Można przyjąć, że każdy kto prowadzi działalność gospodarczą powinien znać przepisy dotyczące zatrudniania oraz wymogów stawianych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Znajomość i stosowanie właściwych zapisów ustaw nie oznacza jednak zwolnienia z możliwej inspekcji ze strony Zakładu. Na co należy się nastawić, po zapowiedzi takiej wizyty?
Kontrola ZUS i jej zakres
Głównym celem inspekcji ze strony kontrolera będzie z pewnością ocena rzetelności oraz terminowego wywiązywania się przez płatnika z obowiązków dotyczących opłacania składek. To przede wszystkim w tym zakresie przedsiębiorca powinien przedstawić niezbędną dokumentację.
Pełen zakres kontroli określony został w art. 86 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (ustawa s.u.s) zwanej także ustawą systemową. Wskazuje on, iż zakres kontroli może dotyczyć m.in.:
- poprawności zgłaszania do ubezpieczeń społecznych,
- prawidłowego obliczania, potrącania i opłacania składek do których pobierania zobowiązany jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
- weryfikacji świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
- terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
- wystawianych zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
- dokonywania oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.
Warto jednak pamiętać, że wykaz czynności kontrolnych jest otwarty. W ramach kontroli przedstawiciel ZUS może zweryfikować także:
- wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, zarówno w zakresie zgodności z prawem, jak i zasadami współżycia społecznego,
- ważność umowy o pracę (np. badanie czy nie jest pozorna) i w konsekwencji odmowa objęcia obowiązkiem ubezpieczeń społecznych danego pracownika,
- rodzaju umowy, poprzez przyjęcie, że w rzeczywistości była to inna umowa (np. umowa o dzieło może zostać przez ZUS zaklasyfikowana jako umowa o pracę i w konsekwencji objęcie danego pracownika ubezpieczeniem społecznym),
- czy świadczenia finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zostały w rzeczywistości z niego sfinansowane.
Dokładny zakres kontroli pracodawca pozna odpowiednio wcześnie w otrzymanym upoważnieniu ZUS do przeprowadzenia kontroli.
Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń
Obowiązki płatnika
Podczas wizyty kontrolnej płatnik składek ma obowiązek:
- udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),
- udostępnić do oględzin składniki majątku,
- sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli,
- zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
- udzielać wyjaśnień,
- przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski.
Jak kończy się kontrola?
Potwierdzeniem zakończenia czynności kontrolnych jest protokół, który płatnik składek otrzyma. W sytuacji gdy protokół ten dostarczany jest drogą pocztową, datę zakończenia kontroli wyznacza stempel pocztowy. Warto pamiętać, że protokół powinien stanowić dokładne odzwierciedlenie przebiegu wizyty kontrolnej. Winien się z nim znaleźć opis stanu faktycznego oraz ewentualne naruszenia, wraz ze wskazaniem przepisów których dotyczą.
Choć od protokołu nie można się odwołać, to jednak podatnik (zgodnie z pouczeniem zawartym w protokole) ma prawdo do złożenia pisemnego zastrzeżenia odnośnie ustaleń dokonanych w trakcie kontroli. Ma złożenie takiego zastrzeżenia płatnik ma 14 dni. Inspektor z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zobowiązany jest rozpatrzyć zgłoszenie, a także podjąć czynności wyjaśniające.
Jeśli zgłoszone przez płatnika uwagi nie zostaną uwzględnione, lub uwzględnione jedynie częściowo, a płatnik wciąż nie zgadza się z ustaleniami (tym samym nie widzi podstaw do sporządzenia dokumentów korygujących), Zakład wyda wówczas decyzję, dotyczącą spornych kwestii, ustalającą podleganie ubezpieczeniom, właściwą (zdaniem ZUS) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne lub prawidłowe wysokości rozliczonych przez płatnika świadczeń.
Od tej decyzji przysługuje płatnikowi środek odwoławczy w postaci odwołania do sądu w terminie jednego miesiąca od doręczenia odpisu decyzji . Powinno być ono wniesione pisemnie do jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub protokołu sporządzonego przez tę jednostkę. Jeśli argumenty płatnika okażą się zasadne, ZUS może złożyć samokrytykę i wtedy sprawie nie nadaje się dalszego biegu. W takim wypadku ZUS zmienia lub uchyla decyzję niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wniesienia odwołania.
Jeżeli ZUS dalej pozostaje przy swojej decyzji, wówczas dokumenty w tej sprawie oraz zgłaszane odwołanie płatnika (wraz ze wskazanymi dowodami) zostaną przekazane do sądu. Informacja o przysługujących środkach odwoławczych także musi się znaleźć w decyzji. Jeśli płatnik ze tych środków nie skorzysta, po upływie miesiąca przewidzianego na złożenie odwołania, decyzja Zakładu staje się prawomocna.
Sylwia Paradowska, Ekspert ds. kadr i płac w MDDP Outsourcing