Minister Finansów w rozporządzeniu określa warunki, jakie należy spełnić przy przesyłaniu i przechowywaniu faktur w formie elektronicznej, czyli przesyłania lub udostępniania faktur odbiorcy i ich przechowywania z zastosowaniem elektronicznych urządzeń do przetwarzania i przechowywania danych. Wykorzystać do tego można techniki łączności przewodowej, radiowej, technologii optycznych, a także innych środków elekromagnetycznych.
Definicja e-faktury
Faktura to dokument sprzedaży, rodzaj rachunku zawierający szczegółowe dane o transakcji, takie jak:
- dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia,
- strony kupna-sprzedaży: dostawca i odbiorca,
- specyfikacja przedmiotu transakcji: nazwa towaru lub usługi, ilość, cena, wartość,
- dane do rozliczenia obowiązujących podatków,
- podsumowania cyframi i słownie,
- informacja o uzgodnionych terminach i formie zapłaty,
- informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne,
- podpisy uczestników transakcji (nie zawsze wymagane).
Powszechnie faktura wystawiana jest na papierze, jednak w pewnych okolicznościach dopuszczona jest postać elektroniczna (e-faktura).
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej (e-faktury), po spełnieniu warunku, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będzie zagwarantowana:
- bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450 z późn.zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
- poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli umowa pomiędzy jej stronami dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.
Akceptacja, przechowywanie i kontrola e-faktur
Zgodnie z § 2 pkt 1 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem uprzedniego wyrażenia zgody przez odbiorcę faktury. Zgoda może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Na końcu artykułu prezentujemy wzór oświadczenia o akceptacji otrzymywania faktur w formie elektronicznej, czyli tzw. e-faktur. Natomiast jeżeli takie oświadczenie jest wyrażone w postaci elektronicznej - należy zgodnie z § 3 rozporządzenia zagwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści poprzez zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego ważnym certyfikatem kwalifikowanym.
Oczywiście w każdej chwili odbiorca może zrezygnować z otrzymywania faktur w postaci elektronicznej. W momencie cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca traci prawo do wystawiania i przesyłania mu faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie o wycofaniu akceptacji (§ 3 pkt 4).
Elektroniczne faktury trzeba archiwizować tak samo jak papierowe - zgodnie z § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów. Obowiązkiem podatnika jest przechowywanie na terytorium kraju faktur przesłanych w formie elektronicznej, które wystawił lub otrzymał, w sposób umożliwiający na żądanie - zgodnie z odrębnymi przepisami - organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do przechowywanych faktur. W szczególności podatnik musi umożliwić udokumentowany pobór i wykorzystanie tych faktur przez te organy, jak również czytelność faktur. Jeśli natomiast podatnik chce przechowywać e-faktury na terytorium państwa członkowskiego UE lub innego niż terytorium kraju, musi - zgodnie z § 6 pkt 2 rozporządzenia - uprzednio poinformować w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika tego podatku o miejscu ich przechowywania (adresie); w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu - również o nazwie tego podmiotu.
Jeżeli podatnik zmieni miejsce przechowywania faktur (przechowywanych za granicą), ma obowiązek w ciągu 3 dni od zaistnienia zmiany poinformować naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego (§ 6 pkt 3).
Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez wystawcę i odbiorcę w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, autentyczność treści, a także ich czytelność przez cały okres ich przechowywania (§ 6 pkt 4).
W każdym momencie podatnik ma obowiązek umożliwić organom podatkowym i organom kontroli podatkowej natychmiastowy pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do faktur, w tym:
- umożliwić udokumentowany pobór i wykorzystanie e-faktur przez te organy,
- umożliwić czytelność e-faktur,
- udostępnić organom dane dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności treści każdej e-faktury (czyli dane o certyfikatach).
Dlaczego warto korzystać z e-faktur
- Oszczędność - ok. 4,5 zł (od 2 do 8 zł) na każdej fakturze.
- Bezpieczeństwo - gwarancja, że podpisuje się to, co się widzi.
- Łatwość obsługi i wygodę - łatwość integracji z istniejącymi systemami finansowo-księgowymi.
- Minimalne inwestycje i szybki zwrot z inwestycji.
- Możliwość masowego wystawiania faktur w krótkim czasie.
- Korzystne liczenie terminu płatności - liczenie terminu płatności od daty wystawienia i dostarczenia e-faktury, czyli tego samego dnia.
Dla kogo e-faktury
Z takiego rozwiązania mogą korzystać przede wszystkim:
- klienci indywidualni, np. osoby, które chcą otrzymywać e-faktury od operatorów telekomunikacyjnych w postaci e-maila lub dostępu do serweru www z plikiem faktury. Trzeba pamiętać jednak, że aby odczytać e-fakturę, będziemy potrzebować aplikacji do przeglądania dokumentów oraz weryfikacji podpisów, którą można pobrać za darmo;
- bardzo małe firmy, które nie korzystają z konkretnego systemu księgowego. Takie firmy będą mogły otrzymywać i wystawiać faktury korzystając z samego formularza e-faktury oraz aplikacji do edycji dokumentu i składania oraz weryfikowania podpisów;
- firmy księgowe, które będą mogły otrzymywać e-faktury i automatycznie zamieniać je do postaci swoich systemów księgowych. Dzięki czemu ułatwią sobie pracę w kwestii prowadzenia ksiąg rozrachunkowych;
- małe, średnie i duże firmy z własnymi systemami informatycznymi do automatyzacji zewnętrznych procesów biznesowych;
- operatorzy telekomunikacyjni, zakłady energetyczne i inne firmy obsługujące tysiące klientów indywidualnych, a także rozliczające się z klientami biznesowymi.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Marta Wysocka
1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasad przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną (Dz.U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119).