KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

• Rolnik czynny VAT – zmiana bez odwrotu: faktury w KSeF!
• Rolnik ryczałtowy – tu pojawia się wybór. Faktury VAT RR poza KSeF
• Co z korektami i przechowywaniem faktur od 2026 roku?
• KSeF – szansa czy kłopot dla rolnika?
• Jak się przygotować do KSeF?

Już za kilkanaście miesięcy polscy rolnicy wejdą w świat cyfrowego fakturowania. Krajowy System e-Faktur (KSeF), o którym od dawna mówi Ministerstwo Finansów, przestanie być ciekawostką dla informatyków i księgowych, a stanie się codziennością także dla tych, którzy dziś wystawiają faktury tylko kilka razy w roku. Co ważne, dotknie to nie tylko wielkie firmy i korporacje, ale także rolników – zarówno tych czynnych VAT, jak i ryczałtowych. Resort finansów jasno wskazuje terminy: „Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nastąpi od:

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,

• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców” - tak czytamy na specjalnej stronie rządowej ksef.podatki.gov.pl.

Co to oznacza dla rolników? Otóż to, że już od wiosny 2026 roku faktury papierowe czy te wystawiane w Excelu powoli odejdą w zapomnienie. Zamiast tego, wszystkie dokumenty sprzedaży będą musiały trafiać do państwowego systemu elektronicznego.

Rolnik czynny VAT – zmiana bez odwrotu: faktury w KSeF!

Jeśli jesteś rolnikiem czynnym VAT i sprzedajesz swoje zboże, mleko czy owoce innemu przedsiębiorcy, nie ma od tego odwrotu: twoje faktury od kwietnia 2026 roku będą musiały przejść przez KSeF. Wyjątek? Tylko wąska grupa rolników, którzy przekroczą 200 mln zł sprzedaży rocznie – oni zaczną wcześniej, już od lutego 2026 roku. To jednak przypadek marginalny, bo dotyczy gigantów.

Jak tłumaczy Krajowa Administracja Skarbowa: „Wszyscy podatnicy VAT czynni będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF, o ile przepisy nie przewidują zwolnień”. W praktyce oznacza to, że każdy VAT-owiec będzie musiał nauczyć się obsługi nowego systemu albo znaleźć kogoś, kto zrobi to za niego – biuro rachunkowe, doradcę podatkowego czy dedykowany program komputerowy.

Rolnik ryczałtowy – tu pojawia się wybór. Faktury VAT RR poza KSeF

Dla rolników ryczałtowych, którzy korzystają ze specjalnego statusu i zwykle nie prowadzą aż tak rozbudowanej księgowości, KSeF brzmi bardziej jak opcja niż obowiązek. Ministerstwo wyraźnie zaznacza: „Od 1 kwietnia 2026 r. wprowadzona zostanie możliwość wystawiania w KSeF faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Wystawianie tych dokumentów przy użyciu KSeF nie będzie obowiązkowe. Jeżeli jednak rolnik ryczałtowy wskaże w KSeF nabywcę produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu tego systemu, to do czasu odwołania tego wskazania nabywca będzie obowiązany wystawiać te faktury w KSeF” - podaje rządowa platforma ksef.podatki.gov.pl.

Od kwietnia 2026 r. ryczałtowiec będzie mógł więc powiedzieć: zostaję przy papierze, bo tak mi wygodniej – i nikt nie będzie mógł mu tego zabronić. Ale jeśli zdecyduje się pójść z duchem czasu, może zgłosić w KSeF, że jest rolnikiem ryczałtowym i wskazać swojego nabywcę jako tego, który będzie wystawiał faktury VAT RR elektronicznie. Wtedy obowiązek spadnie na kupującego. Brzmi skomplikowanie? Trochę tak, ale eksperci podkreślają, że to ukłon w stronę rolników, którzy nie zawsze mają dostęp do szybkiego internetu czy zaawansowanych narzędzi.

Co z korektami i przechowywaniem faktur od 2026 roku?

Nowy system fakturowy to nie tylko wystawianie faktur, ale także ich korekty i archiwizacja. Jeśli faktura VAT RR zostanie wystawiona w KSeF, jej korekta również będzie musiała przejść przez ten sam system. Nie będzie możliwości „mieszania” – dokument elektroniczny musi być korygowany elektronicznie.

Kolejna zmiana to przechowywanie. Do tej pory rolnicy musieli pilnować segregatorów pełnych papierów przez pięć lat. W KSeF wygląda to inaczej. Faktury wystawione w KSeF będą przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. To spore ułatwienie – mniej papierów, mniej ryzyka, że dokument zginie.

KSeF – szansa czy kłopot dla rolnika?

Jedni powiedzą: to kolejny obowiązek, kolejne papiery, tylko tym razem elektroniczne. Inni zobaczą w tym szansę, bo dzięki KSeF łatwiej będzie udowodnić swoje rozliczenia, a urząd skarbowy nie będzie już wymagał dostarczania kopii dokumentów.

Ministerstwo Finansów podkreśla, że celem systemu jest przejrzystość i bezpieczeństwo. Każda faktura trafia do centralnej bazy, gdzie nie da się jej podrobić ani zgubić. A rolnik, który dziś stresuje się kontrolą podatkową, będzie mógł spać spokojniej – bo wszystkie dokumenty będą w jednym miejscu.

Ale są też wyzwania. Nie każdy rolnik ma dostęp do szybkiego internetu, nie każdy czuje się pewnie przy komputerze. Wprowadzenie KSeF oznacza konieczność uczenia się nowych narzędzi, a często także wydatki na sprzęt czy oprogramowanie.

Jak się przygotować do KSeF?

Choć obowiązek wchodzi dopiero w 2026 roku, warto działać wcześniej. Rolnik powinien sprawdzić, czy jest podatnikiem VAT czynnym czy ryczałtowym, przeanalizować swoją sprzedaż i zdecydować, czy chce korzystać z KSeF dobrowolnie. Dobrze też już teraz pobrać i przetestować Aplikację Podatnika KSeF albo jej mobilną wersję, którą udostępnia Ministerstwo Finansów. Dzięki temu moment startu nie będzie szokiem, a raczej naturalnym przejściem do nowej rzeczywistości

KSeF to rzeczywiście rewolucja, która zmieni sposób dokumentowania sprzedaży w całej Polsce. Dla wielkich firm to po prostu kolejny etap cyfryzacji, ale dla rolników – prawdziwe wyzwanie. Rolnicy czynni VAT nie będą mieli wyboru: od kwietnia 2026 roku wszystkie faktury przejdą przez system państwowy. Rolnicy ryczałtowi dostają wybór – mogą zostać przy papierze albo wejść do cyfrowego świata i powierzyć wystawianie faktur nabywcy.

Jedno jest pewne: to nie jest zmiana, którą można zignorować. Warto zacząć przygotowania już teraz, by w 2026 roku nie obudzić się z ręką w… segregatorze pełnym nieaktualnych faktur.