rada
Jeśli nieobecność pracownicy będzie miała charakter krótkotrwały, to jej rozliczenie można zrobić w następnym miesiącu - czerwcu. Natomiast jeśli przewidywana nieobecność będzie miała charakter długotrwały (powyżej 1 miesiąca), to należy dokonać korekty listy płac za maj oraz wykazać nieobecność pracownicy w dokumencie ZUS RSA.
uzasadnienie
Wypłata wynagrodzenia za okres choroby lub zasiłków powinna być dokonywana w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń lub dochodów, jednak nie później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do ich wypłaty.
Podstawowym dokumentem uprawniającym do wypłaty zasiłku lub wynagrodzenia za okres choroby jest zaświadczenie lekarskie wystawione na druku ZUS ZLA przez upoważnionego lekarza. W sytuacji przedstawionej w pytaniu Państwa pracownica poinformowała tylko o przyczynie swojej nieobecności, nie przedstawiając jednocześnie zwolnienia lekarskiego, które stanowiłoby dowód do naliczenia i wypłaty wynagrodzenia za okres choroby.
Dlatego dopiero po dostarczeniu przez pracownicę zwolnienia lekarskiego na druku ZUS ZLA będą Państwo mogli ustalić i wypłacić wynagrodzenie za okres choroby. Wynagrodzenie za okres choroby będzie wynosiło 100% podstawy, gdyż niezdolność do pracy przypada w okresie ciąży. Bez znaczenia pozostaje to, że pracownica w okresie zwolnienia przebywała w szpitalu, gdyż w przypadku wynagrodzenia za okres choroby, jak też choroby przypadającej w okresie ciąży podstawa nie ulega zmniejszeniu do 70% podstawy.
Niestety, z pytania nie wynika, przez jaki okres pracownica może być nieobecna w pracy, dlatego w Państwa przypadku można wyróżnić dwa warianty rozwiązania sytuacji.
I wariant
Jeśli nieobecność pracownicy będzie miała charakter krótkotrwały, np. 2 tygodnie, to mogą Państwo rozliczyć nieobecność w przyszłym miesiącu. Po dostarczeniu zwolnienia lekarskiego powinni więc Państwo ustalić wysokość wynagrodzenia za okres choroby i wykazać je w deklaracji ZUS RSA w czerwcu. W czerwcowym imiennym raporcie ZUS RCA powinna zostać wykazana podstawa wymiaru składek od wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia pomniejszonego o nadpłatę wynagrodzenia za maj.
II wariant
Jeśli nieobecność pracownicy będzie miała charakter długotrwały, tzn. powyżej 30 dni (przy wypłacie wynagrodzenia za okres choroby czy zasiłków stałe wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca zawsze dzielimy przez 30 dni), to powinni Państwo dokonać korekty listy płac za maj. Jednak ze względu na brak zwolnienia lekarskiego korekta listy majowej polegałaby na rozliczeniu nieobecności za okres od 29 do 31 maja jako nieobecności usprawiedliwionej niepłatnej. W dokumentach rozliczeniowych za maj w dokumencie ZUS RSA powinni Państwo wykazać nieobecność pracownicy z kodem świadczenia/przerwy 151 i okresami nieobecności od 29 do 31 maja, natomiast w imiennym dokumencie rozliczeniowym ZUS RCA za maj podstawa wymiaru składek powinna zostać pomniejszona za czas tej nieobecności.
W tej sytuacji jednak po stronie pracownika powstanie nadpłata wynagrodzenia.
Kwotę nadpłaty będą mogli Państwo potrącić przy najbliższym terminie płatności wynagrodzenia. Z wynagrodzenia za pracę odlicza się bowiem, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Jednak potrącenia nadpłaty będą mogli Państwo dokonać tylko przy najbliższej wypłacie (patrz wyrok SN z 4 października 1994 r., sygn. I PRN 71/94).
Dopiero po dostarczeniu zwolnienia lekarskiego przez pracownicę będą mogli Państwo ustalić i wypłacić wynagrodzenie za okres choroby.
PRZYKŁAD
W firmie handlowej wypłacane jest wynagrodzenie do 25 dnia każdego miesiąca. Wynagrodzenie za lipiec zostało wypłacone 24 lipca. 27 lipca jedna z pracownic działu księgowości przedstawiła zwolnienie lekarskie na okres od 27 lipca do 10 sierpnia. Natomiast 30 lipca pracownik działu handlowego poinformował, że 29 lipca miał wypadek samochodowy, w wyniku którego doznał poważnych obrażeń. Będą one wymagały długotrwałego leczenia w szpitalu, a jego nieobecność może wynieść nawet 3 miesiące.
Pracownik przesłał do pracodawcy zaświadczenie o pobycie w szpitalu od 29 lipca.
W pierwszym przypadku - pracownicy działu księgowości, firma może rozliczyć zwolnienie lekarskie za okres od 27 lipca do 10 sierpnia na liście i deklaracji sierpniowej. Natomiast w przypadku nieobecności pracownika działu handlowego firma powinna dokonać korekty listy płac za lipiec.
Podstawa prawna
l art. 87 § 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 64, poz. 426
l art. 11, 53 i 64 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczenia pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 31, poz. 267; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 47, poz. 318
Anna Sadowska
specjalista w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, Grupa Mazars w Polsce