Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przygotować firmę na KSeF? Kompleksowy przewodnik po e-fakturowaniu

Subskrybuj nas na Youtube
  • Artykuł sponsorowany
Jak przygotować firmę na KSeF? Kompleksowy przewodnik po e-fakturowaniu
Jak przygotować firmę na KSeF? Kompleksowy przewodnik po e-fakturowaniu
Materiały prasowe

Odroczenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na 2026 rok nie oznacza, że jego wdrożenie można odłożyć na później. Przeciwnie – to ostatni moment, by rzeczywiście przygotować firmę na nadchodzące zmiany, unikając późniejszej presji i kosztownych błędów. Wdrożenie nowego systemu e-fakturowania to złożony proces, który wymaga czasu, planu i zaangażowania wielu zespołów. Jak się do niego przygotować i dlaczego nie warto zwlekać?

Konsultacje i zmiany w KSeF

W lutym 2024 r. Ministerstwo Finansów przeprowadziło serię konsultacji z interesariuszami, aby dostosować KSeF do potrzeb zarówno administracji podatkowej, jak i przedsiębiorców. Poruszano kwestie techniczne, organizacyjne oraz związane z procesami fakturowania, takie jak wykorzystanie KSeF ID w płatnościach, zakres wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania czy wystawianie faktur przez administrację publiczną. Niektóre z postulatów zgłaszanych przez przedsiębiorców zostały uwzględnione w ostatecznym harmonogramie.

Nowy harmonogram wdrożenia KSeF

Z uwagi na krytyczne błędy w funkcjonowaniu Krajowego Systemu e-Faktur, obowiązek e-fakturowania został przesunięty z lipca 2024 roku na luty 2026 roku. Ma on być wprowadzany etapami:

  • Od 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których przychody brutto przekroczą 200 mln zł w 2025 r.
  • Od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników.
  • Od początku 2027 r. – dla przedsiębiorców, których transakcje obejmują niewielkie sumy – maksymalnie 450 zł za pojedynczą fakturę oraz nieprzekraczające łącznej wartości sprzedaży 10 tys. zł w skali miesiąca.
  • dostępność kluczowych zespołów – przede wszystkim księgowości i IT
  • zróżnicowany poziom wiedzy wewnątrz organizacji na temat formatów, struktur danych i wymagań prawnych
  • niespójna komunikacja między działami oraz różnice w rozumieniu procesów fakturowania
  • rozproszenie narzędzi i procedur, szczególnie w firmach o złożonej strukturze organizacyjnej
  • ograniczenia techniczne wykorzystywanych systemów księgowych
  • zarządzanie procesami samofakturowania
  • brak jasno przypisanej odpowiedzialności za wysyłanie i odbiór e-faktur
  • konieczność dostosowania obecnych rozwiązań automatyzujących procesy AP

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, do końca 2026 roku obowiązywać będzie okres przejściowy. W tym czasie wprowadzone zostaną ułatwienia, takie jak brak kar za błędy, możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących czy brak obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach.

Jak przygotować firmę na KSeF? Kompleksowy przewodnik po e-fakturowaniu

Jak przygotować firmę na KSeF? Kompleksowy przewodnik po e-fakturowaniu

Materiały prasowe

E-fakturowanie na świecie

Choć KSeF to rozwiązanie krajowe, jego wdrożenie wpisuje się w szerszy, międzynarodowy trend cyfryzacji procesów podatkowych. Obowiązek e-fakturowania wprowadza coraz więcej krajów, m.in. Arabia Saudyjska, Jordania, Niemcy, Belgia, Chorwacja, Francja czy Malezja.

Pierwszym krajem UE, który wprowadził obowiązek e-fakturowania, były Włochy. Już w 2019 roku objęto tym obowiązkiem nie tylko sektor publiczny, ale również transakcje B2B i B2C.

W ślad za nimi idą kolejne państwa. We Francji od września 2026 roku wszystkie przedsiębiorstwa będą zobowiązane do odbierania e-faktur, a duże i średnie firmy również do ich wystawiania. W Chorwacji obowiązek e-fakturowania już funkcjonuje w sektorze publicznym, a wymiana dokumentów opiera się na standardach PEPPOL.

Poza Europą e-fakturowanie obowiązuje m.in. w Malezji, gdzie od sierpnia 2024 roku wszystkie faktury muszą być przesyłane do rządowej platformy MyInvois. Dokumenty mogą być przekazywane za pośrednictwem zewnętrznych dostawców, takich jak Comarch, za pomocą API w formacie UBL lub JSON. Sieć PEPPOL, choć dostępna, jest opcjonalna i wykorzystywana jedynie do przekazywania zatwierdzonych faktur odbiorcom końcowym.

Comarch wspiera firmy w dostosowaniu się do lokalnych regulacji w wielu różnych krajach na świecie, oferując rozwiązania zgodne z obowiązującymi standardami technicznymi i prawnymi.

Dlaczego warto wdrożyć KSeF już teraz?

Prędzej czy później każda organizacja stanie przed koniecznością wdrożenia systemu e-fakturowania. To wyzwanie, które z pewnością wpłynie na dotychczasowy sposób działania wielu biznesów. Zamiast traktować przesunięcie terminu jako pretekst do zwłoki, warto spojrzeć na nie jako szansę na solidne przygotowanie, wykorzystując czas na uporządkowanie procesów i spokojne dostosowanie się do nadchodzących zmian.

Tym bardziej, że na etapie wdrożenia mogą pojawić się trudności, takie jak:

Korzyści wdrożenia KSeF

KSeF to nie tylko wyzwania, ale także realne korzyści dla firm. Należą do nich chociażby:

  • szybszy zwrot VAT (z 60 do 40 dni)
  • ujednolicenie standardu faktury
  • automatyzacja obiegu faktur i eliminacja błędów
  • brak duplikatów faktur
  • większa przejrzystość procesów księgowych, w tym możliwość śledzenia obiegu faktury
  • brak konieczności przechowywania dokumentów w odrębnych systemach informatycznych przedsiębiorców lub ich papierowych kopii

Techniczne wymagania KSeF

Wprowadzenie e-fakturowania to nie tylko zmiany organizacyjne, ale również konieczność spełnienia konkretnych warunków technicznych. Aby poprawnie przesyłać i odbierać faktury ustrukturyzowane w ramach KSeF, niezbędne będzie odpowiednie przygotowanie systemów IT i zapewnienie zgodności z wymaganiami platformy.

Na co warto zwrócić szczególną uwagę?

  • Wysyłka i odbiór dokumentów z KSeF musi zostać odpowiednio zautoryzowana przy pomocy tokenu.
  • Systemy informatyczne firmy (np. ERP) powinny mieć możliwość integracji z dostawcami usług e-fakturowania, którzy zapewnią integrację z KSeF (jak np. Comarch).
  • System firmy musi umożliwiać potwierdzenie odbioru dokumentów.
  • System finansowy do komunikacji z KSeF powinien spełniać obowiązujące wymogi prawne.

Od czego zacząć przygotowania do KSeF? Praktyczny plan działania

  1. Zapoznaj się z przepisami: Pamiętaj, że KSeF obejmuje nie tylko e-faktury, ale także elektroniczną obsługę wiążących informacji (WIT, WIP, WIA, WIS) poprzez systemy KAS (e-Urząd Skarbowy, PUESC).
  2. Przeprowadź audyt systemów: Sprawdź dotychczasowe narzędzia i systemy do wystawiania dokumentów oraz przeanalizuj liczbę, rodzaj i częstotliwość wystawianych oraz odbieranych faktur.
  3. Powołaj zespół wdrożeniowy: Zespół powinien obejmować specjalistów z działów finansów, IT oraz logistyki, którzy będą odpowiedzialni za integrację z KSeF.
  4. Rozpocznij testowe wystawianie e-faktur: Dołącz do programu pilotażowego i przetestuj realne przypadki by przygotować się na wszelkiego rodzaju sytuacje.
  5. Rozważ wsparcie zewnętrzne: Wsparcie zewnętrznego partnera może znacząco skrócić czas wdrożenia i ograniczyć ryzyko błędów.

Postaw na sprawdzone rozwiązanie z Comarch EDI

Zamiast budować cały system od podstaw, warto sięgnąć po sprawdzone narzędzie, które już dziś spełnia wymagania KSeF i będzie na bieżąco dostosowywane do zmieniających się wymogów prawnych. Comarch EDI to platforma umożliwiająca bezpieczną wymianę faktur ustrukturyzowanych – niezależnie od tego, z jakiego systemu ERP korzysta Twoja firma.

Dzięki temu zyskujesz:

  • pełną zgodność z obowiązującymi (i przyszłymi) przepisami,
  • automatyzację procesów fakturowania,
  • łatwą integrację i szybkie wdrożenie.

Odpowiednia technologia to jednak tylko część sukcesu. Równie ważny jest czas. Im wcześniej podejmiesz działania, tym większa szansa na płynne i bezproblemowe wdrożenie. Umów się na bezpłatną konsultację z ekspertem Comarch i dowiedz się, jak najlepiej przygotować swoją firmę do nadchodzących zmian.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Artykuł sponsorowany

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja
QR Code
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Szokujące dane GUS i Eurostatu: Deficyt Polski może przekroczyć 7 proc. PKB, a dług rośnie najszybciej w UE

Polska stoi w obliczu rosnącego deficytu finansów publicznych – najnowsze dane GUS i Eurostatu wskazują, że na koniec 2025 roku deficyt może przekroczyć 7 proc. PKB, a dług publiczny rośnie najszybciej w Unii Europejskiej. Sprawdź, co oznaczają te liczby dla polskiej gospodarki.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

KSeF 2.0 to prawdziwa rewolucja w fakturowaniu. Firmy mają mało czasu i dużo pracy – ostrzega doradca podatkowy Radosław Kowalski

Obowiązkowy KSeF wprowadzi prawdziwą rewolucję w fakturowaniu. Firmy muszą przygotować nie tylko systemy informatyczne, ale też ludzi i procedury – inaczej ryzykują chaos i błędy w rozliczeniach. O największych wyzwaniach, które czekają przedsiębiorców, księgowych i biura rachunkowe, mówi doradca podatkowy Radosław Kowalski, prelegent Kongresu KSeF.