REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KPiR: czym jest i jak ją prowadzić? Najważniejsze zasady uproszczonej księgowości

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Nexia Advicero
Doradztwo podatkowe, księgowość, corporate services, obsługa płacowo-kadrowa
księgowy, księgowość, podatki, kpir
KPiR: czym jest i jak ją prowadzić? Najważniejsze zasady uproszczonego księgowania
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Odpowiadając wprost na postawione w tytule pytanie, Księga Przychodów i Rozchodów (dalej: „KPiR”) to jeden z przewidzianych w polskim prawie sposobów prowadzenia ewidencji księgowej pozwalającej na określenie zobowiązań podatkowych. Najczęściej KPiR kojarzy się osobom, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, w tym takim, które są zatrudniona w formie b2b. Niemniej, wbrew powszechnemu przeświadczeniu i pomimo tego, że obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów został wprowadzony w art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, taką formę rachunkowości mogą przyjąć nie tylko osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

rozwiń >

KPiR: limity oraz podmioty, które mogą korzystać z uproszczonej księgowości

Co do zasady ewidencję w formie KPiR powinny prowadzić takie podmioty jak:
• osoby fizyczne, które osiągają przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i jako formę opodatkowania przychodu wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy,
• przedsiębiorstwa w spadku,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki partnerskie.

Dodatkowym warunkiem jest to, by przychody ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości w złotych 2.500.000 euro. Limit przeliczamy po kursie średnim NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego. W 2025 r. limit wynosi 10.711.500 zł. Przekroczenie limitu powoduje konieczność przejścia na pełne księgi zgodnie z art. 2 ust. 2 Ustawy o rachunkowości, oczywiście istnieje możliwość powrotu, ale dopiero od kolejno następującego roku podatkowego, jeżeli za mijający rok przychody nie przekraczają limitu.

REKLAMA

KPiR: zasady prowadzenia

Co istotne, podmioty zobowiązane do prowadzenia KPiR, powinny ją założyć na dzień 1 stycznia danego roku podatkowego lub pierwszy dzień rozpoczęcia działalności w danym roku podatkowym. Zapisy powinny być prowadzone w języku polskim, a wartości przychodów i kosztów powinny być denominowane w złotych polskich. Księgę można prowadzić w formie zarówno elektronicznej, jak i papierowej. Jeśli wybierzemy formę papierową, to wszystkie strony muszą być ze sobą spięte i kolejno ponumerowane. Natomiast w przypadku ewidencji elektronicznej przedsiębiorca powinien:
• posiadać instrukcję obsługi programu komputerowego do jej prowadzenia,
• stosować program komputerowy, który zapewnia bezzwłoczny wgląd w treść zapisów i możliwość wydrukowania danych w porządku chronologicznym zgodnie z wzorem,
• przechowywać dane w taki sposób, żeby były chronione przed zniszczeniem lub zniekształceniem.

W tym przypadku, należy też zapisywać kopię elektronicznej KPiR na osobnym nośniku danych, takim jak np. pendrive. Jest to nie tylko wymóg prawny, ale również zalecenie dobrej praktyki gospodarczej.

KPiR – rzetelne księgi, czyli jakie?

Niezależnie jednak od formy KPiR powinna być prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy ponieważ księgi prowadzone w sposób nierzetelny mogą doprowadzić do rozpoznania przestępstwa skarbowego. Może zatem powstać pytanie, co oznacza, że księga jest prowadzona w sposób nierzetelny. Przede wszystkim, cechami wskazującymi na brak rzetelności przy prowadzeniu KPiR są następujące elementy:
- wpis o zdarzeniu, które nie miało miejsca w rzeczywistości,
- brak wpisu o zdarzeniu, które zaistniało,
- uwzględnienie w niej innych kwot niż realnie zaistniałe.

Zgodnie z § 10 ust.4 Rozporządzenia ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, księgę uznaje się za rzetelną, gdy:
- niewpisanie lub błędnie wpisanie kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany roku podatkowy,
- brak właściwych zapisów związany jest z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym,
- błędy spowodowały podwyższenie kwoty opodatkowania,
- podatnik dokonał korekty przed rozpoczęciem kontroli podatkowej.

Konsekwencją prowadzenia KPIR w sposób nierzetelny lub wadliwy może być nałożenie kary grzywny. Jednak nie należy również zapominać o tym, że wadliwie lub nierzetelnie prowadzona KPiR uprawnia organ podatkowy w przypadku kontroli do samodzielnego przeliczenia poszczególnych wartości i doszacowania zobowiązania podatkowego.

KRIP – dodatkowe ewidencje

Szczegóły dotyczące sposobu i warunków prowadzenia KPiR, a także zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: „Rozporządzenie”). Jednocześnie, poza standardowym zakresem KPiR, w niektórych przypadkach konieczne będzie dodatkowe prowadzenie ewidencji:
• środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• sprzedaży,
• przebiegu pojazdów, gdy samochód stanowi środek trwały przedsiębiorcy wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych,
• kupna i sprzedaży wartości dewizowych dla działalności kantorowej.

Rozporządzenie nie nakłada obowiązku rozliczenia należności i zobowiązań, a co za tym idzie nie ma obowiązku potwierdzania sald jak w przypadku prowadzenia pełnych ksiąg. W praktyce również podmioty prowadzące KPiR nie odsyłają potwierdzeń sald. Warto tu jednak zastanowić się czy rozliczenia nie będą pomocne, w szczególności przy sprawdzaniu zobowiązań nieopłaconych tzw. „złych długów”.

KPiR- zasady przechowywania i dokonywania zapisów

KPiR oraz dodatkowe wymagane elementy ewidencji należy przechowywać w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania przez niego działalności. Oczywiście, ewidencje mogą być również przechowywane w siedzibie biura rachunkowego, któremu podatnik powierzył prowadzenie ksiąg Ewidencje należy przechowywać przez okres pięciu lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na jej podstawie.

Ciekawostką jest, że formę uproszczoną księgowości podatnik może samodzielnie prowadzić nie posiadając uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg. Wpisów musi jednak dokonywać na bieżąco, jeden raz dziennie po zakończeniu dnia nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Jedynie oddanie prowadzenia KPiR do biura rachunkowego, zgodnie z § 27 Rozporządzenia pozwala na późniejsze ewidencjonowanie wpisów, lecz nie później niż do 20 następnego miesiąca.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

KPIR czy pełne księgi ?

REKLAMA

Po przeanalizowaniu powyższych warunków i ograniczeń może się wydawać, że prowadzenie KPiR to proces skomplikowany. Jednak w porównaniu do alternatywy jaką może być pełna księga rachunkowa, KPiR jest ewidencją korzystną chociażby ze względu na swoją prostotę. Należy pamiętać, że wzór KPiR zawarty jest w Załączniku nr 1 do Rozporządzenia i zawiera zaledwie 17 pozycji. Mniejsze wymagania co do treści niż w przypadku ksiąg rachunkowych wpływają na niższe koszty prowadzenia takiej księgowości. Wpisów w KPiR dokonuje się na podstawie dowodów księgowych i dokumentów zbiorczych. Jednocześnie, podobnie jak w przypadku ksiąg rachunkowych, w KPiR można wyodrębnić wszystkie niezbędne przychody i koszty. Podatek do zapłaty jest natomiast wyliczany na podstawie realnego dochodu. Zatem taka forma w niektórych przypadkach może wpływać na dużo korzystniejsze rozliczenia fiskalne.

Warto zatem dokonać analizy sytuacji przedsiębiorstwa pod kątem możliwości prowadzenia ewidencji w formie Księgi Przychodów i Rozchodów, a także wpływu takiego wyboru na rozliczenia fiskalne. W razie pytań zachęcamy do kontaktu z naszymi specjalistami, którzy przeprowadzą kompleksową weryfikację Państwa sytuacji.

Dr Adam Barcikowski - Senior Manager w Nexia Advicero
Joanna Miklaszewska - Accounting Manager w Nexia Advicero

Podstawa prawna:
- art. 24a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 163; ostatnia zmiana: Dz.U. z 2025 r., poz. 680);
- rozporządzenie ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - (Dz.U. z 2019 r. poz. 2544; ostatnia zmiana: Dz.U. z 2024 r., poz. 1744)

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

REKLAMA

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

W 2026 r. wdrożenie obowiązkowego KSeF - czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

REKLAMA

Prowizja w kryptowalutach bez podatku – do chwili wymiany? Ważny wyrok WSA

Rynek kryptowalut wciąż działa w cieniu nie zawsze jednoznacznych regulacji podatkowych. Zdarza się, że firmy technologiczne muszą podejmować decyzje biznesowe bez jasnych odpowiedzi na pytania o moment powstania przychodu, zasady wyceny aktywów czy klasyfikację źródeł dochodu. Wiele osób sądzi, że rozporządzenie MICA kompleksowo reguluje cały rynek kryptoaktywów, podczas gdy w rzeczywistości nie dotyczy kwestii podatkowych. Wydawałoby się, że postępująca legislacja europejska rozwiązuje obecnie więcej problemów niż dotychczas, ale niestety nadal jeszcze pozostają pewne niejasne strefy. Jednym z takich obszarów jest rozliczanie prowizji pobieranych w kryptowalutach, szczególnie gdy nie towarzyszy im bezpośrednia płatność. Właśnie ten problem trafił pod ocenę Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) w Gdańsku.

Obowiązkowy KSeF: podatnicy zwolnieni z VAT nie będą chcieli faktur ustrukturyzowanych?

Podatnicy zwolnieni od VAT nie będą zainteresowani ”udostępnianiem” im w KSeF faktur ustrukturyzowanych – pisze profesor Witold Modzelewski. I wyjaśnia dlaczego.

REKLAMA