Wynagrodzenie za pracę jest pod szczególną ochroną. Dlatego też przy dokonywaniu potrąceń pracodawca musi przestrzegać zasad ochronnych, wynikających z ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, dalej: k.p.
Kolejność i limity
Dwie podstawowe zasady przy potrąceniach to: kolejność ich dokonywania i dopuszczalne wysokości potrącanych kwot. Pracodawca ma obowiązek potrącać z wynagrodzenia (po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy) w następującej kolejności:
1) sumy egzekwowane na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych - do wysokości 3/5 wynagrodzenia (ten limit obowiązuje również w razie zbiegu potrąceń),
2) inne należności niż świadczenia alimentacyjne, egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych - do wysokości połowy wynagrodzenia,
3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi - do wysokości połowy wynagrodzenia,
4) kary pieniężne, nakładane przez pracodawcę w związku z odpowiedzialnością porządkową pracownika, przewidziane w art. 108 k.p. - za jedno przekroczenie lub jeden dzień nieobecności nieusprawiedliwionej kara nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary nie mogą być wyższe niż dziesiąta część wynagrodzenia, po dokonaniu potrąceń sum wymienionych w poprzednich punktach.
Są to potrącenia obowiązkowe, które powinny być dokonywane przed potrąceniami dobrowolnymi, na które pracownik musi wyrazić pisemną zgodę (np. składek związkowych czy spłaty pożyczki z kasy zapomogowo-pożyczkowej).
Kolejna reguła przy potrąceniach to obowiązek pozostawienia pracownikowi kwoty wolnej. Obowiązuje ona jednak tylko przy zaspokajaniu świadczeń niealimentacyjnych, przy alimentacyjnych - jedyne ograniczenie to wymieniony wcześniej limit.
Pracodawca ma obowiązek zostawić pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy:
- minimalne wynagrodzenie za pracę, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
- 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
- 90% minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 k.p.
Tak stanowi art. 871 § 1 k.p., nie przewidując przy tym uwzględniania składki zdrowotnej przy liczeniu kwot wolnych od potrąceń na poziomie ogólnym (nie w przypadku konkretnego pracownika). Jednak zdaniem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej oraz Głównego Inspektoratu Pracy, składka ta powinna być również tutaj brana pod uwagę (źródło: dodatek do Rzeczpospolitej, Dobra Firma z 19 października 2007 r. - „Cała składka zdrowotna obniża podstawę do potrąceń”).
Wyliczenia przedstawimy zatem według tego stanowiska, ale w tabeli pokażemy również kwoty wolne bez składki zdrowotnej, które są korzystniejsze dla pracownika.
Przy potrąceniach dobrowolnych kwota wolna stanowi:
- minimalne wynagrodzenie za pracę, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,
- 80% minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - przy potrącaniu innych należności niż na rzecz pracodawcy.
Dane do obliczania
W 2008 r. minimalne wynagrodzenie z pracę wynosi 1126 zł brutto. Jednak nie tylko ono wpływa na wysokość kwoty wolnej od potrąceń. Oblicza się ją bowiem, uwzględniając następujące dane:
1) koszty uzyskania przychodu w 2008 r.: podstawowe - 111,25 zł miesięcznie (gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej) oraz podwyższone - 139,06 zł miesięcznie (gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę),
2) kwota zmniejszająca zaliczkę na podatek dochodowy o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, jeśli pracownik złoży PIT-2 - 48,90 zł (1/12 × 586,85 zł),
3) składka zdrowotna - 9%, czyli bez zmian w stosunku do roku poprzedniego,
4) składka na ubezpieczenie rentowe - 1,5% (w części finansowanej przez pracownika, obniżona o 2 punkty procentowe, gdyż do końca 2007 r. obowiązywało 3,5%).
Sposób obliczenia kwoty wolnej ze składką zdrowotną
Instrukcję obliczania kwoty wynagrodzenia wolnej od potrąceń pokażemy na przykładzie pracownika mającego podstawowe koszty uzyskania przychodu, z uwzględnieniem składki zdrowotnej, w dwóch wariantach. W wariancie I przyjmiemy założenie, że złożył on oświadczenie PIT-2, natomiast w wariancie II - że nie złożył takiego oświadczenia.
Krok 1. Obliczamy składki na ubezpieczenia społeczne, tj. emerytalną (9,76%), rentową (1,5%), i chorobową (2,45%), finansowane przez pracownika. Przy obliczaniu kwoty wolnej dopuszczalne jest stosowanie zsumowanych składek, dlatego użyjemy ich sumy, czyli 13,71% minimalnego wynagrodzenia za pracę brutto. Wynik będzie jednakowy dla obu wariantów obliczeń:
1126 zł × 13,71% = 154,37 zł.
Krok 2. Wyliczamy składkę na ubezpieczenie zdrowotne, i to zarówno pełną, jak i odliczaną od podatku dochodowego (wynik ciągle jest jednakowy dla obu wariantów obliczeń):
- podstawa wymiaru: 1126 zł - 154,37 zł = 971,63 zł,
- pełna: 971,63 zł × 9% = 87,45 zł,
- do odliczenia od podatku: 971,63 zł × 7,75% = 75,30 zł.
Krok 3. Musimy obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy. Podstawę opodatkowania stanowi minimalne wynagrodzenie, pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne oraz podstawowe koszty uzyskania przychodów. Uzyskany wynik zaokrąglamy do pełnych złotych. Od tej kwoty obliczamy 19%. W sytuacji gdy pracownik składa PIT-2, odejmujemy od uzyskanego wyniku kwotę zmniejszającą, a jeśli nie składa - nie wykonujemy tego działania - pojawiają się więc dwa warianty wyliczeń. Kwoty będące efektem tych działań są zaliczkami na podatek dochodowy. Nie zaokrąglamy ich, ponieważ zaokrąglenie stosuje się tylko w przypadku obliczania faktycznie odprowadzanej zaliczki na podatek dochodowy, co tu nie ma miejsca.
1. Podstawa opodatkowania
1126 zł - (154,37 zł + 111,25 zł) = 860,38 zł, po zaokrągleniu 860 zł
2. Zaliczka na podatek
Wariant I
(860 zł × 19%) - 48,90 zł = 114,50 zł - 75,30 zł = 39,20 zł
Wariant II
860 zł × 19% = 163,40 zł - 75,30 zł = 88,10 zł
Krok 4.Ustalamy kwotę wynagrodzenia wolną od potrąceń. Odejmujemy od minimalnego wynagrodzenia brutto składki na ubezpieczenia społeczne, zaliczkę na podatek dochodowy oraz pełną składkę na ubezpieczenie zdrowotne.
Wariant I
1126 zł - (154,37 zł + 87,45 zł + 39,20 zł) = 844,98 zł
Wariant II
1126 zł - (154,37 zł + 87,45 zł + 88,10 zł) = 796,08 zł
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Podstawy prawne
- Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1239)
- Ustawa z 16 listopada 2006 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 217, poz. 1588)
- Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 191, poz. 1367)
- Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1243)
- Ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. Nr 210, poz. 2135; ost. zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1243)
- Rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2007 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2007 r. (Dz.U. Nr 171, poz. 1209)