Firmy zajmujące się sprzedażą wystawiają dla kontrahenta fakturę. W księgach rachunkowych mogą one zostać ujęte następującym zapisem: strona Wn konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami” - wartość brutto, strona Ma konta 730 „Przychody ze sprzedaży towarów” - wartość netto, strona Ma konta 224 „Rozliczenie VAT należnego” - wartość VAT należnego. Dla takich przedsiębiorców zagrożeniem może być sytuacja, w której kontrahent nie jest w stanie uregulować zobowiązania.
Upadłość kontrahenta
Zgodnie z prawem upadłościowym w stosunku do podmiotów niewypłacalnych, które nie wykonują wymagalnych zobowiązań, można ogłosić upadłość. Jednak nie musi się to wiązać od razu z likwidacją przedsiębiorstwa. Ogłoszona upadłość może przewidywać zawarcie układu. Takie rozwiązanie przyjmowane jest wtedy, gdy w ten sposób wierzyciele będą mogli odzyskać środki o większej wartości niż w przypadku przeprowadzenia upadłości obejmującej likwidację majątku dłużnika.
Zgodnie więc z art. 59 prawa upadłościowego, w przypadku ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu sąd może pozostawić w rękach upadłego prawo do zarządzania majątkiem. W takiej sytuacji powołany jest nadzorca sądowy, który kontroluje przedsiębiorstwo i podejmowane w nim decyzje. Z mocy prawa ma on też możliwość uzyskania wszelkich wyjaśnień dotyczących majątku przedsiębiorstwa w stanie upadłości oraz dostęp do jego ksiąg rachunkowych.
W przypadku ogłoszenia upadłości obejmującej likwidację majątku upadłego zastosowanie znajdzie art. 57 ustawy. Jeżeli tak się stanie, konieczne jest wydanie syndykowi całego majątku, a także dokumentacji dotyczącej działalności, przede wszystkim ksiąg rachunkowych oraz ewidencji prowadzonych dla celów podatkowych.
Ewidencja w księgach
Do sposobu rozliczeń należności w księgach rachunkowych sprzedawcy w takiej sytuacji odnosi się prawo bilansowe. Zgodnie z art. 35b ustawy o rachunkowości wartość należności należy zaktualizować uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego.
W przypadku należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości odpisu dokonuje się do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym.
Odpisy aktualizująca w zależności od rodzaju należności obciążają pozostałe koszty operacyjne lub koszty finansowe. Jeżeli spółka zgłosi wierzytelności do masy upadłościowej w księgach rachunkowych, może być to ujęte: strona Wn konta 766 „Pozostałe koszty operacyjne”, strona Ma konta 280 „Odpisy aktualizujące należności”.
Jeżeli wystąpi zdarzenie, które było przyczyną utworzenia odpisu, należność trzeba spisać w ciężar wcześniej utworzonego odpisu. Natomiast jeżeli przyczyna ustanie, należy rozliczyć dokonany uprzednio odpis zaliczając jego zmniejszenie odpowiednio do pozostałych przychodów operacyjnych lub finansowych.
Zostanie to ujęte w księgach rachunkowych w poniższy sposób:
1. Wyksięgowanie odpisu należności po ustąpieniu przyczyn utworzenia odpisu: strona Wn konta 280 „Odpisy aktualizujące należności”, strona Ma konta 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.
2. Spisanie należności objętej wcześniej odpisem aktualizującym: Wn konta 280 „Odpisy aktualizujące należności”, strona Ma konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami”.
Może się zdarzyć np., że część należności zostanie odzyskana. W takiej sytuacji powyższe operacje powinny zostać ujęte w odpowiedniej kwocie, jak to jest przedstawione w przykładzie.
Inne sytuacje
Warto pamiętać, że nie tylko takie sytuacje jak postawienie kontrahenta w stan likwidacji lub upadłości zobowiązują do dokonania odpisu aktualizującego.
Należy tego dokonać również w innych sytuacjach, gdy istnieje wątpliwość, że należność zostanie uregulowana. Przykładowo w stosunku do należności dochodzonych na drodze sądowej, przeterminowanych, a także należności kwestionowanych przez dłużników, oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika jej spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna.
Warto pamiętać, że odpis nie obejmuje części niezapłaconej kwoty, która jest objęta gwarancją lub innym zabezpieczeniem np. ubezpieczeniem należności handlowych.
CZYM JEST MASA UPADŁOŚCI
Z dniem ogłoszenia upadłości majątek upadłego staje się masą upadłości, która służy zaspokojeniu wierzycieli upadłego.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Jak zaewidencjonować odpis należności
AGNIESZKA POKOJSKA
agnieszka.pokojska@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
- Art. 35b ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
- Art. 57 oraz art. 59 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. Prawo upadłościowe i naprawcze (Dz.U. nr 60, poz. 535 z późn. zm.).