KSeF ma być docelowo powszechnym systemem e-fakturowania. W 2026 r. rozpocznie się wystawianie faktur w KSeF przez przedsiębiorców. Jednak ustawodawca przewidział katalog wyłączeń. Warto wiedzieć, kto w praktyce nie będzie musiał korzystać z KSeF.
- Kto jest zwolniony z KSeF ze względu na status stron transakcji?
- Jakie są wyłączenia z KSeF w procedurach szczególnych?
- Jakie faktury są wyłączone z KSeF w rozporządzeniu?
- Jakie dokumenty przedsiębiorców nie trafią do KSeF?
- Podsumowanie – kto nie musi korzystać z KSeF?
Kto jest zwolniony z KSeF ze względu na status stron transakcji?
Z obowiązku wystawiania faktur w KSeF zwolnieni będą:
- podatnicy, którzy nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
- podatnicy, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale nie uczestniczy ono w danej transakcji,
- przedsiębiorcy wystawiający faktury na rzecz konsumentów (B2C),
- przedsiębiorcy wystawiający faktury RR dla rolników zryczałtowanych w ich imieniu.
Choć w tych przypadkach nie ma obowiązku, przepisy dopuszczają możliwość dobrowolnego wystawiania faktur w KSeF.
Jakie są wyłączenia z KSeF w procedurach szczególnych?
Poza KSeF znajdą się faktury dokumentujące transakcje rozliczane w ramach:
- procedury OSS (w tym nieunijnej),
- procedury IOSS przy imporcie,
- procedury dotyczącej międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.
W tych przypadkach nie będzie nawet możliwości dobrowolnego wystawienia faktury w KSeF – ze względów technicznych (np. brak polskiego NIP).
Jakie faktury są wyłączone z KSeF w rozporządzeniu?
Przepisy wykonawcze przewidują dodatkowe przypadki, w których faktury nie trafią do systemu. To m.in.:
- bilety jednorazowe za przejazd autostradą płatną, pociągiem, autobusem, promem czy samolotem,
- usługi zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 ustawy o VAT – w tym transakcje finansowe, usługi bankowe, ubezpieczeniowe, kredytowe i obrót papierami wartościowymi,
- faktury w procedurze samofakturowania, jeżeli ani sprzedawca, ani nabywca nie są zidentyfikowani za pomocą polskiego NIP.
Jakie dokumenty przedsiębiorców nie trafią do KSeF?
KSeF dotyczy wyłącznie faktur VAT. Poza systemem pozostaną zatem m.in.:
- rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej,
- faktury pro forma,
- noty obciążeniowe i uznaniowe,
- inne dokumenty wewnętrzne, które nie są fakturami VAT.
Podsumowanie – kto nie musi korzystać z KSeF?
Choć KSeF będzie systemem powszechnym, ustawodawca wyłączył z niego szereg sytuacji. Dotyczą one głównie transakcji międzynarodowych, usług zwolnionych z VAT, dokumentów uproszczonych oraz przypadków, w których technicznie niemożliwe byłoby wprowadzenie faktury do systemu.
Oznacza to, że u niektórych przedsiębiorców wystąpi dualizm – część dokumentów trafi do KSeF, a część pozostanie poza nim.
Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt