Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek ZUS może znacząco wpłynąć na prawidłowe ustalenie podstawy zasiłków chorobowych, opiekuńczych czy macierzyńskich. Wielu pracodawców nie zdaje sobie sprawy, że po korekcie składek konieczne jest również przeliczenie podstawy zasiłkowej i wypłacenie wyrównania. Ekspertka Stowarzyszenia Księgowych w Polsce wyjaśnia, kiedy powstaje taki obowiązek i jak prawidłowo go obliczyć.
- Podstawa wymiaru zasiłku – jak ustalana jest prawidłowo?
- Dlaczego przekroczenie 30-krotności zmienia wysokość zasiłku?
- Przedawnienie roszczeń – 6 miesięcy czy 3 lata?
- Przykład praktyczny: korekta składek i nowa podstawa zasiłku krok po kroku
- Jak obliczyć średni wskaźnik potrąconych składek?
- Ile wyniesie wyrównanie? Wyliczenia w tabeli
- Podstawy prawne
Podstawa wymiaru zasiłku – jak ustalana jest prawidłowo?
Podstawę wymiaru przysługującego pracownikowi zasiłku chorobowego, jak również innych świadczeń z tytułu niezdolności do pracy w razie choroby i macierzyństwa (wynagrodzenia chorobowego, zasiłku macierzyńskiego, opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego), stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy, lub odpowiednio przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia chorobowego, jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem wskazanych 12 miesięcy (art. 36 ustawy zasiłkowej). Wynagrodzenie o którym mowa, to przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe, finansowanych ze środków pracownika tj. standardowo po pomniejszeniu o 13,71% (art. 3 pkt 3 ustawy zasiłkowej).
Dlaczego przekroczenie 30-krotności zmienia wysokość zasiłku?
Jeżeli jednak w przypadku pracownika nastąpiło przekroczenie 30-krotności przeciętnego miesięcznego prognozowanego wynagrodzenia w gospodarce narodowej, czyli nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek ZUS, to faktyczna stopa potrąconych składek finansowanych ze środków pracownika jest niższa niż 13,71%. Powyższe wynika z tego, iż od nadwyżki, tj. kwoty przekraczającej 30-krotność, pracodawca nie nalicza już składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, natomiast nadal nalicza składkę na ubezpieczenie chorobowe.
W efekcie, w sytuacji, gdy wynagrodzenie za korygowany miesiąc, zostało uwzględnione przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku, to po dokonaniu korekty i zwrocie pracownikowi składek, konieczne staje się przeliczenia podstawy wymiaru zasiłku i wypłacenie wyrównania.
Przedawnienie roszczeń – 6 miesięcy czy 3 lata?
Roszczenie o wypłatę bądź wyrównanie zasiłku chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego czy świadczenia rehabilitacyjnego przedawnia się z upływem 6 miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy niezgłoszenie roszczenia o wypłatę zasiłku nastąpiło z przyczyn niezależnych od osoby uprawnionej. Wówczas termin 6 miesięcy liczy się od dnia, w którym ustała przeszkoda uniemożliwiająca zgłoszenie roszczenia. Natomiast w sytuacji, gdy niewypłacanie zasiłku w całości lub w części było następstwem błędu płatnika zasiłków – płatnika składek albo ZUS – roszczenie o wypłatę zasiłku przedawnia się z upływem 3 lat (art. 67 ustawy zasiłkowej).
Przykład praktyczny: korekta składek i nowa podstawa zasiłku krok po kroku
Przykład
Pracownik zatrudniony od 1 września 2025 r. (b.r.) stał się niezdolny do pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym dzieckiem w październiku b.r. i otrzymał zasiłek opiekuńczy za 12 dni w wysokości 3.379,80 zł. Podstawę wymiaru zasiłku stanowiło wynagrodzenia za wrzesień, tj. za pełny kalendarzowy miesiąc ubezpieczenia chorobowego poprzedzający miesiąc powstania niezdolności do pracy. Pracownik za wrzesień otrzymał wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 12.240 zł oraz „pakiet prywatnej opieki medycznej” finansowany w całości przez pracodawcę o wartości 150 zł. Do podstawy wymiaru zasiłku pracodawca przyjął wynagrodzenie zasadnicze i pomniejszył je o 13,71% (pakiet prywatnej opieki medycznej nie stanowi podstawy wymiaru zasiłku).
W listopadzie b.r. pracodawca otrzymał zawiadomienie z ZUS o przekroczeniu we wrześniu rocznej podstawy wymiaru składek przez pracownika, tj. o przekroczeniu 30-krotności przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia w gospodarce narodowej. Za wrzesień pracodawca naliczył składki od pełnego przychodu stanowiącego postawę wymiaru składek, uzyskanego przez pracownika, natomiast z informacji przekazanych przez ZUS wynika, że prawidłowa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe we wrześniu wynosiła 2.698 zł, natomiast w październiku 0,00 zł. W listopadzie pracodawca dokonał korekty dokumentów rozliczeniowych do ZUS za wrzesień i październik a następnie zwrócił pracownikowi nadpłacone składki. Niezależnie od korekty składek ZUS z tytułu przekroczenia 30-krotności, pracodawca ma obowiązek przeliczyć podstawę wymiaru zasiłku i wypłacić pracownikowi wyrównanie zasiłku opiekuńczego należnego za wrzesień.
Poniżej fragment listy płac za wrzesień przed i po dokonaniu korekty z tytułu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek:
Dane dotyczące składek ujęte w dokumentach rozliczeniowych do ZUS – wybrane pozycje | 09/2025 | 09/2025 - po korekcie | |
1 | Wynagrodzenie zasadnicze | 12.240,00 | 12.240,00 |
2 | Pakiet prywatnej opieki medycznej | 150,00 | 150,00 |
3 | Podstawa wymiaru składek na ubezp. emerytalno - rentowe | 12.390,00 | 2.698,00 |
4 | Podstawa wymiaru składek na ubezp. chorobowe i wypadkowe | 12.390,00 | 12.390,00 |
Składki pracownik | |||
5 | Składka na ub. emerytalne pracownik - 9,76 % | 1.209,26 | 263,32 |
6 | Składka na ub. rentowe pracownik - 1,5 % | 185,85 | 40,47 |
7 | Składka na ub. chorobowe pracownik - 2,45 % | 303,56 | 303,56 |
8 | Razem składki ZUS pracownik | 1.698,67 | 607,35 |
Ponieważ w sytuacji opisanej w przykładzie nie wszystkie składniki od których została naliczona składka na ubezpieczenie chorobowe podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku, to nie można składników podlegających uwzględnieniu w tej podstawie w miesiącu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek, tj. wynagrodzenia zasadniczego pomniejszyć o sumę naliczonych składek finansowanych przez pracownika. Składki te zostały bowiem naliczone zarówno od przychodu uwzględnianego w podstawie wymiaru zasiłku (płaca zasadnicza), jak również od przychodu niepodlegającego uwzględnieniu (pakiet prywatnej opieki medycznej). W takim przypadku konieczne jest ustalenie średniego wskaźnika potrąconych we wrześniu składek, a następnie pomniejszenie wynagrodzenia uwzględnianego w podstawie wymiaru zasiłku o ten wskaźnik.
Jak obliczyć średni wskaźnik potrąconych składek?
Jeżeli w miesiącu, z którego wynagrodzenie jest uwzględniane przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku, przychód pracownika przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, to należy obliczyć średni wskaźnik potrąconych pracownikowi za ten miesiąc składek na ubezpieczenia społeczne, w następujący sposób:
kwota składek finansowanych przez pracownika x 100
średni wskaźnik składek = ----------------------------------------------------------------------
przychód stanowiący podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe
W przypadku pracownika, a którym mowa w przykładzie, średni wskaźnik potrąconych we wrześniu składek wynosi 4,9%, co wynika z wyliczenia:
607,35 (składki finansowane przez pracownika po korekcie) x 100 / 12.390 (przychód stanowiący podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe) = 4,9%
O tak wyliczony średni wskaźnik, należy pomniejszyć kwotę wynagrodzenia, które podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku, a następnie obliczyć wysokość wyrównania zasiłku:
12.240 zł (wynagrodzenie zasadnicze) – 599,76 zł (4,9% z kwoty 12.240 zł) = 11.640,24 zł (podstawa wymiaru zasiłku opiekuńczego po przeliczeniu)
11.640,24 zł / 30 = 388,01 zł (dzienna stawka zasiłku – 100%)
388,01 zł x 80% = 310,41 zł (dzienna stawka zasiłku – 80%)
310,41 zł x 12 dni = 3.724,92 zł (kwota zasiłku opiekuńczego za 12 dni po przeliczeniu)
3.724,92 zł (przeliczona kwota zasiłku opiekuńczego) – 3.379,80 zł (wypłacona kwota zasiłku opiekuńczego) = 345,12 zł (wyrównanie zasiłku opiekuńczego)
Ile wyniesie wyrównanie? Wyliczenia w tabeli
Poniżej tabelaryczne ujęcie obliczeń:
Ustalenie podstawy wymiaru i kwoty wyrównania zasiłku opiekuńczego | 09/2025 - przed korektą | 09/2025 - po korekcie | |
1 | Wynagrodzenie za wrzesień przyjęte do podstawy wymiaru zasiłku | 12.240,00 | 12.240,00 |
2 | Średni wskaźnik potrąconych składek | 13,71% | 4,9% |
3 | Składki ZUS finansowane ze środków pracownika | 1.678,10 | 599,76 |
4 | Wynagrodzenie za wrzesień przyjęte do podstawy wymiaru zasiłku - po pomniejszeniu o składki ZUS | 10.561,90 | 11.640,24 |
5 | Kwota zasiłku za 1 dzień - 100% | 352,06 | 388,01 |
6 | Kwota zasiłku za 1 dzień - 80% | 281,65 | 310,41 |
7 | Kwota zasiłku opiekuńczego za 12 dni | 3.379,80 | 3.724,92 |
8 | Kwota wyrównania zasiłku opiekuńczego za 12 dni | 345,12 | |
Podstawy prawne
- art. 3 pkt 3, art. 36, art. 67 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 501), zwanej dalej ustawą zasiłkową.
Zagadnienia opisane w artykule zostaną szerzej omówione na konferencji „Kadry i płace w obliczu zmian – dobre praktyki i wyzwania na przyszłość” organizowanej przez Oddział Okręgowy w Warszawie Stowarzyszenia Księgowych w Polsce w terminie 16 – 17 grudnia 2025 roku. To dwa dni pełne praktycznej wiedzy, inspirujących wystąpień i aktualnych tematów, które przygotują Cię do wyzwań nowego roku.