Koszty uzyskania przychodu - jak i kiedy księgować w kpir? Interpretacja ogólna Ministra Finansów

Czym jest podatkowa księga przychodów i rozchodów i kto musi ją prowadzić?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów (zwana też potocznie: "księgą przychodów i rozchodów", "kpir", czy "pkpir") jest uproszczoną formą prowadzenia rachunkowości (księgowości) przeznaczoną dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) prowadzących działalność gospodarczą w mniejszych rozmiarach. 
Na podstawie art. 24a ust. 1 ustawy o PIT osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe. 

W myśl art. 24a ust. 4 ustawy o PIT obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych (czyli tzw. pełnej księgowości, czy pełnej rachunkowości) dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody, w rozumieniu art. 14 ustawy o PIT, za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość w złotówkach kwoty określonej w przepisach o rachunkowości (2.000.000 euro).
Przedsiębiorcy, którzy nie osiągnęli takiego przychodu mogą nadal prowadzić pkpir. 
Zgodnie z art. 24a ust. 6 ustawy o PIT ww. limit wyrażony w euro przelicza się na walutę polską według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy. Średni kurs euro ogłoszony przez NBP w dniu 3 października 2022 r. (pierwszy dzień roboczy października 2022 r.) wyniósł 4,8272 zł i wg tego kursu trzeba ustalać ww. limit przychodów na 2023 rok.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych (tzw. pełnej rachunkowości) są określone w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Natomiast zasady prowadzenia pkpir określa rozporządzenie ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544).
Rozporządzenie to określa  zasady i wzór pkpir:
- dla ww. podmiotów prowadzących działalność gospodarczą a także
- (inny wzór pkpir) dla rolników prowadzących gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w  nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujących działalność gospodarczą, osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli łączny przychód z tej działalności gospodarczej nie przekracza 10 000 zł w roku podatkowym.

KPiR a koszty podatkowe. Kiedy i jak zaksięgować dowód księgowy otrzymany w późniejszym miesiącu niż miesiąc jego wystawienia?

Jak już wspomniano kpir to uproszczona forma księgowości ale to nie znaczy, że nie ma wątpliwości odnośnie np. księgowania kosztów uzyskania przychodów (tzw. kosztów podatkowych) w tej księdze. 

W omawianej interpretacji ogólnej Minister Finansów wyjaśnił wątpliwości co do momentu ujmowania kosztów podatkowych, które pojawiły się na tle stosowania przepisów ustawy o PIT i rozporządzenia w sprawie pkpir.

Minister zwrócił uwagę, że w praktyce zdarza się, że podatnik otrzymuje dowód księgowy stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu zgodnie z przepisami art. 22 ustawy PIT, po dacie jego wystawienia. 
W takich przypadkach powstają wątpliwości, czy dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu, powinien być wykazany w pkpir w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego, czy też w miesiącu, w którym został wystawiony. W tym drugim przypadku powodowałoby to konieczność korekty zapisów w kpir.

Zdaniem Ministra Finansów dowód księgowy stanowiący podstawę do zaksięgowania kosztu uzyskania przychodu otrzymany przez podatnika lub przekazany do biura rachunkowego w miesiącu późniejszym niż miesiąc jego wystawienia, może być zaksięgowany w pkpir w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego. Powinno to nastąpić do końca roku podatkowego, w którym zgodnie z art. 22 ust. 4 albo ust. 5-5c ustawy PIT, koszt ten może być potrącony.

Jak wyjaśnił Minister Finansów księgując ten dowód w pkpir, w kolumnie drugiej podatnicy wpisują datę zdarzenia gospodarczego. Zgodnie z objaśnieniami do pkpir, jest to dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży). Zatem, późniejsze wpisanie danego kosztu nie powoduje zmiany daty jego poniesienia, o której mowa w art. 22 ust. 6b ustawy PIT.

Ponadto, zdaniem Ministra, w przypadku dowodu księgowego otrzymanego przez podatnika lub przekazanego do biura rachunkowego w późniejszym terminie i wykazania go w pkpir w miesiącu, w którym został otrzymany bądź przekazany do biura rachunkowego, w kolumnie 17 „Uwagi”, można opisać przyczyny późniejszego zaksięgowania (ujęcia) danego kosztu w prowadzonej księdze.

Poniżej publikujemy pełną treść interpretacji ogólnej w tej sprawie.

Interpretacja ogólna Ministra Finansów nr DD2.8202.3.2022 z 23 lutego 2023 r. w sprawie ujmowania w księdze przychodów i rozchodów kosztów uzyskania przychodów

Działając na podstawie art. 14a § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe, wyjaśniam co następuje.

1. Opis zagadnienia, w związku z którym jest dokonywana interpretacja przepisów prawa podatkowego.

Niniejsza interpretacja dotyczy zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów przez podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „PKPiR”.

Zgodnie z art. 22 ust. 4 ustawy PIT (Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647, z późn. zm.), koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (z zastrzeżeniem art. 22 ust. 5, 6 i 10 ustawy PIT).

Zasada powyższa dotyczy również podatników prowadzących PKPiR, o ile nie zdecydują się na stosowanie zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów stosowanych u podatników prowadzących księgi rachunkowe.

Na mocy art. 22 ust. 6 ustawy PIT, podatnicy prowadzący PKPiR, mogą bowiem stosować zasady potrącania kosztów uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 5-5c ustawy PIT, czyli stosowane u podatników prowadzących księgi rachunkowe, pod warunkiem że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego. Według tych zasad, koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody (z zastrzeżeniem ust. 5a i 5b ustawy PIT).

Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

W przypadku podatników prowadzących PKPiR, dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu określa art. 22 ust. 6b ustawy PIT. Zgodnie z tym przepisem, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących PKPiR (z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b ustawy PIT), uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Natomiast zasady prowadzenia PKPiR reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544), zwane dalej „rozporządzeniem” .

W myśl § 16 rozporządzenia, zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi (z zastrzeżeniem § 27 rozporządzenia), niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się (z zastrzeżeniem § 19 i § 27 rozporządzenia) jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy PIT.

W razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów, o których mowa w § 11-15 rozporządzenia, oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji, o której mowa w § 7 ust. 1 rozporządzenia, lub danych wynikających z zestawienia, o którym mowa w § 19 ust. 2 rozporządzenia, przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (§ 27 ust. 1 rozporządzenia).

W praktyce zdarza się, że podatnik otrzymuje dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu zgodnie z przepisami art. 22 ustawy PIT, po dacie jego wystawienia. Dokonywanie zapisów w porządku chronologicznym jest również utrudnione dla biura rachunkowego z powodu późnego przekazywania przez podatnika dowodów stanowiących podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Opisane powyżej opóźnienia mogą przekraczać ustawowe terminy do obliczenia zaliczki miesięcznej albo kwartalnej. Jednocześnie, nieuwzględnienie dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu w miesiącu, w którym został wystawiony, nie powoduje zaniżenia dochodu, a co za tym idzie podstawy obliczenia należnej zaliczki. Wręcz przeciwnie, może to prowadzić jedynie do zawyżenia dochodu i należnej zaliczki.

W takich przypadkach powstają wątpliwości, czy dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu, powinien być wykazany w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego, czy też w miesiącu, w którym został wystawiony. W drugim przypadku wiązałoby się to z koniecznością korekty zapisów w PKPiR.

2. Wyjaśnienie zakresu oraz sposobu stosowania interpretowanych przepisów prawa podatkowego do opisanego zagadnienia wraz z uzasadnieniem prawnym.

Przepis art. 22 ust. 4 ustawy PIT wskazuje, że koszty uzyskania przychodów są potrącane w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (z zastrzeżeniem art. 22 ust. 5, 6 i 10 ustawy PIT). Podobnie, przepisy art. 22 ust. 5-5c ustawy PIT wskazują na potrącalność kosztów uzyskania przychodów w określonym roku podatkowym.

Przepisy te nie wskazują na inny okres rozliczeniowy niż rok podatkowy, czyli na przykład miesiąc albo kwartał.

Natomiast przepis art. 22 ust. 6b ustawy PIT precyzuje dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu przez podatników prowadzących PKPiR, co pozwala na rozliczenie tego kosztu przy obliczaniu dochodu (straty) w konkretnym roku podatkowym.

Powyższy przepis nie oznacza więc, że tylko w dniu wystawienia dowodu stanowiącego podstawę zaksięgowania (ujęcia) w PKPiR, podatnik ma prawo do potrącenia tego kosztu.

Reasumując, dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu uzyskania przychodu otrzymany przez podatnika lub przekazany do biura rachunkowego w późniejszym terminie, może być zaksięgowany (ujęty) w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego. Powinno to nastąpić do końca roku podatkowego, w którym zgodnie z art. 22 ust. 4 albo ust. 5-5c ustawy PIT, koszt ten może być potrącony.

Księgując (ujmując) ten dowód w PKPiR, w kolumnie drugiej podatnicy wpisują datę zdarzenia gospodarczego. Zgodnie z objaśnieniami do PKPiR, jest to dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży). Zatem, późniejsze wpisanie danego kosztu nie powoduje zmiany daty jego poniesienia, o której mowa w art. 22 ust. 6b ustawy PIT.

Jednocześnie, w przypadku dowodu otrzymanego przez podatnika lub przekazanego do biura rachunkowego w późniejszym terminie i wykazania go w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany bądź przekazany do biura rachunkowego, w kolumnie 17 „Uwagi”, można opisać przyczyny późniejszego zaksięgowania (ujęcia) danego kosztu w prowadzonej księdze.

Źródło: Interpretacja ogólna Nr DD2.8202.3.2022 Ministra Finansów z 23 lutego 2023 r. w sprawie ujmowania w księdze przychodów i rozchodów kosztów uzyskania przychodów (Dziennik Urzędowy Ministra Finansów z 2 marca 2023 r., poz. 21).

oprac. Paweł Huczko