Co prawda, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z jego środków. Ale zasady i warunki korzystania z nich oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinny być określone w regulaminie. Przyznanie bowiem świadczeń z funduszu oraz ich wysokość uzależnione są od określonych kryteriów socjalnych. A – jak podkreśla Inspektor – ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie określa sposobu, w jaki ma nastąpić udokumentowanie ich spełnienia. W związku z tym uprawnienie pracodawcy do żądania podania stosownych informacji oraz przedłożenia odpowiednich dokumentów powinno znajdować uzasadnienie w regulaminie. W jego postanowieniach powinny być sprecyzowane zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu. Regulamin powinien także określać, jakie informacje i dokumenty są niezbędne do dokonania oceny, czy osoba ubiegająca się o przyznanie świadczenia spełnia kryteria, od których uzależnia się jego przyznanie.
Dla poparcia swojego stanowiska GIODO wskazał na wyrok Sądu Najwyższego z 8 maja 2002 r. (sygn. akt I PKN 267/2001). Sąd Najwyższy uznał w nim, że dla przyznania świadczenia nie może być obojętne to, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. W związku z tym oczywiste staje się, że sytuacja pracownika wymaga każdorazowo wyjaśnienia, ustalenia i oceny.
Aleksandra Tarka