REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KPiR: czym jest i jak ją prowadzić? Najważniejsze zasady uproszczonej księgowości

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
księgowy, księgowość, podatki, kpir
KPiR: czym jest i jak ją prowadzić? Najważniejsze zasady uproszczonego księgowania
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Odpowiadając wprost na postawione w tytule pytanie, Księga Przychodów i Rozchodów (dalej: „KPiR”) to jeden z przewidzianych w polskim prawie sposobów prowadzenia ewidencji księgowej pozwalającej na określenie zobowiązań podatkowych. Najczęściej KPiR kojarzy się osobom, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, w tym takim, które są zatrudniona w formie b2b. Niemniej, wbrew powszechnemu przeświadczeniu i pomimo tego, że obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów został wprowadzony w art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, taką formę rachunkowości mogą przyjąć nie tylko osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

rozwiń >

KPiR: limity oraz podmioty, które mogą korzystać z uproszczonej księgowości

Co do zasady ewidencję w formie KPiR powinny prowadzić takie podmioty jak:
• osoby fizyczne, które osiągają przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i jako formę opodatkowania przychodu wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy,
• przedsiębiorstwa w spadku,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki partnerskie.

Dodatkowym warunkiem jest to, by przychody ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości w złotych 2.500.000 euro. Limit przeliczamy po kursie średnim NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego. W 2025 r. limit wynosi 10.711.500 zł. Przekroczenie limitu powoduje konieczność przejścia na pełne księgi zgodnie z art. 2 ust. 2 Ustawy o rachunkowości, oczywiście istnieje możliwość powrotu, ale dopiero od kolejno następującego roku podatkowego, jeżeli za mijający rok przychody nie przekraczają limitu.

REKLAMA

Autopromocja

KPiR: zasady prowadzenia

Co istotne, podmioty zobowiązane do prowadzenia KPiR, powinny ją założyć na dzień 1 stycznia danego roku podatkowego lub pierwszy dzień rozpoczęcia działalności w danym roku podatkowym. Zapisy powinny być prowadzone w języku polskim, a wartości przychodów i kosztów powinny być denominowane w złotych polskich. Księgę można prowadzić w formie zarówno elektronicznej, jak i papierowej. Jeśli wybierzemy formę papierową, to wszystkie strony muszą być ze sobą spięte i kolejno ponumerowane. Natomiast w przypadku ewidencji elektronicznej przedsiębiorca powinien:
• posiadać instrukcję obsługi programu komputerowego do jej prowadzenia,
• stosować program komputerowy, który zapewnia bezzwłoczny wgląd w treść zapisów i możliwość wydrukowania danych w porządku chronologicznym zgodnie z wzorem,
• przechowywać dane w taki sposób, żeby były chronione przed zniszczeniem lub zniekształceniem.

W tym przypadku, należy też zapisywać kopię elektronicznej KPiR na osobnym nośniku danych, takim jak np. pendrive. Jest to nie tylko wymóg prawny, ale również zalecenie dobrej praktyki gospodarczej.

KPiR – rzetelne księgi, czyli jakie?

Niezależnie jednak od formy KPiR powinna być prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy ponieważ księgi prowadzone w sposób nierzetelny mogą doprowadzić do rozpoznania przestępstwa skarbowego. Może zatem powstać pytanie, co oznacza, że księga jest prowadzona w sposób nierzetelny. Przede wszystkim, cechami wskazującymi na brak rzetelności przy prowadzeniu KPiR są następujące elementy:
- wpis o zdarzeniu, które nie miało miejsca w rzeczywistości,
- brak wpisu o zdarzeniu, które zaistniało,
- uwzględnienie w niej innych kwot niż realnie zaistniałe.

Zgodnie z § 10 ust.4 Rozporządzenia ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, księgę uznaje się za rzetelną, gdy:
- niewpisanie lub błędnie wpisanie kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany roku podatkowy,
- brak właściwych zapisów związany jest z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym,
- błędy spowodowały podwyższenie kwoty opodatkowania,
- podatnik dokonał korekty przed rozpoczęciem kontroli podatkowej.

Konsekwencją prowadzenia KPIR w sposób nierzetelny lub wadliwy może być nałożenie kary grzywny. Jednak nie należy również zapominać o tym, że wadliwie lub nierzetelnie prowadzona KPiR uprawnia organ podatkowy w przypadku kontroli do samodzielnego przeliczenia poszczególnych wartości i doszacowania zobowiązania podatkowego.

KRIP – dodatkowe ewidencje

Szczegóły dotyczące sposobu i warunków prowadzenia KPiR, a także zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: „Rozporządzenie”). Jednocześnie, poza standardowym zakresem KPiR, w niektórych przypadkach konieczne będzie dodatkowe prowadzenie ewidencji:
• środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• sprzedaży,
• przebiegu pojazdów, gdy samochód stanowi środek trwały przedsiębiorcy wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych,
• kupna i sprzedaży wartości dewizowych dla działalności kantorowej.

Rozporządzenie nie nakłada obowiązku rozliczenia należności i zobowiązań, a co za tym idzie nie ma obowiązku potwierdzania sald jak w przypadku prowadzenia pełnych ksiąg. W praktyce również podmioty prowadzące KPiR nie odsyłają potwierdzeń sald. Warto tu jednak zastanowić się czy rozliczenia nie będą pomocne, w szczególności przy sprawdzaniu zobowiązań nieopłaconych tzw. „złych długów”.

KPiR- zasady przechowywania i dokonywania zapisów

KPiR oraz dodatkowe wymagane elementy ewidencji należy przechowywać w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania przez niego działalności. Oczywiście, ewidencje mogą być również przechowywane w siedzibie biura rachunkowego, któremu podatnik powierzył prowadzenie ksiąg Ewidencje należy przechowywać przez okres pięciu lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na jej podstawie.

Ciekawostką jest, że formę uproszczoną księgowości podatnik może samodzielnie prowadzić nie posiadając uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg. Wpisów musi jednak dokonywać na bieżąco, jeden raz dziennie po zakończeniu dnia nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Jedynie oddanie prowadzenia KPiR do biura rachunkowego, zgodnie z § 27 Rozporządzenia pozwala na późniejsze ewidencjonowanie wpisów, lecz nie później niż do 20 następnego miesiąca.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

KPIR czy pełne księgi ?

REKLAMA

Po przeanalizowaniu powyższych warunków i ograniczeń może się wydawać, że prowadzenie KPiR to proces skomplikowany. Jednak w porównaniu do alternatywy jaką może być pełna księga rachunkowa, KPiR jest ewidencją korzystną chociażby ze względu na swoją prostotę. Należy pamiętać, że wzór KPiR zawarty jest w Załączniku nr 1 do Rozporządzenia i zawiera zaledwie 17 pozycji. Mniejsze wymagania co do treści niż w przypadku ksiąg rachunkowych wpływają na niższe koszty prowadzenia takiej księgowości. Wpisów w KPiR dokonuje się na podstawie dowodów księgowych i dokumentów zbiorczych. Jednocześnie, podobnie jak w przypadku ksiąg rachunkowych, w KPiR można wyodrębnić wszystkie niezbędne przychody i koszty. Podatek do zapłaty jest natomiast wyliczany na podstawie realnego dochodu. Zatem taka forma w niektórych przypadkach może wpływać na dużo korzystniejsze rozliczenia fiskalne.

Warto zatem dokonać analizy sytuacji przedsiębiorstwa pod kątem możliwości prowadzenia ewidencji w formie Księgi Przychodów i Rozchodów, a także wpływu takiego wyboru na rozliczenia fiskalne. W razie pytań zachęcamy do kontaktu z naszymi specjalistami, którzy przeprowadzą kompleksową weryfikację Państwa sytuacji.

Dr Adam Barcikowski - Senior Manager w Nexia Advicero
Joanna Miklaszewska - Accounting Manager w Nexia Advicero

Podstawa prawna:
- art. 24a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 163; ostatnia zmiana: Dz.U. z 2025 r., poz. 680);
- rozporządzenie ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - (Dz.U. z 2019 r. poz. 2544; ostatnia zmiana: Dz.U. z 2024 r., poz. 1744)

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Każda faktura VAT w 2026 r. obowiązkowo wystawiana aż w sześciu formach. Ryzyko powstania wielu oryginałów tej samej faktury. Czy ktoś się w tym połapie?

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. nowelizująca ustawę o VAT w zakresie obowiązkowego modelu KSeF została już podpisana przez Prezydenta RP i musimy jeszcze poczekać na rozporządzenia wykonawcze, gdzie m.in. uregulowane będą szczegóły informatyczne (kody, certyfikaty). Ale to nie koniec – musi się jeszcze pojawić oprogramowanie interfejsowe, a zwłaszcza jego „specyfikacja”. Ile będziemy na to czekać? Nie wiadomo. Ale czas płynie. Wiemy dziś, że obok dwóch faktur w postaci tradycyjnej (papierowe lub elektroniczne), pojawiają się w tych przepisach aż cztery nowe formy - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Self-billing w KSeF jako nowe możliwości dla zagranicznych podmiotów

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi wiele pytań wśród polskich podatników, ale coraz częściej także wśród podmiotów zagranicznych działających w Polsce i rozliczających tu VAT. Jednym z kluczowych zagadnień – rzadko poruszanych publicznie – jest możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formule self-billingu przez podmioty nieposiadające siedziby w Polsce. Czy KSeF przewiduje taką opcję? Jakie warunki muszą zostać spełnione i z jakimi wyzwaniami trzeba się liczyć?

Certyfikaty KSeF – ostatni dzwonek dla firm! Bez nich fiskus zablokuje faktury

Od listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli wnioskować o certyfikaty KSeF. Brak tego dokumentu od 2026 r. może oznaczać paraliż wystawiania faktur. A od 2027 r. system nie uzna już żadnej innej metody logowania.

KSeF nadchodzi! Skarbówka przejmuje faktury – obowiązek już od lutego 2026: Kto jest zobowiązany do korzystania z KSeF, a kto jest wyłączony? Zapoznaj się z podstawowymi informacjami

Od 1 lutego 2026 r. żadna firma nie ucieknie przed KSeF. Wszystkie faktury trafią do centralnego systemu skarbowego, a przedsiębiorcy będą musieli wystawiać je wyłącznie w nowym formacie. Najwięksi podatnicy wejdą w obowiązek pierwsi, a reszta już od kwietnia 2026 r. Sprawdź, kto i kiedy zostanie objęty nowymi rygorami – i jakie wyjątki jeszcze ratują niektórych z obowiązkowego e-fakturowania.

REKLAMA

Nowe prawo ratuje rolników przed komornikiem! Teraz egzekucje długów wstrzymane po złożeniu wniosku do KOWR

Rolnicy w tarapatach finansowych zyskali tarczę ochronną. Dzięki nowelizacji ustawy o restrukturyzacji zadłużenia złożenie wniosku do Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa wstrzymuje egzekucję komorniczą. Zmiana ma dać czas na rozmowy z wierzycielami, ułatwić restrukturyzację i uchronić tysiące gospodarstw przed nagłą utratą majątku. To krok, który eksperci określają jako bardzo istotny dla bezpieczeństwa produkcji żywności w Polsce.

KSeF 2026: Tryb offline24, offline, awaria i awaria całkowita - co trzeba wiedzieć? MF wyjaśnia

Nowe przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur, które wejdą w życie od lutego 2026 r., przewidują różne procedury na wypadek problemów technicznych i awarii systemu. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, czym różni się tryb offline24, tryb offline, tryb awaryjny oraz procedura na wypadek awarii całkowitej – a także jakie obowiązki w zakresie wystawiania, przesyłania i udostępniania faktur będą spoczywać na podatnikach w każdej z tych sytuacji.

KSeF 2.0: Wielka rewolucja w fakturowaniu i VAT! Co dokładnie się zmieni i kogo obejmą nowe przepisy?

KSeF wchodzi na stałe i już od 2026 roku każda faktura będzie musiała być wystawiona elektronicznie. Nowa ustawa całkowicie zmienia zasady rozliczeń i obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. To największa rewolucja w fakturowaniu od lat.

Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu rozliczeń firmy

Od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. System zmieni sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów i współpracę z księgowością. W zamian przewidziano m.in. szybszy zwrot VAT. Eksperci podkreślają jednak, że firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz – zwlekanie może skończyć się paraliżem rozliczeń.

REKLAMA

Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą

Mamy już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców straci możliwość wystawiania tradycyjnych faktur, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać wyłącznie z KSeF. Eksperci ostrzegają: realnego czasu na wdrożenie jest dużo mniej, niż się wydaje.

Rewolucja w interpretacjach podatkowych? Rząd planuje centralizację i zmiany w Ordynacji podatkowej – co to oznacza dla podatników i samorządów?

Rząd szykuje zmiany w Ordynacji podatkowej, które mają ułatwić dostęp do interpretacji podatkowych i uporządkować ich publikację. Zamiast rozproszenia na setkach stron samorządowych, wszystkie dokumenty trafią do jednej centralnej bazy – systemu EUREKA, co ma zwiększyć przejrzystość i przewidywalność prawa podatkowego.

REKLAMA