KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

• Pytania i odpowiedzi dotyczące załączników w KSeF - MF wyjaśnia
• Załączniki w KSeF – pełne zasady i funkcjonalności. Wyjaśnienia MF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) od początku budził wiele pytań wśród przedsiębiorców. Jednym z nich była możliwość przesyłania do systemu faktur wraz z załącznikami – szczególnie w branżach, gdzie dokumentacja wymaga przekazywania szczegółowych danych, takich jak zużycie energii, szczegóły opłat telekomunikacyjnych czy sprzedaż paliwa z podziałem na pojazdy.

Ministerstwo Finansów wprowadziło nową funkcjonalność w API KSeF, umożliwiającą przesyłanie faktur z załącznikami w formie ustrukturyzowanej. Rozwiązanie to odpowiada na postulaty przedsiębiorców i pozwala na przesyłanie dodatkowych, rozbudowanych danych podatkowych w sposób zintegrowany z fakturą elektroniczną. W niniejszym artykule przedstawiamy szczegółowo za MF: czym są załączniki w KSeF, jakie dane mogą zawierać, jak wygląda ich struktura, kto i w jaki sposób może je przesyłać oraz jakie są ograniczenia tej funkcjonalności.

Pytania i odpowiedzi dotyczące załączników w KSeF - MF wyjaśnia

Czy załączniki będą jedynie w formie ustrukturyzowanej? Czy będzie również możliwość dodania załącznika w formie nieustrukturyzowanej np. PDF z certyfikatem, zdjęcie, wykaz materiałów itp.?

Dozwolone będzie przesyłanie plików faktury z załącznikiem wyłącznie w formie ustrukturyzowanej (xml). Do KSeF nie będą przyjmowane pliki w postaci nieustrukturyzowanej tj. pdf lub jpg – tego typu załączniki (pdf, jpg itp.) będą mogły być przekazywane nadal poza tym systemem.

Dlaczego załączniki są limitowane strukturą? Dlaczego nie będzie dopuszczone dodawanie np. plików PDF?

Załącznik to integralna część faktury. Faktura ustrukturyzowana jest przesyłana w postaci pliku xml, a załącznik będzie jej elementem (dodatkowym węzłem struktury FA). W związku z powyższym nie jest możliwe przesłanie załącznika do KSeF w innej postaci niż xml, np. pliku pdf.

Czy wszystkie podmioty będą mogły przesyłać załączniki do faktur sprzedaży za pośrednictwem KSeF?

Nie jest planowane ograniczanie możliwości przesyłania załączników wyłącznie do określonych branż. Niemniej wprowadzenie możliwości przesłania do KSeF faktury z załącznikiem stanowi realizację potrzeb podmiotów, które wystawiają faktury zawierające złożone dane dotyczące jednostki miary, ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług oraz ceny jednostkowej towarów lub usług (np. dostawców mediów, przedsiębiorców świadczących usługi telekomunikacyjne, dostawców paliw wystawiających faktury zbiorcze).

Czy załącznik będzie obowiązkowy, czy dobrowolny?

Przesyłanie faktury z załącznikiem do KSeF nie będzie obowiązkowe. Nadal możliwe będzie przesyłanie faktury bez załącznika.

Dostawcy mediów (woda, energia, gaz) zawierają w fakturach dodatkowe informacje typu: numer licznika, poprzedni i bieżący odczyt. Wystawiają w 95% faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – czy te faktury będą obsłużone przez KSeF?

Dane tj. numer licznika lub poprzedni i bieżący odczyt będzie można uwzględnić w treści faktury (w polu DodatkowyOpis) lub (w okresie obowiązkowego KSeF) w załączniku do faktury. Faktury na rzecz konsumentów w okresie obowiązkowego KSeF będą przesyłane do systemu fakultatywnie.

Załączniki w KSeF – pełne zasady i funkcjonalności. Wyjaśnienia MF

1. Dlaczego pojawiła się funkcja załączników?

Wprowadzenie w API KSeF funkcjonalności, polegającej na umożliwieniu przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem, stanowi wyjście naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców. Zgłaszali oni taką potrzebę podczas przeprowadzanych dotychczas konsultacji KSeF.

Postulaty niektórych branż wskazywały na konieczność opracowania załącznika mieszczącego w sobie złożone dane dotyczące jednostki miary, ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług oraz ceny jednostkowej towarów lub usług. W szczególności były to zgłoszenia dostawców mediów (energii, gazu itp.), którzy w załączniku do faktury umieszczają m.in. szczegóły dotyczące zużycia energii/gazu w podziale na poszczególne punkty poboru.

Potrzebę przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF kierowali do Ministerstwa Finansów także przedsiębiorcy świadczący usługi telekomunikacyjne oraz dostawcy paliw.

Rozwiązanie jest przewidziane na okres obowiązkowego KSeF. Należy podkreślić, że możliwość przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem będzie stanowiła dodatkową funkcjonalność systemu. Z tego względu oraz biorąc pod uwagę argument, że załącznik to w istocie część faktury, rozwiązanie nie wymaga przeprowadzenia dodatkowych zmian legislacyjnych.

Przesyłanie załączników do KSeF nie będzie obowiązkowe.

2. Załącznik jako element struktury FA(3)

Załącznik stanowi integralną część faktury. Z tego względu struktura logiczna FA(3) zostaje rozbudowana o dodatkowy, fakultatywny węzeł Zalacznik.

Węzeł Zalacznik charakteryzuje się możliwością elastycznego wskazywania w nim złożonych danych, specyficznych dla różnych branż. Kluczowa jest tu możliwość utworzenia załącznika, który zawiera w sobie tabele o różnych (zmiennych) wymiarach. Struktura tabeli danych zawiera m.in. nagłówki poszczególnych kolumn (maks. 20), wiersze oraz podsumowanie tabeli.

Dzięki temu tabelę danych można wypełnić wiersz po wierszu, podając wartości np. dla kolumny 1 i wiersza 1 – wartość A, a dla kolumny 2 i wiersza 1 – wartość B.

Jest to rozwiązanie uniwersalne, które będzie używane przez różnych producentów oprogramowania, jak również dynamiczne, pozwalające na dostosowywanie wymiarów tabeli do indywidualnych potrzeb przedsiębiorcy.

Dla jednej faktury ustrukturyzowanej będzie można przygotować jeden załącznik. Oznacza to, że węzeł Zalacznik posiada maksymalnie jedno wystąpienie w strukturze FA(3). Należy jednak zaznaczyć, że w ramach węzła Zalacznik może pojawić się wiele bloków danych.

Do KSeF nie będą przyjmowane załączniki w postaci osobnych od faktury plików. Nie będą przyjmowane również załączniki w postaci plików takich jak pdf czy jpg.

3. Zakres danych w załączniku

Biorąc pod uwagę przedstawiony na wstępie cel stworzenia funkcjonalności, należy podkreślić, że załączniki będą służyły prezentowaniu w nich rozbudowanych danych podatkowych w zakresie ceny, miary i ilości.

Przykłady:

• szczegółowe dane dotyczące zużycia wg poszczególnych punktów poboru energii,
• szczegółowe dane dotyczące opłat dla poszczególnych numerów usługi w przypadku usług telekomunikacyjnych,
• szczegółowe dane dotyczące sprzedaży paliwa wg numerów rejestracyjnych poszczególnych pojazdów nabywcy.

Dane te mogą być połączone z danymi specyficznymi dla danej branży. Przykładowo, w przypadku faktury dokumentującej sprzedaż energii elektrycznej, w załączniku – wraz ze szczegółowymi danymi dotyczącymi zużycia w podziale na poszczególne punkty poboru – dopuszcza się zawarcie informacji typowo branżowych, takich jak: numer punktu poboru, adres punktu poboru, numer licznika, dane grupy taryfowej czy moc umowna.

Załączniki nie służą jednak do przekazywania informacji o charakterze typowo handlowym, marketingowym lub czysto biznesowym, tj.:

• cenniki, warunki gwarancji, instrukcje obsługi,
• zamówienia, umowy, aneksy do umów, protokoły odbioru,
• informacje o promocjach i wyprzedażach, oferty indywidualne, newslettery.

4. Dostępność funkcjonalności w API KSeF

Funkcjonalność przesyłania załączników do KSeF stanowi dodatkową funkcjonalność systemu i w związku z tym nie będzie dostępna domyślnie w API KSeF dla wszystkich podatników.

Funkcjonalność będzie dostępna wyłącznie po przesłaniu do KSeF zgłoszenia w sprawie przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF i jego zaakceptowaniu. Zgłoszenie będzie przesyłane wyłącznie drogą elektroniczną, za pomocą API KSeF (za pośrednictwem komercyjnych programów zintegrowanych z API).

Możliwość przesyłania załącznika do faktury będzie przypisana do konkretnego podatnika, tj. do danego NIP – np. jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki.

4.1 Zgłoszenie w sprawie przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF

Zgłoszenie będzie mógł przesłać samodzielnie podatnik lub osoba posiadająca uprawnienie do zarządzania uprawnieniami w jego imieniu, po uprzednim uwierzytelnieniu w systemie.

Zgłoszenie będzie składało się m.in. z:

• danych identyfikacyjnych podatnika,
• uzasadnienia potrzeby przesyłania faktur z załącznikiem (np. złożone dane w zakresie jednostki miary, ilości, ceny jednostkowej),
• wskazania, jakiego rodzaju czynności będą dokumentowane fakturą z załącznikiem,
• przewidywanego terminu rozpoczęcia przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF,
• szacowanego średniego rozmiaru faktury z załącznikiem,
• szacowanej średniej ilości przesyłanych faktur z załącznikiem w ciągu 1 miesiąca.

Skutkiem przesyłania załączników do KSeF niezgodnie z przeznaczeniem może być odebranie podatnikowi możliwości korzystania z tej funkcjonalności.

Za niezgodne wykorzystanie uznaje się w szczególności przesyłanie załączników, które nie obejmują zadeklarowanych w zgłoszeniu złożonych danych w zakresie ceny jednostkowej, jednostki miary, ilości itp.

Po odebraniu funkcjonalności podatnik nadal będzie mógł wystawiać faktury w KSeF – ale już bez załącznika.

4.2 Weryfikacja zgłoszenia

Po przesłaniu zgłoszenia do KSeF, maksymalnie w ciągu 30 dni podatnik otrzyma komunikat poprzez API dotyczący możliwości przesyłania struktury z uzupełnionym węzłem Zalacznik.

Okres ten może się wydłużyć w sytuacjach szczególnych, np. w przypadku zgłoszenia wyjątkowo dużej planowanej liczby przesyłanych faktur z załącznikiem.

Oznacza to, że podatnik powinien przesłać zgłoszenie do KSeF z odpowiednim wyprzedzeniem, chcąc przesyłać faktury do KSeF z załącznikami już od 1 lutego 2026 r.

Udostępnienie funkcjonalności przesyłania załączników do faktur w API KSeF (w oparciu o zaakceptowane zgłoszenie) nastąpi na okres 2 lat. Przed upływem tego okresu konieczne będzie złożenie kolejnego zgłoszenia.

4.3 Aktualizacja i anulowanie zgłoszenia

W przypadku zmiany danych zgłoszenia zalecana będzie jego aktualizacja przez podatnika.

Podatnik będzie miał także możliwość anulowania zgłoszenia – np. jeśli zostało złożone niezasadnie lub zawierało błąd. Wówczas można będzie wycofać zgłoszenie i przesłać nowe, poprawne.

5. Model uprawnień KSeF a przesyłanie i dostęp do faktur z załącznikiem

Wysyłki faktury z załącznikiem (tj. z wypełnionym węzłem Zalacznik) będzie mógł dokonać podmiot lub osoba posiadająca uprawnienie do wystawiania faktur – pod warunkiem, że podatnik złożył wcześniej zgłoszenie w sprawie przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF i zgłoszenie zostało zaakceptowane.

Dostęp do załącznika będzie możliwy dla podmiotu/osoby posiadającej uprawnienie do dostępu do faktur (pobranie pliku xml faktury to także pobranie samego załącznika, ponieważ obowiązuje jedna struktura logiczna – faktury z załącznikiem).

Faktura zawierająca załącznik, po przesłaniu jej do KSeF zostanie odpowiednio udostępniona nabywcy, którego identyfikator podatkowy NIP wskazano w treści faktury (analogicznie jak działa to obecnie, w przypadku faktur bez załączników).

W przypadku gdy w fakturze zostaną wskazane dane Podmiot3 lub PodmiotUpowazniony i faktura będzie posiadała wypełniony węzeł Zalacznik, wówczas dostęp do faktury z załącznikiem, po uwierzytelnieniu w systemie powinien posiadać także ten Podmiot3 (o ile w fakturze został wskazany NIP lub IDWew tego podmiotu) lub PodmiotUpowazniony (o ile w fakturze został wskazany NIP tego podmiotu).

6. Brak udostępnionej funkcjonalności w API KSeF

Podatnicy, którzy złożyli zgłoszenie w sprawie przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF, ale jeszcze nie została im udostępniona ta funkcjonalność w API lub nie złożyli oni wcale zgłoszenia – będą mogli dalej przesyłać faktury do KSeF, ale bez wypełnionego w strukturze FA(3) elementu Zalacznik.

W przypadku podjęcia próby przesłania faktury z załącznikiem pomimo braku udostępnionej podatnikowi funkcjonalności w API KSeF – nastąpi odrzucenie całego pliku – faktury wraz z uzupełnionym węzłem Zalacznik.

W powyższej sytuacji podatnik nadal jednak będzie mógł przesyłać do KSeF fakturę bez załącznika. Wprowadzenie możliwości przesyłania faktur z załącznikiem nie zmienia więc nic u podatników, którzy nie będą z tej funkcjonalności korzystać (nie jest wymagane od nich jakiekolwiek działanie np. składanie zgłoszenia, ponieważ będą przesyłać do KSeF faktury bez załącznika na dotychczasowych zasadach).

7. Aspekty techniczne związane z wysyłką faktury z załącznikiem

Maksymalny rozmiar pliku faktury z załącznikiem przesyłanego w ramach pojedynczej wysyłki – będzie wynosił 3 MB. Należy przy tym zaznaczyć, że nie ulegnie zmianie maksymalny rozmiar faktury nieposiadającej załącznika - będzie on wynosił tak jak było to dotychczas 1 MB.

Faktura z załącznikiem będzie przesyłana do KSeF na podobnych zasadach jak faktura bez załącznika tzn. możliwa powinna będzie wysyłka pojedynczej faktury jak i wysyłka zbiorcza.

Faktura z wypełnionym elementem Zalacznik będzie przechowywana w KSeF przez okres 10 lat od końca roku, w którym została wystawiona (analogicznie jak faktura bez załącznika).

8. Korygowanie faktury z załącznikiem

Załącznik stanowi integralną część pliku faktury (faktura i załącznik to jeden plik xml). W przypadku wystąpienia np. błędu w części załącznikowej konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.

9. Załączniki a bezpłatne narzędzia MF

Bezpłatne narzędzia MF (Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF, e-mikrofirma) umożliwią odczyt otrzymanej faktury z załącznikiem oraz jej pobranie. Nie jest zakładane udostępnienie w ww. narzędziach funkcjonalności tworzenia załącznika do faktury oraz przesłania faktury z załącznikiem do KSeF.

Zgłoszenie w sprawie przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF będzie dostępne wyłącznie z poziomu API, nie będzie jednak dostępne w bezpłatnych narzędziach MF. Obserwując bowiem specyfikę działalności podmiotów zgłaszających potrzebę wprowadzenia możliwości przesyłania do KSeF załączników do faktur, przewiduje się, że zainteresowane nią będą głównie podmioty korzystające z komercyjnych programów finansowo-księgowych.