawarcie umowy o kartę płatniczą:

- wydawca karty płatniczej zobowiązuje się wobec posiadacza karty płatniczej do rozliczania operacji dokonanych przy użyciu karty,

- posiadacz karty zobowiązuje się do zapłaty kwot operacji wraz z należnymi wydawcy kwotami opłat i prowizji lub do spłaty swoich zobowiązań na rachunek wskazany przez wydawcę karty.

Ewidencja księgowa transakcji z użyciem kart płatniczych

Ewidencja w księgach rachunkowych transakcji przy użyciu karty płatniczej przebiega tak jak dla innych rozliczeń bezgotówkowych.

W zależności od specyfiki i wielkości jednostki z kart płatniczych może korzystać więcej niż jedna osoba.

Ewidencję płatności kartami kredytowymi można prowadzić na koncie „Pozostałe rozrachunki”.

Dla lepszej kontroli dokonywanych transakcji można uszczegółowić konto, wprowadzając analitykę osób użytkujących karty wraz z numerami kart płatniczych.

Zapłata przy użyciu karty płatniczej debetowej za towary kupione w kraju

Przykład 1

Pracownik spółki kupił na potrzeby jednostki materiały biurowe. Zobowiązanie zostało uregulowane kartą płatniczą.

Ewidencja księgowa

1. Faktura VAT za kupione materiały biurowe:

Wn „Koszty według rodzajów” 2 000

- w analityce „Materiały”

Wn „VAT naliczony” 440

Ma „Rozrachunki z dostawcami” 2 440

2. Wyciąg bankowy - obciążenie rachunku bieżącego firmy z tytułu zapłaty kartą płatniczą:

Wn „Rozrachunki z dostawcami” 2 440

Ma „Rachunek bieżący” 2 440

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Zapłata kredytową kartą płatniczą za materiały i usługi zakupione za granicą

Przy realizacji transakcji w walutach obcych mogą powstać różnice kursowe wynikające z zastosowania różnych kursów walut z daty zarachowania przychodu lub kosztu i daty wpływu lub wypływu waluty obcej lub - w przypadku braku rachunku walutowego - jej równowartości w PLN.

W myśl zapisów ustawy o rachunkowości wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia odpowiednio po kursie:

- średnim NBP - dla celów podatkowych kurs ten przyjmowany jest z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu lub poniesienia kosztu,

- kupna walut stosowanym przez bank na dzień rozliczenia operacji - dzień uznania rachunku bankowego podmiotu przyjmującego płatność kartą płatniczą,

-sprzedaży walut stosowanym przez bank na dzień rozliczenia operacji - dzień obciążenia rachunku bankowego posiadacza karty płatniczej.

Przykład 2

Założenia:

1. Pracownik, będący w delegacji w Niemczech, dokonał płatności kredytową kartą płatniczą.

2. Spółka nie posiada rachunku walutowego.

3. Bank obciąża bieżący rachunek spółki płatnościami dokonanymi za pomocą kredytowej karty płatniczej w ostatnim dniu cyklu rozliczeniowego według kursu sprzedaży waluty stosowanego przez bank w tym dniu. Cykl rozliczeniowy rozpoczyna się 21 danego miesiąca i trwa do 20 następnego miesiąca.

4. 20 maja kurs sprzedaży stosowany przez bank prowadzący rachunek bieżący wynosi 3,96 PLN/EUR.

5. Zgodnie z przyjętymi w spółce zasadami rachunkowości zapłaty kartą kredytową przez pracowników ewidencjonowane są na imiennych kontach.

6. Średnie kursy NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktur były następujące:

- faktura za nocleg wystawiona 18 maja - 3,95 PLN/EUR,

- faktura za paliwo wystawiona 19 maja - 3,99 PLN/EUR.

Ewidencja księgowa

1. Faktura z 18 maja, wystawiona przez podmiot niemiecki, za nocleg - 1000 euro:

1000 euro × 3,95 PLN/EUR = 3950 zł

Wn „Koszty według rodzajów” 3 950

- w analityce „Delegacje zagraniczne”

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 3 950

- w analityce konto imienne pracownika

2. Faktura z 19 maja, wystawiona przez podmiot niemiecki, za paliwo - 500 euro:

500 euro × 3,99 PLN/EUR = 1995 zł

Wn „Koszty według rodzajów 1 995

- w analityce „Delegacje zagraniczne”

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 1 995

- w analityce konto imienne pracownika

3. Wyciąg bankowy z 20 maja:

a) obciążenie rachunku bieżącego płatnościami dokonanymi za pomocą karty kredytowej

1500 euro × 3,96 PLN/EUR = 5940 zł

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 5 940

- w analityce konto imienne pracownika

Ma „Rachunek bieżący” 5 940

b) prowizja w wysokości 2% wartości rozliczeń dokonanych za pomocą karty

30 euro × 3,96 PLN/EUR = 118,80 zł

Wn „Koszty według rodzajów” 118,80

- w analityce „Usługi obce”

Ma „Rachunek bieżący” 118,80

4. Rozliczenie różnic kursowych powstałych z rozliczenia transakcji (pkt 1):

1000 euro × (3,96 - 3,95) = 10 zł

Wn „Koszty finansowe” 10

- w analityce „Ujemne różnice kursowe”

Ma „Rozrachunki z pracownikami” 10

- w analityce konto imienne pracownika

5. Rozliczenie różnic kursowych powstałych z rozliczenia transakcji (pkt 2):

500 euro × (3,96 - 3,99) = 15 zł

Wn „Rozrachunki z pracownikami” 15

- w analityce konto imienne pracownika

Ma „Przychody finansowe” 15

- w analityce „Dodatnie różnice kursowe”

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Sprzedaż z zastosowaniem kasy rejestrującej oraz zainstalowanym terminalem POS

Podatnicy są zobowiązani do sprzedaży z zastosowaniem kasy rejestrującej, jeśli jest to sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Dokumentacja obrotu detalicznego za pomocą kas rejestrujących obejmuje m.in. raporty fiskalne dobowe, miesięczne, okresowe. Raport fiskalny, drukowany z kasy fiskalnej, jest dokumentem księgowym stanowiącym podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W raportach zarejestrowana jest sprzedaż opłacona zarówno gotówką, jak i kartami płatniczymi.

W celu ułatwienia klientom możliwości regulowania zapłaty za kupione towary i usługi kartami płatniczymi sprzedawca może zainstalować urządzenie do akceptowania kart płatniczych, zwane terminalem POS (ang. point of sale).

W związku z zainstalowaniem terminala elektronicznego sprzedawca musi jednak ponosić comiesięczne stałe opłaty za jego wypożyczenie, a także opłaty z tytułu połączeń telefonicznych.

Nie bez znaczenia jest także fakt, że środki pieniężne za sprzedany towar lub usługę nie wpływają na konto sprzedawcy w chwili transakcji. W zależności od umowy podpisanej z agentem rozliczeniowym może to trwać kilka dni.

Jednak najbardziej odczuwalnym kosztem jest dla sprzedawcy pobierana prowizja, tj. ustalony procent, potrącany od każdej transakcji. Wysokość prowizji jest indywidualnie ustalana z agentem rozliczeniowym i uzależniona od rodzaju prowadzonej działalności, lokalizacji punktu, wysokości obrotów. Zatem sprzedawca za sprzedaż opłaconą kartami płatniczymi debetowymi bądź kredytowymi otrzymuje kwotę z tytułu zrealizowanych płatności pomniejszoną o pobrane prowizje.

Na przykład wartość transakcji brutto wynosi 600 zł, pobrana prowizja to 3% wartości transakcji, tj. 18 zł. Na konto sprzedawcy wpłynie więc kwota 582 zł.

Pobrane przez bank opłaty jednostka powinna ewidencjonować jak każdą inna usługę obcą, tj. jeśli spółka prowadzi ewidencję na kontach zespołu 4 - jako „Usługi obce”, lub na koncie zespołu 5.

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Unii Europejskiej prowizja z tytułu płatności dokonanych za pomocą kart płatniczych nie powinna zmniejszać podstawy opodatkowania VAT z tytułu danej transakcji. W konsekwencji podstawą opodatkowania dokonanej sprzedaży jest wszystko, co stanowi wynagrodzenie, które dostawca otrzymał lub ma otrzymać od nabywcy, niezależnie od sposobu płatności, tj. gotówką czy kartą płatniczą.

Przykład 3

Spółka prowadzi handel detaliczny towarami przy użyciu kasy fiskalnej.

Ewidencja księgowa sprzedaży towarów, za które zapłacono m.in. kartą płatniczą

1. Dobowy raport fiskalny kasy - kwoty zbiorcze z 10 maja:

a) wartość sprzedaży brutto opłacona gotówką - 15 860 zł

Wn „Kasa” 15 860

b) wartość sprzedaży brutto opłacona kartami kredytowymi, sprzedaż z odroczonym terminem płatności - 12 200 zł

Wn „Pozostałe rozrachunki” 12 200

- w analityce konta imienne banków realizujących płatności z kart

c) VAT należny od zrealizowanej sprzedaży opłaconej zarówno gotówką, jak i kartami kredytowymi - 5060 zł

Ma „VAT należny” 5 060

d) wartość sprzedaży netto - 23 000 zł

Ma „Sprzedaż towarów” 23 000

2. Wyciąg bankowy z 14 maja - wpływ środków z tytułu sprzedaży zrealizowanej przy użyciu kart kredytowych - 11 834 zł:

Wn „Rachunek bieżący” 11 834

Ma „Pozostałe rozrachunki” 11 834

- w analityce konta imienne banków realizujących płatności z kart

3. Prowizja pobrana przez bank - 366 zł:

Wn „Koszty według rodzajów” 366

- w analityce „Usługi obce”

Ma „Pozostałe rozrachunki” 366

- w analityce konta imienne banków realizujących płatności z kart

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podstawa prawna:

- art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 72, poz. 665; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 245, poz. 1775

- art. 14 ustawy z 12 września 2002 r. o elektronicznych instrumentach płatniczych - Dz.U. Nr 169, poz. 1385; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119

- art. 30 ust. 2 pkt 1-2, ust. 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

- art. 13 rozporządzenia Rady Unii Europejskiej (WE) z 17 października 2005 r. ustanawiającego środki wykonawcze do Dyrektywy 77/388/EWG w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej

Joanna Gawrońska

biegły rewident