REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowa faktura VAT (ustrukturyzowana) w 2026 r. Wizualizacja, zakres danych, kody QR

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Nowa faktura VAT (ustrukturyzowana) w 2026 r. Jak będzie wyglądać – wizualizacja i kody QR
Nowa faktura VAT (ustrukturyzowana) w 2026 r. Jak będzie wyglądać – wizualizacja i kody QR
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W 2026 roku w Polsce obowiązkowe stanie się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Będzie to miało w szczególności ten skutek, że tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne w formacie PDF zostaną zastąpione przez faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Każda taka faktura będzie miała jednolitą strukturę danych określoną przez Ministerstwo Finansów, co zapewni spójność i automatyzację w obiegu dokumentów. Dodatkowo faktury udostępniane poza systemem KSeF będą musiały być oznaczone kodem weryfikującym, najczęściej w formie kodu QR. Będzie to wymagało odpowiedniego oznaczenia. Faktura w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) znacząco różni się od tradycyjnych faktur papierowych czy elektronicznych w formacie PDF.

rozwiń >

Jak będzie wyglądała faktura ustrukturyzowana

Przede wszystkim należy pamiętać, że urzędową formą faktury w KSeF jest plik XML – nie ma więc jednej graficznej postaci dokumentu. Struktura pliku jest ściśle określona przez Ministerstwo Finansów i wynika z obowiązującej schemy. Obecnie jest to schema FA(2), a od 1 lutego 2026 r. będzie to schema FA(3).

Dzięki temu każda faktura w systemie ma jednolity układ danych, niezależnie od tego, z jakiego programu księgowego korzysta wystawca.

Plik XML zawiera wszystkie niezbędne informacje o transakcji:
- dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, nazwy, adresy),
- daty wystawienia i sprzedaży,
- szczegółowy opis pozycji towarowych i usługowych,
- stawki VAT oraz
- podsumowanie wartości netto, VAT i brutto.

Może także obejmować dane dodatkowe, takie jak numery zamówień, opisy czy adnotacje.

REKLAMA

REKLAMA

Pól w strukturze logicznej jest ponad 400, a zatem podatnicy będą mieli możliwość dostosowania swoich potrzeb do struktury. Po przesłaniu faktury do KSeF dokument otrzymuje unikatowy numer identyfikacyjny KSeF oraz znacznik czasowy przyjęcia do systemu. Od tego momentu uznaje się, że faktura została skutecznie wystawiona i doręczona. To istotna zmiana względem tradycyjnego modelu – w KSeF nie ma co do zasady (z wyjątkiem przypadków wskazanych w art. 106gba ust. 4 ustawy o VAT) potrzeby dodatkowego wysyłania faktury do kontrahenta, ponieważ system zapewnia jej dostępność dla nabywcy.

W praktyce, choć oryginałem pozostaje plik XML, większość systemów księgowych umożliwia wygenerowanie czytelnego podglądu faktury w formie tabelarycznej przypominającej tradycyjny dokument.

Możliwe jest również przygotowanie wizualizacji w PDF, którą można przesłać kontrahentowi lub wydrukować do celów informacyjnych. Ma ona jednak jedynie charakter pomocniczy i nie stanowi dokumentu urzędowego. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorcy i biura rachunkowe zachowują komfort pracy z fakturami w dobrze znanej formie, jednocześnie korzystając z pełnej funkcjonalności i bezpieczeństwa oferowanego przez system KSeF.

Jakie znaczenie mają kody QR na fakturach

Wraz z rozwojem KSeF ustawodawca przewidział możliwość posługiwania się fakturami ustrukturyzowanymi także poza samym systemem. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy faktura jest udostępniana nabywcy inną drogą niż przez KSeF lub wykorzystywana poza systemem – na przykład w wewnętrznym obiegu dokumentów czy w korespondencji handlowej.

Przypadki, kiedy faktura musi zostać udostępniona poza KSeF, określa art. 106gb ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) – zob. tabela.

Tabela. Przypadki, gdy faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony

Lp.

Przypadki

1

miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego

2

nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju

3

nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę

4

nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT (procedura SME)

5

nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca wymieniony w poz. 1–3 i 6 tabeli

6

nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej

Aby zachować ich walor dowodowy i możliwość weryfikacji, przepisy wprowadzają szczególne zasady oznaczania takich faktur. Gdy faktura zostanie wystawiona w trybie offline i udostępniona poza systemem, będzie musiała zawierać dodatkowo drugi kod QR „CERTYFIKAT”, którego wygenerowanie będzie możliwe po pobraniu certyfikatu wystawcy z KSeF (art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT).

REKLAMA

Co zawiera kod weryfikujący

Zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana, udostępniana poza KSeF, musi być opatrzona kodem weryfikującym. Kod ten jest nośnikiem najważniejszych informacji o dokumencie i składa się z:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • adresu zasobu oprogramowania interfejsowego, wskazanego w jego specyfikacji – to miejsce, z którego możliwy jest dostęp do faktury,
  • daty wystawienia faktury (a w przypadku faktury korygującej – daty wskazanej w art. 106j ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT),
  • numeru identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,
  • wyróżnika faktury, który pozwala jednoznacznie zidentyfikować dokument.

Czy na fakturze udostępnianej poza systemem umieszczamy numer z KSeF

Na fakturze przesyłanej do KSeF nie zamieszczamy numeru do KSeF z prostej przyczyny – bo go jeszcze nie znamy. Jest on nadawany po przyjęciu faktury przez system.

Jeśli faktura jest udostępniana nabywcy poza KSeF, to pod kodem weryfikującym trzeba będzie umieścić dodatkowo numer identyfikujący fakturę w KSeF. Jest to możliwe, gdyż podatnik może wygenerować wizualizację faktury dopiero po jej zatwierdzeniu przez system i nadaniu numeru KSeF.

Dzięki temu odbiorca ma pewność, że dokument, który otrzymał, faktycznie istnieje w KSeF, a więc został wystawiony i zarejestrowany zgodnie z przepisami. Taki sposób postępowania będzie wynikał z rozporządzenia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, które wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.

Jak będzie wyglądało oznaczenie faktury kodem QR

Oznaczenie faktury kodem weryfikującym będzie mogło przyjąć dwie formy:
1) bezpośredniego linku prowadzącego do faktury lub
2) znaku graficznego – najczęściej w formie dwuwymiarowego kodu QR.

Kod graficzny musi być zgodny z międzynarodową normą ISO/IEC 18004:2015, co zapewnia jego uniwersalność i możliwość łatwego odczytu.

W praktyce oznacza to, że na fakturze (np. w jej nagłówku lub stopce) pojawi się kwadratowy kod QR, który po zeskanowaniu umożliwi szybki dostęp do informacji o dokumencie.

Co zatem w sytuacji, gdy faktura jest w formacie uniemożliwiającym naniesienie kodu? Zdarza się, że faktury są przesyłane w formatach, w których nie da się bezpośrednio zamieścić kodu (np. w postaci surowych danych strukturalnych). W takim przypadku przepisy przewidują rozwiązanie: kod lub link należy przekazać nabywcy wraz z fakturą, jako odrębny element.

Czy faktura przesyłana do KSeF może być wystawiona w języku obcym

Wielu podatników zastanawia się, czy jest możliwe zastosowanie języka obcego w fakturach ustrukturyzowanych będących plikami XML oraz w wizualizacji tej faktury ustrukturyzowanej, wystawianych na rzecz zagranicznych kontrahentów nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

Minister Finansów od dawna potwierdza, że podatnik ma prawo wystawić fakturę w języku obcym, gdy odbiorcą jest polski albo zagraniczny przedsiębiorca (zob. interpretacja Ministra Finansów z 5 września 2012 r., sygn. PT8/033/203/688/WCX/12/PT-694). Przepisy ustawy o VAT nie zawierają jednoznacznej informacji o zakazie wystawiania faktur w języku obcym i obowiązku przygotowania dla nich faktur w języku polskim.

Nie zmieni tego wprowadzenie KSeF. Od początku wprowadzenia KSeF MF zajmowało stanowisko, że wizualizacja faktury może być w języku obcym, mimo że opisy pół w strukturze XML są w języku polskim. Natomiast w interpretacji z 3 lipca 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.333.2025.2.AMA) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że plik XML możemy uzupełniać w języku obcym (nazwy towarów, informacje dodatkowe). W piśmie tym czytamy:

(…) będą mieli Państwo możliwość zastosowania języka obcego w fakturach ustrukturyzowanych będących plikami xml oraz w wizualizacji tych faktur ustrukturyzowanych, wystawianych na rzecz zagranicznych kontrahentów nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, dokumentując tym samym dokonywane przez Państwa czynności opodatkowane podatkiem VAT.

Źródło: projekt rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur – opublikowany na www.rcl.gov.pl.

Patrycja Kubiesa, doradca podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktury w zamówieniach publicznych – integracja PEF z KSeF od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

REKLAMA

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

Ruszyły masowe kontrole kart lunchowych. Co sprawdza ZUS?

Karty lunchowe od kilku lat są jednym z najczęściej wybieranych pozapłacowych benefitów pracowniczych. Do września 2023 r. karty mogły być wykorzystywane wyłącznie w restauracjach i innych punktach gastronomicznych. Od tego momentu ich popularność dodatkowo wzrosła – z uwagi na możliwość korzystania z nich również w sklepach spożywczych i supermarketach. Ta zmiana, choć dla pracowników korzystna, wywołała lawinę kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który coraz uważniej przygląda się temu, w jaki sposób firmy stosują zwolnienie ze składek.

30.09.2025: ważny dzień dla KSeF - Krajowego Systemu eFaktur. Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję systemu

30 września Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). To sygnał dla firm, że czas intensywnych przygotowań właśnie się rozpoczął. Jak ten czas na testowanie należy optymalnie wykorzystać?

Rewolucja nie mniej ważna niż KSeF. Nowy obowiązek dla firm sektora MŚP

Cyfryzacja rozliczeń podatkowych w Polsce wchodzi w kolejny etap. Podczas gdy uwaga przedsiębiorców skupia się dziś na KSeF, równie istotna zmiana dotknie ich jeszcze wcześniej. Od 1 stycznia 2026 roku prowadzenie KPiR możliwe będzie wyłącznie w formie cyfrowej. MF przekonuje, że to krok w stronę uproszczenia, automatyzacji oraz zwiększenia transparentności biznesu. Dla sektora MŚP oznacza on również nowe formalności, konieczność inwestycji w systemy IT oraz kary za nieterminowe raporty.

REKLAMA

Samochód w JDG – zakup, leasing, VAT, koszty (100%, 75%, czy 50%), sprzedaż. To przedsiębiorca musi wiedzieć koniecznie

Mobilność to często klucz do efektywnego działania przedsiębiorcy, zwłaszcza w usługach, handlu czy transporcie. Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) mogą skorzystać z licznych udogodnień podatkowych, które umożliwiają nie tylko częściowe odliczenie kosztów zakupu pojazdu, ale także rozliczanie wydatków związanych z jego użytkowaniem i eksploatacją. Bierzemy pod lupę najpopularniejsze ulgi i odliczenia samochodowe przysługujące od momentu zakupu, poprzez jego użytkowanie aż po sprzedaż.

KSeF zmienia zasady gry. Jak biura rachunkowe mogą zabezpieczyć siebie i klientów?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zautomatyzuje obieg dokumentów, ale jednocześnie zrodzi fundamentalne pytanie o odpowiedzialność za kwalifikację kosztów. Obowiązek ten spoczywa na przedsiębiorcy, jednak w praktyce to biura rachunkowe znajdą się na pierwszej linii jeśli idzie o nowe wyzwanie. Niewdrożenie odpowiednich procedur może prowadzić do chaosu komunikacyjnego, sporów z klientami, a nawet do procesów sądowych.

REKLAMA