KSeF obowiązkowy: najnowszy projekt ustawy okiem doradcy podatkowego. Plusy, minusy i niewiadome

• [plus] Projekt zgodny z konsultacjami 
• [minus] Czemu tak późno?
• [minus] Utrata zaufania przez podatników
• [plus] Tryb offline, żeby ułatwić start systemu
• Pod rozwagę – może tryb offline powinien zostać na stałe?
• [minus] Pozorne etapowanie wejścia w życie
• Pod rozwagę – czy wystawianie faktur po staremu potrzebne? 
• Kilka uwag na zakończenie

[plus] Projekt zgodny z konsultacjami 

Na początek na plus to, że nie ma niespodzianek. Opublikowany projekt nie odbiega od tego, co było komunikowane przez Ministerstwo podczas konsultacji podatkowych założeń do KSeF, które trwały do lipca 2024 roku. 
W trakcie konsultacji MF i KAS zapowiedzieli w szczególności wprowadzenie do KSeF załączników do faktur, uregulowanie kwestii wystawiania faktur dla konsumentów, wprowadzenie okresów przejściowych wdrażania KSeF czy przygotowania czasowego ułatwienia dla wykluczonych cyfrowo. 
Wszystko z tej listy można odhaczyć, jest w projekcie. 

[minus] Czemu tak późno?

Duży minus jednak za czas, jaki upłynął od końca konsultacji do opublikowania projektu przepisów. Skoro projekt odzwierciedla to, co zostało powiedziane w lipcu, to nie jest dobrze, że projekt pojawia się dopiero w listopadzie. 

[minus] Utrata zaufania przez podatników

Wielki minus za komunikację ze strony MF z podatnikami. Cisza w eterze, cisza która potęguje i tak bardzo dużą nieufność przedsiębiorców co do losów KSeF. Coraz liczniejsze są głosy, że KSeF w ogóle nie dojdzie do skutku.

Przedsiębiorcy są w bardzo trudnej sytuacji. Z jednej strony coś z KSeF należy zrobić, jeśli nie zrobimy nic, to może okazać się, że jak jednak KSeF wejdzie w życie, to będziemy w dużym kłopocie. Z drugiej strony, jeśli zainwestujemy już teraz we wdrażanie KSeF w takiej formie, w jakiej jest prezentowany, a na ostatniej prostej znowu termin wejścia w życie lub zakres stosowania, lub cokolwiek innego, zostanie zmienione, to pieniądze na wdrożenie pójdą w błoto. 

W mojej ocenie potrzebny jest bardzo silny i jednoznaczny przekaz ze strony MF i KAS co do losów KSeF. Potrzebne są też polityczne deklaracje, że KSeF wejdzie w życie w 2026 roku.

[plus] Tryb offline, żeby ułatwić start systemu

Istotą KSeF jest przesyłanie faktur poprzez system zarządzany przez MF. Czyli, wystawca wystawia fakturę, faktura jest wysyłana na serwery MF i następnie jest przekazywana do odbiorcy faktury. 

Jednak w przypadku awarii KSeF, podatnicy mogą wysyłać sobie faktury, sporządzone według ustalonego wzoru, nie poprzez KSeF, tylko inną drogą, np. e-mailem. Chodzi o to, żeby faktury mogły być wysyłane, nawet w przypadku awarii KSeF. 

Według projektu, w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy będą mogli wystawiać i wysyłać faktury tak, jak w przypadku awarii, a więc z pominięciem KSeF, tylko bezpośrednio między sobą. Przy czym wystawca będzie miał obowiązek wysłania faktury do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym. 

Te rozwiązanie jest dobre na początek działania systemu KSeF. Stanowi odpowiedź na obawy przedsiębiorców. Pozwoli na spokojny rozruch systemu, mitygując w dużym stopniu ryzyko, że system padnie w pierwszych tygodniach działalności. Podatnicy nie będą zmuszeni wysyłać faktury poprzez KSeF, obciążenie systemu będzie więc mniejsze i rozłożone w czasie. 

Pod rozwagę – może tryb offline powinien zostać na stałe?

Do rozważenia jest, czy te rozwiązanie off-line nie mogłoby być docelowo wbudowane w system KSeF. Faktem jest, że wówczas mówilibyśmy raczej o systemie raportingowym, niż o systemie wystawiania e-Faktur – czy jednak ma to takie duże znaczenie? 

W ten sposób działa system e-fakturowania np. na Węgrzech. Podatnicy wystawiają tam faktury w postaci elektronicznej, przekazują je sobie zgodnie z własnymi ustaleniami, ale muszą raportować do organów podatkowych dane z wystawionych faktur, według ustrukturyzowanego schematu, w formacie xml.

Taki system jest wolny od ryzyka związanego z brakiem możliwości wystawiania faktur, nie zmusza podatników do zmian procesów fakturowania, nie wymaga centralnego, responsywnego systemu rządowego, podatnego na cyber-zagrożenia. 

Jeśli system off-line sprawdzi się w praktyce, to może warto będzie rozważyć przedłużenie jego działania na kolejny okres lub w ogóle docelowo?

[minus] Pozorne etapowanie wejścia w życie

Projekt zakłada etapowanie wejścia w życie obowiązku KSeF, w zależności od wielkości podatników. Harmonogram poszczególnych etapów zasługuje jednak na minusa. 

W praktyce nie jest to żadne etapowanie. Najwięksi podatnicy, o przychodach rocznych powyżej 200 mln zł będą obowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w postaci ustrukturyzowanej od 1 lutego 2026 r. Pozostali podatnicy będę mieli ten obowiązek od 1 kwietnia 2026 r., czyli już 2 miesiące później. Przy czym, skoro najwięksi podatnicy będą musieli wystawiać faktury w KSeF, to oznacza to, że ich kontrahenci będą musieli przyjmować faktury z KSeF, a więc w praktyce będą musieli wdrożyć większość rozwiązań na dzień 1 lutego 2026 r. Zresztą umówmy się, 2 miesiące przesunięcia w czasie, to żadna różnica. 

Pod rozwagę – czy wystawianie faktur po staremu potrzebne? 

Projekt przewiduje ulgowe traktowanie najmniejszych podatników, zagrożonych cyfrowym wykluczeniem. 

Jeśli u danego podatnika żadna faktura nie przekroczy kwoty brutto 450 zł oraz łączna wartość sprzedaży udokumentowana takimi fakturami nie przekroczy w żadnym miesiącu kwoty 10 000 zł brutto, to taki podatnik będzie mógł do 30 września 2026 r. wystawiać i przekazywać faktury poza KSeF.

Czy te rozwiązanie jest potrzebne? Trudno powiedzieć. Z jednej strony faktycznie może istnieć grupa podatników, dla których przejście wyłącznie na fakturowanie z wykorzystaniem KSeF będzie dużym wyzwaniem. Z drugiej jednak strony każdy podatnik wystawiający faktury, niezależnie od kwot, musi wysyłać deklarację i ewidencję w formie elektronicznej, czyli JPK_V7. Ministerstwo Finansów pracuje też przecież nad aplikacją do posługiwania się KSeF, dostępna ma być e-mikrofirma, która będzie zawierała funkcjonalności związane z KSeF. Zatem ciężko mi wskazać na grupę podatników wystawiających faktury, którzy w tej chwili mogą się obyć bez laptopa i Internetu. 

Niemniej, jeśli komuś ma to pomóc w płynnym wejściu w KSeF, to może i jest to potrzebne rozwiązanie. 

Kilka uwag na zakończenie

Z pewnością KSeF to projekt, który jest potrzebny, który posunie dalej cyfryzację rozliczeń podatkowych. Dostrzegam w KSeF potencjał na automatyzację procesów dla przedsiębiorców, jak już przejdą trudną fazę wdrożenia i rozruchu KSeF. 

Problem jest w tym, że zaczęliśmy KSeF jako jedni z pierwszych w UE, natomiast skończymy już nie jako pionierzy. Świat na nas nie czeka. Swoje rozwiązania na KSeF wprowadzają Niemcy, nasz główny partner handlowy. System e-faktur planuje Komisja Europejska. Pytanie, czy KSeF będzie można łatwo zaadaptować do funkcjonowania w otoczeniu, gdzie pozostałe państwa UE wprowadzą już swoje formaty e-faktur. Chciałbym, żeby Ministerstwo Finansów brało to pod uwagę już na tym etapie.

Zbigniew Makowski, Doradca podatkowy
tel. 791 344 564

Źródło: projekt (z 5 listopada 2024 r.) ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (UD 158).