Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą

Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą / Shutterstock

Mamy już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców straci możliwość wystawiania tradycyjnych faktur, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać wyłącznie z KSeF. Eksperci ostrzegają: realnego czasu na wdrożenie jest dużo mniej, niż się wydaje.

Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę wprowadzającą obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To największa od lat zmiana w sposobie wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców będzie musiała korzystać wyłącznie z KSeF, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT.

Autopromocja

KSeF zmienia wszystko – faktury tylko w jednym systemie

KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów, przez którą przechodzić będą wszystkie faktury w jednolitym formacie XML. Dokument będzie wystawiany w systemie, automatycznie rejestrowany i dostępny dla odbiorcy. Administracja skarbowa otrzyma go od razu, co ma skrócić czas rozliczeń, wyeliminować część błędów i uszczelnić system podatkowy.

Trzeba jednak pamiętać, że KSeF nie weryfikuje poprawności merytorycznej faktury – sprawdza jedynie, czy plik jest technicznie zgodny z wymaganym formatem. Oznacza to, że przyjmie również fakturę z błędnymi kwotami lub danymi kontrahenta. Kontrola poprawności nadal będzie leżeć po stronie przedsiębiorcy.

Kontrola wciąż po stronie przedsiębiorcy

Możemy porównać KSeF do wprowadzenia dziennika elektronicznego w szkołach. Wcześniej każdy nauczyciel miał swój papierowy dziennik, a rodzice musieli osobiście pytać o oceny i obecności. Dziś wszystkie informacje trafiają do jednego systemu i są dostępne w czasie rzeczywistym. W KSeF będzie podobnie, faktura pojawi się w centralnym rejestrze, w ujednoliconym formacie, dostępnym dla obu stron transakcji.

Na papierze mamy jeszcze kilka miesięcy. W praktyce ten okres skróci się o święta Bożego Narodzenia, ferie zimowe, Wielkanoc i sezon urlopowy. W dużych firmach każdy taki okres oznacza ograniczoną dostępność kluczowych osób, a to opóźnia harmonogram. Czasu jest mniej niż się wydaje – po odjęciu świąt, ferii i urlopów realne prace wdrożeniowe trzeba zacząć już teraz. Z mojego doświadczenia wynika, że w organizacjach wystawiających tysiące faktur miesięcznie wdrożenie KSeF – od analizy procesów, przez integrację systemów, po testy i szkolenia – może trwać wiele miesięcy.

Mali przedsiębiorcy mają łatwiej, wielcy – ogromne wyzwania

Mikro i małe firmy często korzystają z gotowych programów księgowych. W ich przypadku przejście na KSeF sprowadzi się do aktualizacji oprogramowania przez dostawcę. Zdecydowanie większe wyzwania czekają duże przedsiębiorstwa z rozbudowanymi procedurami, wieloma systemami ERP i różnymi punktami wystawiania faktur. Integracja takiego środowiska wymaga czasu i koordynacji. W praktyce oznacza to, że często opłaca się zaangażować zewnętrznego wdrożeniowca, który ma doświadczenie w takich projektach i może przeprowadzić firmę przez proces bez blokowania bieżącej pracy.

Pierwszy rok obowiązywania KSeF będzie okresem bez kar za błędy czy opóźnienia. To dobra wiadomość, ale też potencjalna pułapka. Brak sankcji w pierwszym roku to pozorne bezpieczeństwo – firmy, które poczekają, mogą obudzić się z paraliżem fakturowania. Brak przygotowania może oznaczać brak możliwości wystawiania faktur, a to wprost przekłada się na opóźnienia w płatnościach i zaburzenia płynności finansowej.

Szkolenie: KSeF 2.0 – obowiązkowy Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 roku

KSeF: obowiązek czy szansa na cyfrowy skok?

KSeF może być tylko obowiązkiem do odhaczenia albo punktem startowym do cyfryzacji, która realnie przyspieszy biznes. Efekty wdrożenia w firmie będą wprost zależeć od podejścia – w wersji minimalistycznej zyskamy zgodność z przepisami, w wersji ambitnej skrócimy obieg dokumentów z dni do godzin, zmniejszymy liczbę błędów i zyskamy pełną kontrolę nad danymi w czasie rzeczywistym.

Tomasz Kuciel, Prezes zarządu EDITEL Polska

oprac. Adam Kuchta
rozwiń więcej
Księgowość
KSeF wchodzi na stałe – od 2026 roku faktury tylko elektroniczne. Szczegóły ustawy już znane!
28 sie 2025

KSeF wchodzi na stałe i już od 2026 roku każda faktura będzie musiała być wystawiona elektronicznie. Nowa ustawa całkowicie zmienia zasady rozliczeń i obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. To największa rewolucja w fakturowaniu od lat.

Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu firmy
28 sie 2025

Od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. System zmieni sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów i współpracę z księgowością. W zamian przewidziano m.in. szybszy zwrot VAT. Eksperci podkreślają jednak, że firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz – zwlekanie może skończyć się paraliżem rozliczeń.

Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą
28 sie 2025

Mamy już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców straci możliwość wystawiania tradycyjnych faktur, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać wyłącznie z KSeF. Eksperci ostrzegają: realnego czasu na wdrożenie jest dużo mniej, niż się wydaje.

Rewolucja w interpretacjach podatkowych? Rząd planuje centralizację i zmiany w Ordynacji podatkowej – co to oznacza dla podatników i samorządów?
28 sie 2025

Rząd szykuje zmiany w Ordynacji podatkowej, które mają ułatwić dostęp do interpretacji podatkowych i uporządkować ich publikację. Zamiast rozproszenia na setkach stron samorządowych, wszystkie dokumenty trafią do jednej centralnej bazy – systemu EUREKA, co ma zwiększyć przejrzystość i przewidywalność prawa podatkowego.

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Prezydent podpisał ustawę
28 sie 2025

Prezydent Karol Nawrocki podpisał w środę zmianę ustawy o VAT, wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) - poinformowała kancelaria prezydenta. Co to oznacza dla firm?

Nierozwiązany problem ziemi po PGR-ach: czy minister Krajewski uratuje miejsca pracy i gospodarstwa indywidualne?
28 sie 2025

Nierozwiązane od lat kwestie zagospodarowania dzierżawionej ziemi państwowej powracają dziś z ogromną siłą. Na decyzje ministerstwa rolnictwa czekają zarówno pracownicy spółek gospodarujących na gruntach po dawnych PGR-ach, jak i rolnicy indywidualni, którzy chcą powiększać swoje gospodarstwa. W tle stoją dramatyczne obawy o przyszłość setek osób zatrudnionych w spółkach oraz widmo likwidacji stad bydła.

Dobra wiadomość dla rolników! Prezydent podpisał ustawę o przechowywaniu nawozów naturalnych – zmiany wejdą w życie błyskawicznie
27 sie 2025

Prezydent RP podpisał ustawę przygotowaną przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, która wprowadza istotne zmiany dla rolników w zakresie przechowywania nawozów naturalnych. Nowe przepisy wydłużają terminy dostosowania gospodarstw, upraszczają procedury budowlane i zapewniają dodatkowe wsparcie administracyjne.

Pracujący studenci, a ubezpieczenie w ZUS. Umowy o pracę, o dzieło i zlecenia - składki i świadczenia
27 sie 2025

Nie tylko latem wielu studentów podejmuje pracę, na podstawie kilku rodzajów umów. Różnią się one obowiązkiem odprowadzania składek a co za tym idzie, również prawem do świadczeń. Wyjaśniamy jakie umowy są podpisywane i jak są oskładkowane.

Rekord: Ponad 1,24 mln cudzoziemców pracuje legalnie w Polsce i płaci składki do ZUS
26 sie 2025

Na koniec I półrocza 2025 r. liczba cudzoziemców legalnie pracujących i objętych ubezpieczeniami społecznymi w ZUS przekroczyła 1,24 mln osób. W województwie kujawsko-pomorskim było ich ponad 48,3 tys.W porównaniu z końcem 2024 roku wzrost odnotowano zarówno w skali kraju, jak i w regionie - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Działalność nierejestrowana w 2025 roku - własny biznes bez składek ZUS i formalności [limit]. Kiedy rejestracja firmy jest już konieczna i jak to zrobić?
26 sie 2025

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce może wydawać się skomplikowane – zwłaszcza dla osób, które dopiero testują swój pomysł na biznes. Dlatego działalność nierejestrowana (zwana też nieewidencjonowaną) to atrakcyjna forma dla początkujących przedsiębiorców. Jednak wraz z rozwojem działalności pojawia się pytanie: czy to już czas, by przejść na zarejestrowaną firmę? Przedstawiamy, kiedy warto podjąć ten krok, jakie są jego konsekwencje oraz jak się do tego przygotować.

pokaż więcej
Proszę czekać...