Dla ujęcia wydatków związanych z pracami dotyczącymi środków trwałych istotne jest określenie, czy działania te stanowią w rzeczywistości remont czy może ulepszenie. Ma to kluczowe znaczenie dla sposobu ewidencji w księgach rachunkowych poniesionych przez firmę kosztów. Nieprawidłowa kwalifikacja będzie miała wpływ na oszacowanie nieprawidłowego wyniku finansowego na koniec okresu sprawozdawczego. Przykładowo, w przypadku gdy wydatek remontowy zostanie zaksięgowany jako ulepszenie, wynik zostanie zawyżony.
Remont a ulepszenie
Zagadnienie remontu nie jest uregulowane w ustawie o rachunkowości. Dlatego warto sięgnąć do definicji z prawa budowlanego, według której remont polega na wykonaniu w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych mających na celu odtworzenie stanu pierwotnego.
Z ulepszeniem zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości mamy do czynienia w przypadku przebudowy, rozbudowy, modernizacji lub rekonstrukcji. Wynikiem przeprowadzenia takich prac jest wzrost wartości aktywów trwałych w stosunku do momentu wprowadzenia ich do ksiąg rachunkowych. Miarą takiego ulepszenia zgodnie z prawem bilansowym są korzyści wynikające z wydłużenia okresu używania środka trwałego, zwiększenia możliwości wytwórczych, lepszej jakość produktów.
Ujęcie kosztów
W okresie gdy środki trwałe podlegają ulepszeniu, wszystkie związane z tym procesem nakłady ewidencjonuje się na koncie „Środki trwałe w budowie”. Po oddaniu tego środka trwałego do użytkowania powiększają one wartość początkową ulepszonego środka trwałego.
Z kolei koszty poniesione na remont środka trwałego będą obciążać konto kosztów operacyjnych w okresie ich poniesienia.
Taka ewidencja jest jednak właściwa, gdy nie wpłynie to według oceny jednostki istotnie na wynik finansowy. W przeciwnym wypadku koszty należy rozli- czyć w czasie za pomocą konta „Rozliczenie międzyokresowe kosztów”. Ewidencja w tym przypadku może więc przebiegać w następujący sposób:
1. Obciążenie kosztów działalności operacyjnej kosztami remontu: strona Wn konta „Koszty według rodzaju”, strona Ma konta 300 „Rozliczenie zakupu”.
2. Zarachowanie kosztów do rozliczenia w przyszłych okresach: strona Wn 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” (lub np. konto 643 „Koszty remontów środków trwałych rozliczanych w czasie”), strona Ma 490 „Rozliczenie kosztów”.
Rozliczanie kosztów remontu w kolejnych okresach powinno rozpocząć się od miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano remont. W takim przypadku koszty przypadające na poszczególne okresy należy ująć przykładowo zapisem: strona Wn konta 550 „Koszty ogólnozakładowe”, strona Ma konto 643 „Koszty remontów środków trwałych rozliczanych w czasie”.
W przypadku sprzedaży lub likwidacji środka trwałego nie w pełni umorzonego, nierozliczone koszty remontu podlegają odpisaniu na konto z zespołu 7 „Odpisy z tytułu aktualizacji wartości aktywów niefinansowych” lub w ciężar strat nadzwyczajnych, jeżeli powodem były zdarzenia losowe.
Ujęcie podatkowe
Warto zwrócić uwagę na ujęcie tych kwestii w prawie podatkowym. Zgodnie z art. 16g ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych środki trwałe uważa się za ulepszone (po dokonaniu przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji), gdy suma wydatków, która powiększa ich wartość początkową, nie jest niższa niż 3,5 tys. zł. W związku z tym, jeżeli nakłady nie przekroczą tej kwoty, można je jednorazowo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast wydatki, które zostały poniesione na ulepszenie i przekraczają wartość 3,5 tys. zł, powiększają wartość środka trwałego i nie są uznawane za koszt uzyskania przychodów. Będą nim natomiast odpisy amortyzacje naliczane od nowej, wyższej wartości środka trwałego.
W przypadku remontu poniesione wydatki będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w momencie ich poniesienia przez firmę.
NAKŁADY NA OBCE ŚRODKI TRWAŁE
Spółka, która dokonała ulepszenia w środkach trwałych, które nie stanowią jej własności, ale są wykorzystywane na podstawie zawartych umów (dzierżawy, najmu), musi odpowiednio zaewidencjonować poniesione w tym celu koszty. Zgodnie z polskim prawem bilansowym nie zwiększą one dotychczasowej wartości początkowej obcego środka trwałego (widnieją tylko w ewidencji pozabilansowej). Stanowią natomiast odrębne środki trwałe podlegające amortyzacji. Do momentu przekazania środka trwałego do używania nakłady ewidencjonuje się na koncie „Środki trwałe w budowie”.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
AGNIESZKA POKOJSKA
PODSTAWA PRAWNA
l Art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
l Art. 3 pkt 8 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 156, poz. 1118 z późn. zm.).
l Art. 16 ust. 1 pkt 1 lit. c) oraz art. 16g ust. 13 ustawy z dnia 15 lutego 1991 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).