REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KPiR: czym jest i jak ją prowadzić? Najważniejsze zasady uproszczonej księgowości

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
księgowy, księgowość, podatki, kpir
KPiR: czym jest i jak ją prowadzić? Najważniejsze zasady uproszczonego księgowania
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Odpowiadając wprost na postawione w tytule pytanie, Księga Przychodów i Rozchodów (dalej: „KPiR”) to jeden z przewidzianych w polskim prawie sposobów prowadzenia ewidencji księgowej pozwalającej na określenie zobowiązań podatkowych. Najczęściej KPiR kojarzy się osobom, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, w tym takim, które są zatrudniona w formie b2b. Niemniej, wbrew powszechnemu przeświadczeniu i pomimo tego, że obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów został wprowadzony w art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, taką formę rachunkowości mogą przyjąć nie tylko osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

rozwiń >

KPiR: limity oraz podmioty, które mogą korzystać z uproszczonej księgowości

Co do zasady ewidencję w formie KPiR powinny prowadzić takie podmioty jak:
• osoby fizyczne, które osiągają przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i jako formę opodatkowania przychodu wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy,
• przedsiębiorstwa w spadku,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki partnerskie.

Dodatkowym warunkiem jest to, by przychody ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości w złotych 2.500.000 euro. Limit przeliczamy po kursie średnim NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego. W 2025 r. limit wynosi 10.711.500 zł. Przekroczenie limitu powoduje konieczność przejścia na pełne księgi zgodnie z art. 2 ust. 2 Ustawy o rachunkowości, oczywiście istnieje możliwość powrotu, ale dopiero od kolejno następującego roku podatkowego, jeżeli za mijający rok przychody nie przekraczają limitu.

REKLAMA

REKLAMA

KPiR: zasady prowadzenia

Co istotne, podmioty zobowiązane do prowadzenia KPiR, powinny ją założyć na dzień 1 stycznia danego roku podatkowego lub pierwszy dzień rozpoczęcia działalności w danym roku podatkowym. Zapisy powinny być prowadzone w języku polskim, a wartości przychodów i kosztów powinny być denominowane w złotych polskich. Księgę można prowadzić w formie zarówno elektronicznej, jak i papierowej. Jeśli wybierzemy formę papierową, to wszystkie strony muszą być ze sobą spięte i kolejno ponumerowane. Natomiast w przypadku ewidencji elektronicznej przedsiębiorca powinien:
• posiadać instrukcję obsługi programu komputerowego do jej prowadzenia,
• stosować program komputerowy, który zapewnia bezzwłoczny wgląd w treść zapisów i możliwość wydrukowania danych w porządku chronologicznym zgodnie z wzorem,
• przechowywać dane w taki sposób, żeby były chronione przed zniszczeniem lub zniekształceniem.

W tym przypadku, należy też zapisywać kopię elektronicznej KPiR na osobnym nośniku danych, takim jak np. pendrive. Jest to nie tylko wymóg prawny, ale również zalecenie dobrej praktyki gospodarczej.

KPiR – rzetelne księgi, czyli jakie?

Niezależnie jednak od formy KPiR powinna być prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy ponieważ księgi prowadzone w sposób nierzetelny mogą doprowadzić do rozpoznania przestępstwa skarbowego. Może zatem powstać pytanie, co oznacza, że księga jest prowadzona w sposób nierzetelny. Przede wszystkim, cechami wskazującymi na brak rzetelności przy prowadzeniu KPiR są następujące elementy:
- wpis o zdarzeniu, które nie miało miejsca w rzeczywistości,
- brak wpisu o zdarzeniu, które zaistniało,
- uwzględnienie w niej innych kwot niż realnie zaistniałe.

Zgodnie z § 10 ust.4 Rozporządzenia ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, księgę uznaje się za rzetelną, gdy:
- niewpisanie lub błędnie wpisanie kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany roku podatkowy,
- brak właściwych zapisów związany jest z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym,
- błędy spowodowały podwyższenie kwoty opodatkowania,
- podatnik dokonał korekty przed rozpoczęciem kontroli podatkowej.

Konsekwencją prowadzenia KPIR w sposób nierzetelny lub wadliwy może być nałożenie kary grzywny. Jednak nie należy również zapominać o tym, że wadliwie lub nierzetelnie prowadzona KPiR uprawnia organ podatkowy w przypadku kontroli do samodzielnego przeliczenia poszczególnych wartości i doszacowania zobowiązania podatkowego.

KRIP – dodatkowe ewidencje

Szczegóły dotyczące sposobu i warunków prowadzenia KPiR, a także zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: „Rozporządzenie”). Jednocześnie, poza standardowym zakresem KPiR, w niektórych przypadkach konieczne będzie dodatkowe prowadzenie ewidencji:
• środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• sprzedaży,
• przebiegu pojazdów, gdy samochód stanowi środek trwały przedsiębiorcy wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych,
• kupna i sprzedaży wartości dewizowych dla działalności kantorowej.

Rozporządzenie nie nakłada obowiązku rozliczenia należności i zobowiązań, a co za tym idzie nie ma obowiązku potwierdzania sald jak w przypadku prowadzenia pełnych ksiąg. W praktyce również podmioty prowadzące KPiR nie odsyłają potwierdzeń sald. Warto tu jednak zastanowić się czy rozliczenia nie będą pomocne, w szczególności przy sprawdzaniu zobowiązań nieopłaconych tzw. „złych długów”.

REKLAMA

KPiR- zasady przechowywania i dokonywania zapisów

KPiR oraz dodatkowe wymagane elementy ewidencji należy przechowywać w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania przez niego działalności. Oczywiście, ewidencje mogą być również przechowywane w siedzibie biura rachunkowego, któremu podatnik powierzył prowadzenie ksiąg Ewidencje należy przechowywać przez okres pięciu lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na jej podstawie.

Ciekawostką jest, że formę uproszczoną księgowości podatnik może samodzielnie prowadzić nie posiadając uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg. Wpisów musi jednak dokonywać na bieżąco, jeden raz dziennie po zakończeniu dnia nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Jedynie oddanie prowadzenia KPiR do biura rachunkowego, zgodnie z § 27 Rozporządzenia pozwala na późniejsze ewidencjonowanie wpisów, lecz nie później niż do 20 następnego miesiąca.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

KPIR czy pełne księgi ?

Po przeanalizowaniu powyższych warunków i ograniczeń może się wydawać, że prowadzenie KPiR to proces skomplikowany. Jednak w porównaniu do alternatywy jaką może być pełna księga rachunkowa, KPiR jest ewidencją korzystną chociażby ze względu na swoją prostotę. Należy pamiętać, że wzór KPiR zawarty jest w Załączniku nr 1 do Rozporządzenia i zawiera zaledwie 17 pozycji. Mniejsze wymagania co do treści niż w przypadku ksiąg rachunkowych wpływają na niższe koszty prowadzenia takiej księgowości. Wpisów w KPiR dokonuje się na podstawie dowodów księgowych i dokumentów zbiorczych. Jednocześnie, podobnie jak w przypadku ksiąg rachunkowych, w KPiR można wyodrębnić wszystkie niezbędne przychody i koszty. Podatek do zapłaty jest natomiast wyliczany na podstawie realnego dochodu. Zatem taka forma w niektórych przypadkach może wpływać na dużo korzystniejsze rozliczenia fiskalne.

Warto zatem dokonać analizy sytuacji przedsiębiorstwa pod kątem możliwości prowadzenia ewidencji w formie Księgi Przychodów i Rozchodów, a także wpływu takiego wyboru na rozliczenia fiskalne. W razie pytań zachęcamy do kontaktu z naszymi specjalistami, którzy przeprowadzą kompleksową weryfikację Państwa sytuacji.

Dr Adam Barcikowski - Senior Manager w Nexia Advicero
Joanna Miklaszewska - Accounting Manager w Nexia Advicero

Podstawa prawna:
- art. 24a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 163; ostatnia zmiana: Dz.U. z 2025 r., poz. 680);
- rozporządzenie ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - (Dz.U. z 2019 r. poz. 2544; ostatnia zmiana: Dz.U. z 2024 r., poz. 1744)

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Prof. Modzelewski: Przepisy regulujące KSeF są sprzeczne z prawem UE

Jak twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski, przepisy o KSeF są sprzeczne z art. 90 dyrektywy 2006/112/UE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, która nakazuje określić państwom członkowskim m.in. warunki zmniejszenia podstawy opodatkowania w przypadku anulowania faktur.

Najczęstsze błędy w zarządzaniu finansami firmowymi: co możesz zmienić nawet od jutra

Wielu przedsiębiorców zaczyna swoją działalność z pasją i determinacją, szybko zdobywając pierwszych klientów. Jednak po kilku miesiącach pojawia się rozczarowanie: są przychody, ale brakuje gotówki. To nie przypadek – to efekt powtarzalnych błędów w zarządzaniu finansami, które można wyeliminować, jeśli tylko się je rozpozna i zrozumie.

Decyzja RPP w sprawie stóp procentowych

Rada Polityki Pieniężnej obniżyła w środę stopy procentowe o 25 pkt. bazowych; stopa referencyjna wyniesie 4,5 proc. w skali rocznej. To czwarta obniżka stóp procentowych w tym roku.

Umowy o dzieło mniej popularne. ZUS pokazał statystyki

Umowy o dzieło w Polsce pozostają domeną krótkich zleceń – aż 28 proc. trwa jeden dzień, a najwięcej wykonawców tych umów to osoby w wieku 30–39 lat. Dane ZUS za pierwsze półrocze wskazują na rosnący udział sektorów kreatywnych, takich jak informacja i komunikacja.

REKLAMA

Reeksport po nieudanej dostawie – jak prawidłowo postąpić?

Eksport towarów poza Unię Europejską jest procesem wieloetapowym i wymaga zarówno sprawnej logistyki, jak i poprawnego dopełnienia obowiązków celnych oraz podatkowych. Pomimo starannego przygotowania, czasami zdarzają się sytuacje, w których kontrakt handlowy nie zostaje zrealizowany – odbiorca w kraju trzecim z różnych powodów nie przyjmuje przesyłki. W rezultacie towar wraca na teren Unii, co rodzi szereg pytań: jak ująć taki zwrot w dokumentacji? czy trzeba korygować rozliczenia podatkowe? jak ponownie wysłać towar zgodnie z przepisami?

Księgowość influencerów i twórców internetowych. Rozliczanie: barterów, donejtów, kosztów. Kiedy trzeba zarejestrować działalność?

Jak rozliczać nowoczesne źródła dochodu i jakie wyzwania stoją przed księgowymi obsługującymi branżę kreatywną? Influencerzy i twórcy internetowi przestali być ciekawostką świata popkultury, a stali się pełnoprawnymi przedsiębiorcami. Generują znaczące przychody z reklam, współpracy z markami, sprzedaży własnych produktów czy kursów online. Obsługa księgowa tej specyficznej branży stawia przed biurami rachunkowymi nowe wyzwania. Nietypowe źródła przychodów, różnorodne formy rozliczeń, a także niejednoznaczne interpretacje podatkowe to tylko część tematów, z którymi mierzą się księgowi influencerów. Jak poprawnie rozliczać tę branżę? Na co zwrócić uwagę, by nie narazić klienta na błędy podatkowe?

KSeF w jednostkach budżetowych – wyzwania i szanse. Wywiad z dr Małgorzatą Rzeszutek

Jak wdrożenie KSeF wpłynie na funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych? Jakie zagrożenia i korzyści niesie cyfrowa rewolucja w fakturowaniu? O tym rozmawiamy z dr Małgorzatą Rzeszutek, doradcą podatkowym i specjalistką w zakresie prawa podatkowego.

Pieniądze dla dziecka: Ile razy można dać bez podatku? Jest jeden kluczowy warunek przy darowiznach

Pieniądze dziecku bez podatku można przekazać wielokrotnie, gdyż nie jest istotne ile razy, ale trzeba uważać, aby po przekroczeniu limitu kwoty wolnej od podatku od darowizn dokonać niezbędnych formalności urzędowych. Sprawdź, jakie aktualnie obowiązują kwoty wolne od podatku.

REKLAMA

Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

Podatek od nieruchomości - stawki maksymalne w 2026 roku. 1,25 zł za 1 m2 mieszkania lub domu, 35,53 zł za 1 m2 biura, magazynu, sklepu

Stawki maksymalne podatku od nieruchomości będą w 2026 roku wyższe o ok. 4,5% od obowiązujących w 2025 roku. Przykładowo stawka maksymalna podatku od budynków mieszkalnych i samych mieszkań wyniesie w 2026 roku 1,25 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej, a od budynków (także mieszkalnych) używanych do prowadzenia działalności gospodarczej: 35,53 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. Faktyczne stawki podatku od nieruchomości na dany rok ustalają rady gmin w formie uchwały ale stawki te nie mogą być wyższe od maksymalnych stawek określonych przez Ministra Finansów i Gospodarki.

REKLAMA