KSeF już za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę – jak się przed nimi uchronić?

• 1. Testy KSeF, które nie odzwierciedlają rzeczywistości
• 2. Walidacja – nie wszystko, co przyjmie KSeF, zaakceptuje kontrahent
• 3. Awarie KSeF, które wstrzymują sprzedaż
• 4. Chaos w środowisku rozproszonych systemów do wystawia e-faktur
• 5. Ograniczenia systemu KSeF i brak procedur obsługi wyjątków

Największym firmom w Polsce zostało już niecałe pół roku na przygotowanie się do obowiązkowego wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Pozostałe przedsiębiorstwa mają czas do kwietnia 2026 r. I choć większość uważa, że jest na to gotowa – w 2024 r. aż 82 proc. organizacji deklarowało, że zdąży sprostać temu zadaniu – to praktyka pokazuje, że w rzeczywistości nie wie nawet, na co zwrócić uwagę. Z dotychczasowych doświadczeń wynika, że podczas wdrożeń powtarza się kilka trudności. Oto pięć najczęstszych niespodzianek, które mogą spotkać przedsiębiorców i praktyczne wskazówki Michała Sosnowskiego, Dyrektora Business Development w Exorigo-Upos, jak im zapobiec.

1. Testy KSeF, które nie odzwierciedlają rzeczywistości

Wielu przedsiębiorców sądzi, że skoro integracja działa w środowisku przygotowanym przez KSeF, to działa wszędzie. Problem w tym, że dotychczasowa wersja testowa systemu Ministerstwa Finansów nie odzwierciedlała codziennej pracy: działała wolniej, miała ograniczoną przepustowość, występowały w niej błędy i niespójności. Pierwsze otwarte testy API 2.0 ruszą dopiero 30 września 2025 r., a testowa aplikacja podatnika w listopadzie – co zostawia bardzo mało czasu na symulacje z prawdziwymi danymi. Biorąc pod uwagę zmiany jakie MF wprowadziło do opublikowanej w czerwcu specyfikacji nowego API, istnieje ryzyko, że testowe środowisko KSeF 2.0 nie będzie od razu w pełni stabilne i gotowe do zastosowania w realnych procesach biznesowych.

Dla wielu firm dużym wyzwaniem okazało się nagłe wyłączenie dotychczasowych środowisk testowych KSeF. Oficjalny komunikat pojawił się 29 sierpnia, a już od 1 września środowisko testowe przestało być dostępne. Co istotne, nie została zachowana jego ciągłość – od 30 września uruchomione zostanie KSeF 2.0, niezależne od wcześniejszej wersji 1.0. W praktyce oznacza to konieczność ponownego skonfigurowania dostępu, zamknięcia otwartych dokumentów czy wygenerowania nowych faktur w środowisku testowym.

Dlatego warto korzystać z narzędzi pozwalających odtwarzać scenariusze „jeden do jednego” z produkcją, także na rzeczywistych danych, ale w trybie, który nie wysyła ich do KSeF. To jedyny sposób, by wychwycić błędy, zanim zaczną blokować sprzedaż. Dobrze zaprojektowane narzędzia są odporne na nieprzewidziane sytuacje. Przy wyborze systemu do komunikacji z KSeF, warto upewnić się, że producent udostępnia symulator i umożliwia weryfikację rozwiązania, nawet gdy testowy KSeF nie działa.

2. Walidacja – nie wszystko, co przyjmie KSeF, zaakceptuje kontrahent

KSeF weryfikuje faktury tylko pod kątem zgodności z formatem, ale nie ocenia merytorycznej poprawności danych (poza słownikami np. stawek VAT, kodów krajów czy kodów walut). To oznacza, że faktura przyjęta przez system może zostać odrzucona przez kontrahenta, np. z powodu błędnego numeru zamówienia lub niezgodnego opisu towaru.

Rozwiązaniem jest wdrożenie dodatkowych, rozszerzonych reguł walidacyjnych działających jeszcze przed wysyłką dokumentu. Takie narzędzia potrafią wykryć błędy w formacie, czy treści w czasie rzeczywistym (np. niespójności w danych czy wady formalno-rachunkowe) i przekazać informację zwrotną od razu do osoby wystawiającej fakturę – co skraca proces i eliminuje źródła opóźnień w płatnościach.

3. Awarie KSeF, które wstrzymują sprzedaż

W sytuacjach, takich jak niedostępność KSeF, problemy z siecią czy błąd integracji, brak kolejkowania i automatycznego ponawiania wysyłki może sparaliżować fakturowanie i sprzedaż. Wtedy każda minuta przestoju staje się kosztowna.

W zapewnieniu ochrony przed tym mogą pomóc procedury awaryjne, w których faktury mogą być wystawiane i obsługiwane w systemach firmowych nawet wtedy, gdy nie ma połączenia z KSeF, a następnie przesyłane automatycznie, gdy połączenie zostanie przywrócone. Należy jednak pamiętać, że wystawianie faktur w trybie offline – przewidziane przez ustawodawcę na wypadek awarii czy niedostępności KSeF – wiąże się z dodatkowymi wymogami formalnymi po stronie podatników. Dlatego kluczowe jest przygotowanie odpowiednich procedur i narzędzi wspierających obsługę takich sytuacji.

4. Chaos w środowisku rozproszonych systemów do wystawia e-faktur

W dużych organizacjach faktury mogą być wystawiane z różnych systemów: ERP, POS, WMS czy narzędzi branżowych. Bez centralnego mechanizmu zbierania i udostępniania dokumentów pojawiają się problemy z ich spójnością, duplikaty czy brak pełnego obrazu sytuacji. Analogiczne, a czasem nawet większe, problemy pojawiają się, gdy faktury od dostawców są obsługiwane równolegle przez wiele różnych systemów.

Firmy powinny szukać rozwiązań, które zbiorą wszystkie faktury w jednym miejscu, przekażą je do KSeF w spójny sposób, a jednocześnie udostępnią je wszystkim systemom wewnętrznym i zakupowym w ujednoliconym formacie. Optymalnym rozwiązaniem są narzędzia, które potrafią automatycznie rozpoznać przeznaczenie faktury pobranej z KSeF i przekazać ją do odpowiednich systemów wewnętrznych. Należy zakładać, że w przyszłości KSeF stanie się jedynym źródłem dokumentów sprzedaży, bez konieczności generowania dodatkowych plików czy wydruków.

5. Ograniczenia systemu KSeF i brak procedur obsługi wyjątków

KSeF nie obsługuje wielu elementów potrzebnych w codziennej pracy: brak powiadomień, np. dla zagranicznych kontrahentów, brak obsługi załączników binarnych, ograniczone wyszukiwanie faktur. Przedsiębiorstwa często dowiadują się o tym dopiero w momencie, gdy muszą zrealizować nietypową transakcję.

Warto więc już dziś opracować procedury dla faktur korygujących, duplikatów czy sprzedaży międzynarodowej oraz wybrać narzędzia, które uzupełnią funkcje KSeF – tak, by w dniu startu systemu nie trzeba było działać w trybie improwizacji. Coraz więcej organizacji, które deklarowały gotowość, a po pierwszych próbach widzi, jak wiele obszarów wymaga jeszcze dopracowania. Najczęściej problemem jest skupienie się na samym „podłączeniu” do KSeF, bez uwzględnienia całej architektury danych, komunikacji między systemami i scenariuszy awaryjnych. Im wcześniej przedsiębiorcy poznają te wyzwania i wdrożą odpowiednie rozwiązania, tym większa szansa, że obowiązek korzystania z KSeF stanie się szansą na usprawnienie biznesu, a nie źródłem paraliżu.