Zagadnienia związane z przeprowadzeniem i rozliczeniem inwentaryzacji powinny zostać unormowane przez kierownika jednostki. Mogą stanowić jeden z elementów polityki rachunkowości lub odrębny, wewnętrzny akt wydany w formie instrukcji, regulaminu lub zarządzenia kierownika jednostki.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Czynności te mogą budzić wiele wątpliwości u osób prowadzących księgi rachunkowe w małych i średnich jednostkach, w których zatrudnionych jest kilka lub kilkanaście osób, w tym jedna lub kilka osób w księgowości. Przepisy ustawy o rachunkowości nie dopuszczają wprawdzie zwolnienia z przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów na 31 grudnia 2007 r., jednak stosownie do uregulowań zawartych w art. 4 ust. 4 ustawy jednostki te mogą i powinny zastosować uproszczenia w jej przeprowadzeniu.
Przygotowując inwentaryzację, w pierwszej kolejności należy dokonać odpowiedniego podziału kompetencji między organy i osoby biorące w niej udział.
Tabela. Podział kompetencji inwentaryzacyjnych
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Po ustaleniu zakresu kompetencji organów i osób biorących udział w przeprowadzaniu inwentaryzacji kierownik jednostki powinien wydać zarządzenie dotyczące rocznej inwentaryzacji. Jego zakres zależy od tego, czy jednostka w innych dokumentach wewnętrznych (np. zasadach rachunkowości, instrukcji inwentaryzacyjnej) uregulowała zagadnienia dotyczące inwentaryzacji, czy też nie. Prezentowany poniżej wzór dotyczy sytuacji, gdy firma nie ujęła w innych dokumentach zasad przeprowadzenia inwentaryzacji.
Wzór
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Szczególną uwagę należy zwrócić na brzmienie pkt 5 zarządzenia. W punkcie tym zostały jednoznacznie ustalone:
l dzień, na który jest przeprowadzana inwentaryzacja,
l przedmiot inwentaryzacji,
l droga (sposób) przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów.
Zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości termin i częstotliwość inwentaryzacji (czyli na ostatni dzień każdego roku obrotowego) uznaje się za dotrzymane, gdy w określonych przepisami ustawy przypadkach:
l została rozpoczęta nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 dnia następnego roku, czyli w okresie od 1 października 2007 r. do 15 stycznia 2008 r.,
l została przeprowadzona raz w roku oraz w ciągu dwóch lub czterech lat.
Jeżeli jednostka zastosuje przepisy art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości, proponowane brzmienie pkt 5 z naszego zarządzenia powinno brzmieć jak w przykładzie poniżej. Zakładamy przy tym, że inwentaryzację środków trwałych przeprowadzono na koniec poprzedniego roku obrotowego.
Przykład
Zarządzam przeprowadzenie inwentaryzacji składników aktywów i pasywów w następujący sposób:
1. Według stanu na 31 października 2007 r.:
a. zapasów towarów, materiałów, wyrobów gotowych - drogą spisu z natury,
b. należności - z wyjątkiem wymienionych w pkt 2e i udzielonych pożyczek - drogą potwierdzenia ich stanu przez kontrahentów,
c. zobowiązania - z wyjątkiem wymienionych w pkt 2e, należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.
2. Według stanu na 31 grudnia 2007 r.:
a. środków pieniężnych w kasie, papierów wartościowych - drogą spisu z natury,
b. produkcji w toku - drogą spisu z natury,
c. środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych - drogą potwierdzenia ich stanu przez banki,
d. zapasów materiałów składowanych w obcych magazynach - drogą potwierdzenia ich stanu przez przechowawców,
e. należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami,
f. pozostałych składników aktywów i pasywów niewymienionych w punktach 1b i 2c-d, tj. wartości niematerialnych i prawnych, rezerw na zobowiązania, kapitałów, rozliczeń międzyokresowych - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.
Zgodnie z art. 27 ustawy o rachunkowości przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Natomiast ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Teresa Fołta
biegły rewident