KSeF już za rogiem! Tysiące firm nieprzygotowanych: cyfrowe wykluczenie może słono kosztować

Piotr Juszczyk
Doradca podatkowy w firmie inFakt. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji na Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim w Olsztynie. Wieloletni praktyk w dziedzinie księgowości. Specjalizuje się w tematach prawa podatkowego, księgowości oraz prowadzenia biznesu. Na co dzień pomaga przedsiębiorcom, przekładając przepisy na prosty język.
rozwiń więcej
KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę / shutterstock

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

KSeF to platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania i odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Zgodnie z harmonogramem Ministerstwa, korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe etapowo od 2026 roku – najpierw od 1 lutego 2026 r. dla największych firm (o rocznych obrotach powyżej 200 mln zł), a następnie od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Harmonogram przewiduje wydłużony okres przejściowy dla tzw. podatników wykluczonych cyfrowo. Zgodnie z obecną definicją, są to firmy, których pojedyncza faktura nie przekracza 450 zł, a wartość miesięcznej sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł. W mojej ocenie to najmniejsze firmy, ale czy rzeczywiście są wykluczone cyfrowo?

KSeF a kwestia cyfrowego wykluczenia. Jak będzie w praktyce?

Definicja „wykluczenia cyfrowego” może być błędna. Założenie, że dotyczy ono wyłącznie firm wystawiających drobne faktury, to strzał kulą w płot. Moim zdaniem cyfrowe wykluczenie zależy od dostępu do technologii i kompetencji, a nie od skali obrotów czy wartości pojedynczej faktury.

W praktyce ryzyko cyfrowego wykluczenia może dotyczyć różnych grup przedsiębiorców, niezależnie od wielkości ich biznesu, np.:

  • mikro i małych firm, które dotąd korzystały głównie z papierowych faktur i nie mają dostępu do profesjonalnego wsparcia IT,
  • przedsiębiorców w starszym wieku, nieobytych z nowymi technologiami, dla których obowiązkowa obsługa systemu elektronicznego może być poważną barierą,
  • firm działających w regionach o słabej infrastrukturze internetowej, gdzie podstawowym problemem jest brak stabilnego łącza.

Warto zauważyć, że przyjęte kryteria pomijają kluczowe aspekty techniczne. Paradoksalnie, w definicji podatników wykluczonych cyfrowo brak dostępu do Internetu czy odpowiedniego oprogramowania – które, nawiasem mówiąc, powinno zapewnić Ministerstwo Finansów – nie jest uznawany za istotny czynnik.

Innymi słowy: firma może mieć doskonałe zaplecze techniczne, ale jeśli wystawia małe faktury, zostanie uznana za „wykluczoną”. Z kolei przedsiębiorca wystawiający jedną większą fakturę miesięcznie nie załapie się na preferencje, choć może nie mieć żadnego doświadczenia w korzystaniu z narzędzi cyfrowych.

Co jest problemem przy e-fakturowaniu? Sztuczny podział i realne konsekwencje

W mojej ocenie główną osią problemu stała się wysokość wystawianych faktur. Taki podział jest sztuczny i niewystarczający.

Po pierwsze, niemal każdy przedsiębiorca i tak będzie musiał zetknąć się z KSeF wcześniej czy później – choćby jako odbiorca faktur. Odroczenie obowiązku dla mniejszych firm dotyczy tylko wystawiania dokumentów, a nie ich otrzymywania.

Warto pamiętać, że KSeF nie dotyczy wyłącznie relacji przedsiębiorca-fiskus, ale też relacji pomiędzy samymi przedsiębiorcami. Większość z nich zetknie się z KSeF już w lutym 2026 r. – choćby tankując paliwo, ponieważ stacje benzynowe należą do największych podatników. Oznacza to, że nawet firmy objęte początkowo ulgą będą musiały nauczyć się odbierać i przetwarzać faktury w nowym systemie od większych kontrahentów.

Moim zdaniem wprowadzanie różnych terminów wdrożenia tylko pozornie daje niektórym przedsiębiorcom więcej czasu. W praktyce może to uśpić czujność tych firm, które – licząc na odsunięcie zmian „na później” – zaniedbają przygotowania.

Polecamy: Komplet podatki 2025

Tymczasem już teraz wiadomo, że pełna integracja z KSeF wymaga:

  • dostosowania systemów księgowych,
  • przeszkolenia pracowników,
  • a często również znaczących inwestycji.

E-fakturowanie to krok w dobrym kierunku, ale tempo i sposób jego wdrażania muszą uwzględniać realia. Nie wystarczy założyć, że wszyscy nagle staną się cyfrowi z dnia na dzień.

Uważam, że lepszym rozwiązaniem byłoby wydłużenie okresu bez kar oraz wprowadzenie szerokiej kampanii informacyjnej. Dzięki temu zwiększymy świadomość korzyści z e-faktur, a rzeczywiście wykluczeni przedsiębiorcy nie zostaną z miejsca ukarani.

oprac. Adam Kuchta
rozwiń więcej
Księgowość
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT
04 lip 2025

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa
04 lip 2025

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP
03 lip 2025

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn
03 lip 2025

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.
02 lip 2025

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby
03 lip 2025

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?
01 lip 2025

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów
03 lip 2025

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?
30 cze 2025

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)
30 cze 2025

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

pokaż więcej