REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KPiR: czym jest i jak ją prowadzić? Najważniejsze zasady uproszczonej księgowości

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
księgowy, księgowość, podatki, kpir
KPiR: czym jest i jak ją prowadzić? Najważniejsze zasady uproszczonego księgowania
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Odpowiadając wprost na postawione w tytule pytanie, Księga Przychodów i Rozchodów (dalej: „KPiR”) to jeden z przewidzianych w polskim prawie sposobów prowadzenia ewidencji księgowej pozwalającej na określenie zobowiązań podatkowych. Najczęściej KPiR kojarzy się osobom, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, w tym takim, które są zatrudniona w formie b2b. Niemniej, wbrew powszechnemu przeświadczeniu i pomimo tego, że obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów został wprowadzony w art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, taką formę rachunkowości mogą przyjąć nie tylko osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

rozwiń >

KPiR: limity oraz podmioty, które mogą korzystać z uproszczonej księgowości

Co do zasady ewidencję w formie KPiR powinny prowadzić takie podmioty jak:
• osoby fizyczne, które osiągają przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i jako formę opodatkowania przychodu wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy,
• przedsiębiorstwa w spadku,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki partnerskie.

Dodatkowym warunkiem jest to, by przychody ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości w złotych 2.500.000 euro. Limit przeliczamy po kursie średnim NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego. W 2025 r. limit wynosi 10.711.500 zł. Przekroczenie limitu powoduje konieczność przejścia na pełne księgi zgodnie z art. 2 ust. 2 Ustawy o rachunkowości, oczywiście istnieje możliwość powrotu, ale dopiero od kolejno następującego roku podatkowego, jeżeli za mijający rok przychody nie przekraczają limitu.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

KPiR: zasady prowadzenia

Co istotne, podmioty zobowiązane do prowadzenia KPiR, powinny ją założyć na dzień 1 stycznia danego roku podatkowego lub pierwszy dzień rozpoczęcia działalności w danym roku podatkowym. Zapisy powinny być prowadzone w języku polskim, a wartości przychodów i kosztów powinny być denominowane w złotych polskich. Księgę można prowadzić w formie zarówno elektronicznej, jak i papierowej. Jeśli wybierzemy formę papierową, to wszystkie strony muszą być ze sobą spięte i kolejno ponumerowane. Natomiast w przypadku ewidencji elektronicznej przedsiębiorca powinien:
• posiadać instrukcję obsługi programu komputerowego do jej prowadzenia,
• stosować program komputerowy, który zapewnia bezzwłoczny wgląd w treść zapisów i możliwość wydrukowania danych w porządku chronologicznym zgodnie z wzorem,
• przechowywać dane w taki sposób, żeby były chronione przed zniszczeniem lub zniekształceniem.

W tym przypadku, należy też zapisywać kopię elektronicznej KPiR na osobnym nośniku danych, takim jak np. pendrive. Jest to nie tylko wymóg prawny, ale również zalecenie dobrej praktyki gospodarczej.

KPiR – rzetelne księgi, czyli jakie?

Niezależnie jednak od formy KPiR powinna być prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy ponieważ księgi prowadzone w sposób nierzetelny mogą doprowadzić do rozpoznania przestępstwa skarbowego. Może zatem powstać pytanie, co oznacza, że księga jest prowadzona w sposób nierzetelny. Przede wszystkim, cechami wskazującymi na brak rzetelności przy prowadzeniu KPiR są następujące elementy:
- wpis o zdarzeniu, które nie miało miejsca w rzeczywistości,
- brak wpisu o zdarzeniu, które zaistniało,
- uwzględnienie w niej innych kwot niż realnie zaistniałe.

Zgodnie z § 10 ust.4 Rozporządzenia ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, księgę uznaje się za rzetelną, gdy:
- niewpisanie lub błędnie wpisanie kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany roku podatkowy,
- brak właściwych zapisów związany jest z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym,
- błędy spowodowały podwyższenie kwoty opodatkowania,
- podatnik dokonał korekty przed rozpoczęciem kontroli podatkowej.

Konsekwencją prowadzenia KPIR w sposób nierzetelny lub wadliwy może być nałożenie kary grzywny. Jednak nie należy również zapominać o tym, że wadliwie lub nierzetelnie prowadzona KPiR uprawnia organ podatkowy w przypadku kontroli do samodzielnego przeliczenia poszczególnych wartości i doszacowania zobowiązania podatkowego.

KRIP – dodatkowe ewidencje

Szczegóły dotyczące sposobu i warunków prowadzenia KPiR, a także zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: „Rozporządzenie”). Jednocześnie, poza standardowym zakresem KPiR, w niektórych przypadkach konieczne będzie dodatkowe prowadzenie ewidencji:
• środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• sprzedaży,
• przebiegu pojazdów, gdy samochód stanowi środek trwały przedsiębiorcy wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych,
• kupna i sprzedaży wartości dewizowych dla działalności kantorowej.

Rozporządzenie nie nakłada obowiązku rozliczenia należności i zobowiązań, a co za tym idzie nie ma obowiązku potwierdzania sald jak w przypadku prowadzenia pełnych ksiąg. W praktyce również podmioty prowadzące KPiR nie odsyłają potwierdzeń sald. Warto tu jednak zastanowić się czy rozliczenia nie będą pomocne, w szczególności przy sprawdzaniu zobowiązań nieopłaconych tzw. „złych długów”.

REKLAMA

KPiR- zasady przechowywania i dokonywania zapisów

KPiR oraz dodatkowe wymagane elementy ewidencji należy przechowywać w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania przez niego działalności. Oczywiście, ewidencje mogą być również przechowywane w siedzibie biura rachunkowego, któremu podatnik powierzył prowadzenie ksiąg Ewidencje należy przechowywać przez okres pięciu lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na jej podstawie.

Ciekawostką jest, że formę uproszczoną księgowości podatnik może samodzielnie prowadzić nie posiadając uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg. Wpisów musi jednak dokonywać na bieżąco, jeden raz dziennie po zakończeniu dnia nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Jedynie oddanie prowadzenia KPiR do biura rachunkowego, zgodnie z § 27 Rozporządzenia pozwala na późniejsze ewidencjonowanie wpisów, lecz nie później niż do 20 następnego miesiąca.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

KPIR czy pełne księgi ?

Po przeanalizowaniu powyższych warunków i ograniczeń może się wydawać, że prowadzenie KPiR to proces skomplikowany. Jednak w porównaniu do alternatywy jaką może być pełna księga rachunkowa, KPiR jest ewidencją korzystną chociażby ze względu na swoją prostotę. Należy pamiętać, że wzór KPiR zawarty jest w Załączniku nr 1 do Rozporządzenia i zawiera zaledwie 17 pozycji. Mniejsze wymagania co do treści niż w przypadku ksiąg rachunkowych wpływają na niższe koszty prowadzenia takiej księgowości. Wpisów w KPiR dokonuje się na podstawie dowodów księgowych i dokumentów zbiorczych. Jednocześnie, podobnie jak w przypadku ksiąg rachunkowych, w KPiR można wyodrębnić wszystkie niezbędne przychody i koszty. Podatek do zapłaty jest natomiast wyliczany na podstawie realnego dochodu. Zatem taka forma w niektórych przypadkach może wpływać na dużo korzystniejsze rozliczenia fiskalne.

Warto zatem dokonać analizy sytuacji przedsiębiorstwa pod kątem możliwości prowadzenia ewidencji w formie Księgi Przychodów i Rozchodów, a także wpływu takiego wyboru na rozliczenia fiskalne. W razie pytań zachęcamy do kontaktu z naszymi specjalistami, którzy przeprowadzą kompleksową weryfikację Państwa sytuacji.

Dr Adam Barcikowski - Senior Manager w Nexia Advicero
Joanna Miklaszewska - Accounting Manager w Nexia Advicero

Podstawa prawna:
- art. 24a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 163; ostatnia zmiana: Dz.U. z 2025 r., poz. 680);
- rozporządzenie ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - (Dz.U. z 2019 r. poz. 2544; ostatnia zmiana: Dz.U. z 2024 r., poz. 1744)

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Masz pieniądze na koncie? To jeszcze nie znaczy, że masz płynność finansową

„Na koncie mam 80 tysięcy, więc wszystko jest pod kontrolą.” — to jedno z najczęściej wypowiadanych zdań przez przedsiębiorców. Niestety, w rzeczywistości nie mówi ono nic o kondycji finansowej firmy.Saldo konta to tylko liczba. Bez kontekstu potrafi być mylące, a nawet niebezpieczne. Bo jeśli z tych 80 tysięcy trzydzieści tysięcy to VAT do zapłaty, piętnaście tysięcy to wynagrodzenia, dziesięć tysięcy to niezapłacone faktury, a pięć tysięcy to ZUS i inne zobowiązania — to realnie zostaje dwadzieścia tysięcy do dyspozycji. A może i mniej, jeśli za tydzień trzeba zapłacić CIT albo ratę leasingu.

Czy obowiązkowy KSeF sprawi, że księgowi będą mieli mniej pracy? Niekoniecznie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym, mające na celu uproszczenie i zautomatyzowanie obiegu faktur – od ich wystawienia, przez przesyłanie, aż po archiwizację. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada, że dzięki obowiązkowemu modelowi KSeF przedsiębiorcy i księgowi zyskają czas, w praktyce księgowi nie spodziewają się mniejszego nakładu pracy. Wręcz przeciwnie, 36,1% księgowych oczekuje, że wdrożenie KSeF przysporzy im więcej obowiązków, a 75% z nich nadal czuje, że ich firma nie jest przygotowana do wdrożenia KseF – wynika z raportu fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”.

Polskie jabłka na Łotwie… a w Białorusi? Spór podatkowy trafia do TSUE

Wyobraźmy sobie typowy dzień w polskiej firmie eksportującej jabłka. Towar gotowy, kontrahent zarejestrowany na Łotwie, formalności załatwione – wszystko wydaje się proste. Ale niespodziewanie pojawia się problem: jabłka wylądowały w Białorusi. I nagle w centrum uwagi znajduje się VAT – czy to wciąż wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), czy już eksport?

Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

REKLAMA

Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

REKLAMA

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Jak rozliczać auta kupione do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

REKLAMA