Jak przygotować firmę na KSeF? Kompleksowy przewodnik po e-fakturowaniu

Konsultacje i zmiany w KSeF

W lutym 2024 r. Ministerstwo Finansów przeprowadziło serię konsultacji z interesariuszami, aby dostosować KSeF do potrzeb zarówno administracji podatkowej, jak i przedsiębiorców. Poruszano kwestie techniczne, organizacyjne oraz związane z procesami fakturowania, takie jak wykorzystanie KSeF ID w płatnościach, zakres wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania czy wystawianie faktur przez administrację publiczną. Niektóre z postulatów zgłaszanych przez przedsiębiorców zostały uwzględnione w ostatecznym harmonogramie.

Nowy harmonogram wdrożenia KSeF

Z uwagi na krytyczne błędy w funkcjonowaniu Krajowego Systemu e-Faktur, obowiązek e-fakturowania został przesunięty z lipca 2024 roku na luty 2026 roku. Ma on być wprowadzany etapami:

• Od 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których przychody brutto przekroczą 200 mln zł w 2025 r.
• Od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników.
• Od początku 2027 r. – dla przedsiębiorców, których transakcje obejmują niewielkie sumy – maksymalnie 450 zł za pojedynczą fakturę oraz nieprzekraczające łącznej wartości sprzedaży 10 tys. zł w skali miesiąca.
• dostępność kluczowych zespołów – przede wszystkim księgowości i IT
• zróżnicowany poziom wiedzy wewnątrz organizacji na temat formatów, struktur danych i wymagań prawnych
• niespójna komunikacja między działami oraz różnice w rozumieniu procesów fakturowania
• rozproszenie narzędzi i procedur, szczególnie w firmach o złożonej strukturze organizacyjnej
• ograniczenia techniczne wykorzystywanych systemów księgowych
• zarządzanie procesami samofakturowania
• brak jasno przypisanej odpowiedzialności za wysyłanie i odbiór e-faktur
• konieczność dostosowania obecnych rozwiązań automatyzujących procesy AP

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, do końca 2026 roku obowiązywać będzie okres przejściowy. W tym czasie wprowadzone zostaną ułatwienia, takie jak brak kar za błędy, możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących czy brak obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach.

E-fakturowanie na świecie

Choć KSeF to rozwiązanie krajowe, jego wdrożenie wpisuje się w szerszy, międzynarodowy trend cyfryzacji procesów podatkowych. Obowiązek e-fakturowania wprowadza coraz więcej krajów, m.in. Arabia Saudyjska, Jordania, Niemcy, Belgia, Chorwacja, Francja czy Malezja.

Pierwszym krajem UE, który wprowadził obowiązek e-fakturowania, były Włochy. Już w 2019 roku objęto tym obowiązkiem nie tylko sektor publiczny, ale również transakcje B2B i B2C.

W ślad za nimi idą kolejne państwa. We Francji od września 2026 roku wszystkie przedsiębiorstwa będą zobowiązane do odbierania e-faktur, a duże i średnie firmy również do ich wystawiania. W Chorwacji obowiązek e-fakturowania już funkcjonuje w sektorze publicznym, a wymiana dokumentów opiera się na standardach PEPPOL.

Poza Europą e-fakturowanie obowiązuje m.in. w Malezji, gdzie od sierpnia 2024 roku wszystkie faktury muszą być przesyłane do rządowej platformy MyInvois. Dokumenty mogą być przekazywane za pośrednictwem zewnętrznych dostawców, takich jak Comarch, za pomocą API w formacie UBL lub JSON. Sieć PEPPOL, choć dostępna, jest opcjonalna i wykorzystywana jedynie do przekazywania zatwierdzonych faktur odbiorcom końcowym.

Comarch wspiera firmy w dostosowaniu się do lokalnych regulacji w wielu różnych krajach na świecie, oferując rozwiązania zgodne z obowiązującymi standardami technicznymi i prawnymi.

Dlaczego warto wdrożyć KSeF już teraz?

Prędzej czy później każda organizacja stanie przed koniecznością wdrożenia systemu e-fakturowania. To wyzwanie, które z pewnością wpłynie na dotychczasowy sposób działania wielu biznesów. Zamiast traktować przesunięcie terminu jako pretekst do zwłoki, warto spojrzeć na nie jako szansę na solidne przygotowanie, wykorzystując czas na uporządkowanie procesów i spokojne dostosowanie się do nadchodzących zmian.

Tym bardziej, że na etapie wdrożenia mogą pojawić się trudności, takie jak:

Korzyści wdrożenia KSeF

KSeF to nie tylko wyzwania, ale także realne korzyści dla firm. Należą do nich chociażby:

• szybszy zwrot VAT (z 60 do 40 dni)
• ujednolicenie standardu faktury
• automatyzacja obiegu faktur i eliminacja błędów
• brak duplikatów faktur
• większa przejrzystość procesów księgowych, w tym możliwość śledzenia obiegu faktury
• brak konieczności przechowywania dokumentów w odrębnych systemach informatycznych przedsiębiorców lub ich papierowych kopii

Techniczne wymagania KSeF

Wprowadzenie e-fakturowania to nie tylko zmiany organizacyjne, ale również konieczność spełnienia konkretnych warunków technicznych. Aby poprawnie przesyłać i odbierać faktury ustrukturyzowane w ramach KSeF, niezbędne będzie odpowiednie przygotowanie systemów IT i zapewnienie zgodności z wymaganiami platformy.

Na co warto zwrócić szczególną uwagę?

• Wysyłka i odbiór dokumentów z KSeF musi zostać odpowiednio zautoryzowana przy pomocy tokenu.
• Systemy informatyczne firmy (np. ERP) powinny mieć możliwość integracji z dostawcami usług e-fakturowania, którzy zapewnią integrację z KSeF (jak np. Comarch).
• System firmy musi umożliwiać potwierdzenie odbioru dokumentów.
• System finansowy do komunikacji z KSeF powinien spełniać obowiązujące wymogi prawne.

Od czego zacząć przygotowania do KSeF? Praktyczny plan działania

1. Zapoznaj się z przepisami: Pamiętaj, że KSeF obejmuje nie tylko e-faktury, ale także elektroniczną obsługę wiążących informacji (WIT, WIP, WIA, WIS) poprzez systemy KAS (e-Urząd Skarbowy, PUESC).
2. Przeprowadź audyt systemów: Sprawdź dotychczasowe narzędzia i systemy do wystawiania dokumentów oraz przeanalizuj liczbę, rodzaj i częstotliwość wystawianych oraz odbieranych faktur.
3. Powołaj zespół wdrożeniowy: Zespół powinien obejmować specjalistów z działów finansów, IT oraz logistyki, którzy będą odpowiedzialni za integrację z KSeF.
4. Rozpocznij testowe wystawianie e-faktur: Dołącz do programu pilotażowego i przetestuj realne przypadki by przygotować się na wszelkiego rodzaju sytuacje.
5. Rozważ wsparcie zewnętrzne: Wsparcie zewnętrznego partnera może znacząco skrócić czas wdrożenia i ograniczyć ryzyko błędów.

Postaw na sprawdzone rozwiązanie z Comarch EDI

Zamiast budować cały system od podstaw, warto sięgnąć po sprawdzone narzędzie, które już dziś spełnia wymagania KSeF i będzie na bieżąco dostosowywane do zmieniających się wymogów prawnych. Comarch EDI to platforma umożliwiająca bezpieczną wymianę faktur ustrukturyzowanych – niezależnie od tego, z jakiego systemu ERP korzysta Twoja firma.

Dzięki temu zyskujesz:

• pełną zgodność z obowiązującymi (i przyszłymi) przepisami,
• automatyzację procesów fakturowania,
• łatwą integrację i szybkie wdrożenie.

Odpowiednia technologia to jednak tylko część sukcesu. Równie ważny jest czas. Im wcześniej podejmiesz działania, tym większa szansa na płynne i bezproblemowe wdrożenie. Umów się na bezpłatną konsultację z ekspertem Comarch i dowiedz się, jak najlepiej przygotować swoją firmę do nadchodzących zmian.