Jak przygotować firmę na KSeF? Kompleksowy przewodnik po e-fakturowaniu

Jak przygotować firmę na KSeF? Kompleksowy przewodnik po e-fakturowaniu / Jak przygotować firmę na KSeF? Kompleksowy przewodnik po e-fakturowaniu / Materiały prasowe

Odroczenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na 2026 rok nie oznacza, że jego wdrożenie można odłożyć na później. Przeciwnie – to ostatni moment, by rzeczywiście przygotować firmę na nadchodzące zmiany, unikając późniejszej presji i kosztownych błędów. Wdrożenie nowego systemu e-fakturowania to złożony proces, który wymaga czasu, planu i zaangażowania wielu zespołów. Jak się do niego przygotować i dlaczego nie warto zwlekać?

Konsultacje i zmiany w KSeF

W lutym 2024 r. Ministerstwo Finansów przeprowadziło serię konsultacji z interesariuszami, aby dostosować KSeF do potrzeb zarówno administracji podatkowej, jak i przedsiębiorców. Poruszano kwestie techniczne, organizacyjne oraz związane z procesami fakturowania, takie jak wykorzystanie KSeF ID w płatnościach, zakres wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania czy wystawianie faktur przez administrację publiczną. Niektóre z postulatów zgłaszanych przez przedsiębiorców zostały uwzględnione w ostatecznym harmonogramie.

Nowy harmonogram wdrożenia KSeF

Z uwagi na krytyczne błędy w funkcjonowaniu Krajowego Systemu e-Faktur, obowiązek e-fakturowania został przesunięty z lipca 2024 roku na luty 2026 roku. Ma on być wprowadzany etapami:

  • Od 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których przychody brutto przekroczą 200 mln zł w 2025 r.
  • Od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników.
  • Od początku 2027 r. – dla przedsiębiorców, których transakcje obejmują niewielkie sumy – maksymalnie 450 zł za pojedynczą fakturę oraz nieprzekraczające łącznej wartości sprzedaży 10 tys. zł w skali miesiąca.
  • dostępność kluczowych zespołów – przede wszystkim księgowości i IT
  • zróżnicowany poziom wiedzy wewnątrz organizacji na temat formatów, struktur danych i wymagań prawnych
  • niespójna komunikacja między działami oraz różnice w rozumieniu procesów fakturowania
  • rozproszenie narzędzi i procedur, szczególnie w firmach o złożonej strukturze organizacyjnej
  • ograniczenia techniczne wykorzystywanych systemów księgowych
  • zarządzanie procesami samofakturowania
  • brak jasno przypisanej odpowiedzialności za wysyłanie i odbiór e-faktur
  • konieczność dostosowania obecnych rozwiązań automatyzujących procesy AP

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, do końca 2026 roku obowiązywać będzie okres przejściowy. W tym czasie wprowadzone zostaną ułatwienia, takie jak brak kar za błędy, możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących czy brak obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach.

Jak przygotować firmę na KSeF? Kompleksowy przewodnik po e-fakturowaniu

Jak przygotować firmę na KSeF? Kompleksowy przewodnik po e-fakturowaniu

Materiały prasowe

E-fakturowanie na świecie

Choć KSeF to rozwiązanie krajowe, jego wdrożenie wpisuje się w szerszy, międzynarodowy trend cyfryzacji procesów podatkowych. Obowiązek e-fakturowania wprowadza coraz więcej krajów, m.in. Arabia Saudyjska, Jordania, Niemcy, Belgia, Chorwacja, Francja czy Malezja.

Pierwszym krajem UE, który wprowadził obowiązek e-fakturowania, były Włochy. Już w 2019 roku objęto tym obowiązkiem nie tylko sektor publiczny, ale również transakcje B2B i B2C.

W ślad za nimi idą kolejne państwa. We Francji od września 2026 roku wszystkie przedsiębiorstwa będą zobowiązane do odbierania e-faktur, a duże i średnie firmy również do ich wystawiania. W Chorwacji obowiązek e-fakturowania już funkcjonuje w sektorze publicznym, a wymiana dokumentów opiera się na standardach PEPPOL.

Poza Europą e-fakturowanie obowiązuje m.in. w Malezji, gdzie od sierpnia 2024 roku wszystkie faktury muszą być przesyłane do rządowej platformy MyInvois. Dokumenty mogą być przekazywane za pośrednictwem zewnętrznych dostawców, takich jak Comarch, za pomocą API w formacie UBL lub JSON. Sieć PEPPOL, choć dostępna, jest opcjonalna i wykorzystywana jedynie do przekazywania zatwierdzonych faktur odbiorcom końcowym.

Comarch wspiera firmy w dostosowaniu się do lokalnych regulacji w wielu różnych krajach na świecie, oferując rozwiązania zgodne z obowiązującymi standardami technicznymi i prawnymi.

Dlaczego warto wdrożyć KSeF już teraz?

Prędzej czy później każda organizacja stanie przed koniecznością wdrożenia systemu e-fakturowania. To wyzwanie, które z pewnością wpłynie na dotychczasowy sposób działania wielu biznesów. Zamiast traktować przesunięcie terminu jako pretekst do zwłoki, warto spojrzeć na nie jako szansę na solidne przygotowanie, wykorzystując czas na uporządkowanie procesów i spokojne dostosowanie się do nadchodzących zmian.

Tym bardziej, że na etapie wdrożenia mogą pojawić się trudności, takie jak:

Korzyści wdrożenia KSeF

KSeF to nie tylko wyzwania, ale także realne korzyści dla firm. Należą do nich chociażby:

  • szybszy zwrot VAT (z 60 do 40 dni)
  • ujednolicenie standardu faktury
  • automatyzacja obiegu faktur i eliminacja błędów
  • brak duplikatów faktur
  • większa przejrzystość procesów księgowych, w tym możliwość śledzenia obiegu faktury
  • brak konieczności przechowywania dokumentów w odrębnych systemach informatycznych przedsiębiorców lub ich papierowych kopii

Techniczne wymagania KSeF

Wprowadzenie e-fakturowania to nie tylko zmiany organizacyjne, ale również konieczność spełnienia konkretnych warunków technicznych. Aby poprawnie przesyłać i odbierać faktury ustrukturyzowane w ramach KSeF, niezbędne będzie odpowiednie przygotowanie systemów IT i zapewnienie zgodności z wymaganiami platformy.

Na co warto zwrócić szczególną uwagę?

  • Wysyłka i odbiór dokumentów z KSeF musi zostać odpowiednio zautoryzowana przy pomocy tokenu.
  • Systemy informatyczne firmy (np. ERP) powinny mieć możliwość integracji z dostawcami usług e-fakturowania, którzy zapewnią integrację z KSeF (jak np. Comarch).
  • System firmy musi umożliwiać potwierdzenie odbioru dokumentów.
  • System finansowy do komunikacji z KSeF powinien spełniać obowiązujące wymogi prawne.

Od czego zacząć przygotowania do KSeF? Praktyczny plan działania

  1. Zapoznaj się z przepisami: Pamiętaj, że KSeF obejmuje nie tylko e-faktury, ale także elektroniczną obsługę wiążących informacji (WIT, WIP, WIA, WIS) poprzez systemy KAS (e-Urząd Skarbowy, PUESC).
  2. Przeprowadź audyt systemów: Sprawdź dotychczasowe narzędzia i systemy do wystawiania dokumentów oraz przeanalizuj liczbę, rodzaj i częstotliwość wystawianych oraz odbieranych faktur.
  3. Powołaj zespół wdrożeniowy: Zespół powinien obejmować specjalistów z działów finansów, IT oraz logistyki, którzy będą odpowiedzialni za integrację z KSeF.
  4. Rozpocznij testowe wystawianie e-faktur: Dołącz do programu pilotażowego i przetestuj realne przypadki by przygotować się na wszelkiego rodzaju sytuacje.
  5. Rozważ wsparcie zewnętrzne: Wsparcie zewnętrznego partnera może znacząco skrócić czas wdrożenia i ograniczyć ryzyko błędów.

Postaw na sprawdzone rozwiązanie z Comarch EDI

Zamiast budować cały system od podstaw, warto sięgnąć po sprawdzone narzędzie, które już dziś spełnia wymagania KSeF i będzie na bieżąco dostosowywane do zmieniających się wymogów prawnych. Comarch EDI to platforma umożliwiająca bezpieczną wymianę faktur ustrukturyzowanych – niezależnie od tego, z jakiego systemu ERP korzysta Twoja firma.

Dzięki temu zyskujesz:

  • pełną zgodność z obowiązującymi (i przyszłymi) przepisami,
  • automatyzację procesów fakturowania,
  • łatwą integrację i szybkie wdrożenie.

Odpowiednia technologia to jednak tylko część sukcesu. Równie ważny jest czas. Im wcześniej podejmiesz działania, tym większa szansa na płynne i bezproblemowe wdrożenie. Umów się na bezpłatną konsultację z ekspertem Comarch i dowiedz się, jak najlepiej przygotować swoją firmę do nadchodzących zmian.

Księgowość
Firmy chcą zatrudniać księgowych, ale… nie mają kogo! Brakuje ekspertów z doświadczeniem
09 cze 2025

Mimo stabilnej sytuacji kadrowej i rosnących wynagrodzeń, aż 84% księgowych przyznaje: znalezienie doświadczonego specjalisty to dziś prawdziwe wyzwanie. Barometr nastrojów 2025 pokazuje, że firmy częściej planują rekrutację niż redukcje – ale idealny kandydat musi dziś mieć znacznie więcej niż tylko znajomość Excela.

Bez księgowych ani rusz. Przedsiębiorcy doceniają ich nie tylko za rachunki, ale i za wsparcie strategiczne
09 cze 2025

Aż 75% przedsiębiorców w Polsce darzy swoje księgowe i księgowych dużym zaufaniem, a 71% uważa, że ich wiedza realnie wpływa na sukces firmy – wynika z najnowszego badania. Księgowi stają się dziś nie tylko strażnikami finansów, ale i partnerami w rozwoju biznesu.

Dzień Księgowego 2025
09 cze 2025

9 czerwca obchodzimy Dzień Księgowego – święto ludzi, bez których żadna firma nie mogłaby działać w spokoju i zgodzie z przepisami.

Czego życzyć księgowym w 2025 r. z okazji Dnia Księgowego?
09 cze 2025

Dzień 9 czerwca to corocznie obchodzony Dzień Księgowego - święto ustanowione przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. Z tej okazji warto nie tylko podziękować przedstawicielom branży za trudną i odpowiedzialną pracę, ale też zastanowić się, jakie życzenia byłyby dziś dla tej grupy zawodowej naprawdę ważne. Przez lata zawód ten kojarzył się z biurkiem uginającym się pod ciężarem papierowych dokumentów i ręcznym przeliczaniem kolumn cyfr. Rzeczywistość w 2025 roku jest jednak zupełnie inna.
Współczesny księgowy to wsparcie, partner biznesowy, technologiczny lider i strażnik zmian legislacyjnych. Z jakimi wyzwaniami mierzy się na co dzień i czego możemy mu życzyć, by praca była bardziej satysfakcjonująca?

Jak przygotować firmę na KSeF? Kompleksowy przewodnik po e-fakturowaniu
09 cze 2025

Odroczenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na 2026 rok nie oznacza, że jego wdrożenie można odłożyć na później. Przeciwnie – to ostatni moment, by rzeczywiście przygotować firmę na nadchodzące zmiany, unikając późniejszej presji i kosztownych błędów. Wdrożenie nowego systemu e-fakturowania to złożony proces, który wymaga czasu, planu i zaangażowania wielu zespołów. Jak się do niego przygotować i dlaczego nie warto zwlekać?

Najniższa krajowa 2026: MF proponuje 4806 zł, a MRPiPS 5056 zł brutto miesięcznie
09 cze 2025

W dniu 7 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało swoje oświadczenie w sprawie nieprawdziwych informacji dotyczących kwoty podwyżki płacy minimalnej w 2026 r.

KPiR: czym jest i jak ją prowadzić? Najważniejsze zasady uproszczonej księgowości
07 cze 2025

Odpowiadając wprost na postawione w tytule pytanie, Księga Przychodów i Rozchodów (dalej: „KPiR”) to jeden z przewidzianych w polskim prawie sposobów prowadzenia ewidencji księgowej pozwalającej na określenie zobowiązań podatkowych. Najczęściej KPiR kojarzy się osobom, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, w tym takim, które są zatrudniona w formie b2b. Niemniej, wbrew powszechnemu przeświadczeniu i pomimo tego, że obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów został wprowadzony w art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, taką formę rachunkowości mogą przyjąć nie tylko osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

Dalsze obniżki stóp procentowych NBP dopiero jesienią 2025 roku? Prezes Glapiński: RPP nie zapowiada dalszych zmian; wzmocniły się czynniki inflacyjne
07 cze 2025

Rada Polityki Pieniężnej prawdopodobnie poczeka z kolejnymi obniżkami stóp procentowych przynajmniej do września - oceniają ekonomiści Santander BP. Ich zdaniem konferencja prasowa Prezesa NBP z 5 czerwca 2025 r. zasygnalizowała kolejną zmianę w nastawieniu banku centralnego - w kierunku bardziej jastrzębiej polityki. Podobnie oceniają analitycy innych banków (ING BSK, mBanku). Na tej konferencji Prezes Glapiński podkreślił, że Rada Polityki Pieniężnej w obecnej sytuacji nie zapowiada ścieżki przyszłych stóp proc., nie zobowiązuje się do żadnych decyzji, a kolejne decyzje będą podejmowane w reakcji na bieżące informacje. Dodał, że wzmocniły się czynniki mogące zwiększyć presję inflacyjną w dłuższym okresie.

Dopłaty bezpośrednie 2025: Nabór kończy się już 16 czerwca
05 cze 2025

Rolnicy mogą składać wnioski o dopłaty bezpośrednie i obszarowe za 2025 rok wyłącznie przez internet, korzystając z aplikacji eWniosekPlus. Termin upływa 16 czerwca, ale dokumenty będzie można złożyć do 11 lipca – z potrąceniem. Pomoc oferują pracownicy ARiMR i infolinia agencji.

Ulga podatkowa dla pracującego seniora. Co w sytuacji przejścia na emeryturę w ciągu roku podatkowego?
05 cze 2025

Już czwarty rok w podatku dochodowym od osób fizycznych obowiązuje wprowadzona w ramach Polskiego Ładu tzw. ulga dla pracujących seniorów. Jest to tak naprawdę zwolnienie podatkowe, do którego mają prawo osoby, które osiągnęły powszechny wiek emerytalny (60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn), nadal pracują zarobkowo i nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty rodzinnej. Z tej ulgi mogą też korzystać te osoby, które mają przyznaną emeryturę lecz jej nie pobierają, ponieważ nie rozwiązały stosunku pracy – czyli mają zawieszone prawo do emerytury. Powstaje pytanie, czy do tego zwolnienia mają prawo również te osoby, które w trakcie roku podatkowego (kalendarzowego) przeszły na emeryturę. Wyjaśnił to niedawno Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

pokaż więcej
Proszę czekać...