Kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy? – Stan legislacyjny i wyzwania przed przedsiębiorcami

ksef, fakturyksef, faktury
ksef, faktury / Kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy? – Stan legislacyjny i wyzwania przed przedsiębiorcami / Shutterstock

11 kwietnia 2025 roku na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt ustawy dotyczący obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który reguluje wdrożenie tego systemu w Polsce. Choć przepisy nie zostały jeszcze ostatecznie zatwierdzone, większość kluczowych kwestii jest już znana, co daje przedsiębiorcom czas na rozpoczęcie przygotowań do nadchodzących zmian.

Członek komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Crido Tomasz Groszyk przedstawił aktualny stan prac legislacyjnych. Zwrócił także wyzwania stojące przed przedsiębiorcami związane z obowiązkowym korzystaniem z KSeF.

Aktualny stan prac legislacyjnych

Projekt ustawy o KSeF jest na zaawansowanym etapie, a obowiązkowe korzystanie z KSeF wejdzie w życie w 2026 roku.

Wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur (obowiązek KSeF) dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT), zostanie wdrożone z uwzględnieniem etapowania:

  • od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł,
  • od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Choć projekt ustawy nie jest jeszcze finalny, przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania, aby dostosować swoje systemy IT, procesy księgowe i operacyjne do nowych wymagań.

Na jakie rozporządzenia czekamy?

Pomimo że projekt ustawy jest zaawansowany, wciąż czekamy na dwa kluczowe rozporządzenia, które będą miały fundamentalne znaczenie dla prawidłowego wdrożenia KSeF:

1. Rozporządzenie ws. wystawiania faktur
Rozporządzenie to ma określić szczegóły związane z wymaganiami dotyczącymi faktur ustrukturyzowanych, które będą przesyłane do systemu KSeF. Będzie obejmować m.in. formaty plików XML i zasady ich przesyłania do systemu. Projekt tego rozporządzenia znajduje się w fazie konsultacji publicznych, które zakończyły się w marcu 2025 roku, a rozporządzenie to powinno zostać opublikowane po finalizacji ustawy.

2. Rozporządzenie ws. Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK)
Dotyczy kwestii raportowania faktur z KSeF w ramach JPK. To rozporządzenie, które reguluje zasady raportowania danych w systemie KSeF, zostało opublikowane 6 listopada 2023 roku.

Polecamy: KSeF. Wdrożenie w firmie (PDF)

Techniczne wyzwania i kwestie, które pozostają do rozwiązania

Choć projekt ustawy o KSeF jest na zaawansowanym etapie, wciąż pozostaje kilka kwestii, które muszą zostać doprecyzowane, szczególnie w kontekście wymogów technicznych. Wśród najważniejszych kwestii, które nadal wymagają wyjaśnienia, są:

  • Integracja z systemami IT
    Przedsiębiorcy czekają na pełną dokumentację API KSeF, która umożliwi integrację systemów IT z platformą. Dokumentacja API jest niezbędna do zapewnienia prawidłowej wymiany danych pomiędzy systemami firmowymi a KSeF. Zgodnie z harmonogramem, dokumentacja ta zostanie opublikowana dopiero w czerwcu 2025 roku.
  • Testy API
    Przeprowadzenie testów integracji z KSeF jest kluczowe. Testy otwarte API, które pozwolą na weryfikację poprawności wymiany danych, zaplanowane są na wrzesień 2025 roku. Te testy będą ostatnią szansą na upewnienie się, że systemy będą działały prawidłowo przed ostatecznym uruchomieniem systemu w 2026 roku.
  • Certyfikaty
    Jednym z kluczowych elementów technicznych będą certyfikaty, które będą służyły do autentykacji danych przesyłanych do KSeF. Nie ma jeszcze pełnej jasności co do tego, jak certyfikaty będą wydawane, co może stanowić wyzwanie dla firm planujących integrację z systemem.
  • Synchronizacja z kontrahentami KSeF wymaga pełnej synchronizacji procesów fakturowania, a także potwierdzania odbioru faktur z kontrahentami. Przedsiębiorcy muszą uwzględnić te aspekty w przygotowaniach, ponieważ niewłaściwa synchronizacja może prowadzić do opóźnień lub błędów w przesyłaniu danych. Szczegóły tej kwestii nie zostały jeszcze w pełni doprecyzowane.

Harmonogram projektu – rola zespołów IT

W kontekście przygotowań do KSeF, harmonogram projektu ma kluczowe znaczenie. Choć ostateczna dokumentacja API zostanie opublikowana dopiero w czerwcu 2025 roku, to już teraz zarezerwowanie dostępności zespołu IT w kluczowych momentach procesu może decydować o powodzeniu wdrożenia. Zespół IT będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie integracji z systemem KSeF, testowanie wymiany danych i zapewnienie, że systemy działają prawidłowo. Z tego względu przedsiębiorcy powinni odpowiednio zaplanować i zarezerwować zasoby na etapie, kiedy będą mogli zapoznać się z pełnymi szczegółami technicznymi, by nie opóźnić procesu.

Podsumowanie

Projekt ustawy o KSeF jest na zaawansowanym etapie, ale przedsiębiorcy powinni być świadomi, że rozporządzenia wykonawcze wciąż muszą zostać opublikowane, a niektóre kwestie techniczne wymagają jeszcze doprecyzowania. Niemniej jednak, większość kluczowych zasad jest już znana, w tym daty obowiązkowego korzystania z KSeF. Wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur (obowiązek KSeF) dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT), zostanie wdrożone z uwzględnieniem etapowania:

  • od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł,
  • od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

To oznacza, że czas na działania przygotowawcze jest ograniczony, a wdrożenie systemu wymaga odpowiedniego dostosowania procesów i systemów informatycznych.

oprac. Iga Leszczyńska
rozwiń więcej
Księgowość
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT
04 lip 2025

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa
04 lip 2025

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP
03 lip 2025

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn
03 lip 2025

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.
02 lip 2025

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby
03 lip 2025

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?
01 lip 2025

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów
03 lip 2025

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?
30 cze 2025

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)
30 cze 2025

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

pokaż więcej