Przechowywanie dokumentów będzie obowiązkiem przedsiębiorcy lub innej jednostki organizacyjnej, na rzecz której jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi, i będzie trwać przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie z tytułu tych umów stało się wymagalne (art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę po nowelizacji).
Przepisy o wynagrodzeniu minimalnym nie regulują kwestii technicznych przechowywania dokumentów dotyczących liczby przepracowanych godzin. Można przyjąć, że powinno się to odbywać w warunkach uniemożliwiających uszkodzenie lub zniszczenie dokumentów, a dostęp do nich powinny mieć osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych. W przypadku gdy dokumenty mają formę papierową, sposoby zabezpieczenia przed ich utratą, zniszczeniem czy uszkodzeniem są oczywiste.
Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata
Należy jednak pamiętać, że w zakresie omawianej dokumentacji dopuszczalne będzie też stosowanie formy elektronicznej oraz dokumentowej. Wówczas rolą podmiotu zlecającego będzie zapewnienie takich warunków, aby przechowywane w ten sposób dokumenty nie zostały przypadkowo usunięte. Zalecanym rozwiązaniem będzie systematyczne tworzenie kopii elektronicznych dokumentów i przechowywanie ich na zapasowym nośniku danych.
Czytaj więcej na IFK Platformie Księgowych i Kadrowych w artykule: "Jakie zmiany w wynagradzaniu zleceniobiorców i samozatrudnionych będą obowiązywać od 1 stycznia 2017 r." >>