REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowa faktura VAT (ustrukturyzowana) w 2026 r. Wizualizacja, zakres danych, kody QR

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Nowa faktura VAT (ustrukturyzowana) w 2026 r. Jak będzie wyglądać – wizualizacja i kody QR
Nowa faktura VAT (ustrukturyzowana) w 2026 r. Jak będzie wyglądać – wizualizacja i kody QR
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W 2026 roku w Polsce obowiązkowe stanie się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Będzie to miało w szczególności ten skutek, że tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne w formacie PDF zostaną zastąpione przez faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Każda taka faktura będzie miała jednolitą strukturę danych określoną przez Ministerstwo Finansów, co zapewni spójność i automatyzację w obiegu dokumentów. Dodatkowo faktury udostępniane poza systemem KSeF będą musiały być oznaczone kodem weryfikującym, najczęściej w formie kodu QR. Będzie to wymagało odpowiedniego oznaczenia. Faktura w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) znacząco różni się od tradycyjnych faktur papierowych czy elektronicznych w formacie PDF.

rozwiń >

Jak będzie wyglądała faktura ustrukturyzowana

Przede wszystkim należy pamiętać, że urzędową formą faktury w KSeF jest plik XML – nie ma więc jednej graficznej postaci dokumentu. Struktura pliku jest ściśle określona przez Ministerstwo Finansów i wynika z obowiązującej schemy. Obecnie jest to schema FA(2), a od 1 lutego 2026 r. będzie to schema FA(3).

Dzięki temu każda faktura w systemie ma jednolity układ danych, niezależnie od tego, z jakiego programu księgowego korzysta wystawca.

Plik XML zawiera wszystkie niezbędne informacje o transakcji:
- dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, nazwy, adresy),
- daty wystawienia i sprzedaży,
- szczegółowy opis pozycji towarowych i usługowych,
- stawki VAT oraz
- podsumowanie wartości netto, VAT i brutto.

Może także obejmować dane dodatkowe, takie jak numery zamówień, opisy czy adnotacje.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Pól w strukturze logicznej jest ponad 400, a zatem podatnicy będą mieli możliwość dostosowania swoich potrzeb do struktury. Po przesłaniu faktury do KSeF dokument otrzymuje unikatowy numer identyfikacyjny KSeF oraz znacznik czasowy przyjęcia do systemu. Od tego momentu uznaje się, że faktura została skutecznie wystawiona i doręczona. To istotna zmiana względem tradycyjnego modelu – w KSeF nie ma co do zasady (z wyjątkiem przypadków wskazanych w art. 106gba ust. 4 ustawy o VAT) potrzeby dodatkowego wysyłania faktury do kontrahenta, ponieważ system zapewnia jej dostępność dla nabywcy.

W praktyce, choć oryginałem pozostaje plik XML, większość systemów księgowych umożliwia wygenerowanie czytelnego podglądu faktury w formie tabelarycznej przypominającej tradycyjny dokument.

Możliwe jest również przygotowanie wizualizacji w PDF, którą można przesłać kontrahentowi lub wydrukować do celów informacyjnych. Ma ona jednak jedynie charakter pomocniczy i nie stanowi dokumentu urzędowego. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorcy i biura rachunkowe zachowują komfort pracy z fakturami w dobrze znanej formie, jednocześnie korzystając z pełnej funkcjonalności i bezpieczeństwa oferowanego przez system KSeF.

Jakie znaczenie mają kody QR na fakturach

Wraz z rozwojem KSeF ustawodawca przewidział możliwość posługiwania się fakturami ustrukturyzowanymi także poza samym systemem. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy faktura jest udostępniana nabywcy inną drogą niż przez KSeF lub wykorzystywana poza systemem – na przykład w wewnętrznym obiegu dokumentów czy w korespondencji handlowej.

Przypadki, kiedy faktura musi zostać udostępniona poza KSeF, określa art. 106gb ust. 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) – zob. tabela.

Tabela. Przypadki, gdy faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony

Lp.

Przypadki

1

miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego

2

nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju

3

nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę

4

nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT (procedura SME)

5

nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca wymieniony w poz. 1–3 i 6 tabeli

6

nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej

Aby zachować ich walor dowodowy i możliwość weryfikacji, przepisy wprowadzają szczególne zasady oznaczania takich faktur. Gdy faktura zostanie wystawiona w trybie offline i udostępniona poza systemem, będzie musiała zawierać dodatkowo drugi kod QR „CERTYFIKAT”, którego wygenerowanie będzie możliwe po pobraniu certyfikatu wystawcy z KSeF (art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT).

REKLAMA

Co zawiera kod weryfikujący

Zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana, udostępniana poza KSeF, musi być opatrzona kodem weryfikującym. Kod ten jest nośnikiem najważniejszych informacji o dokumencie i składa się z:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • adresu zasobu oprogramowania interfejsowego, wskazanego w jego specyfikacji – to miejsce, z którego możliwy jest dostęp do faktury,
  • daty wystawienia faktury (a w przypadku faktury korygującej – daty wskazanej w art. 106j ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT),
  • numeru identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,
  • wyróżnika faktury, który pozwala jednoznacznie zidentyfikować dokument.

Czy na fakturze udostępnianej poza systemem umieszczamy numer z KSeF

Na fakturze przesyłanej do KSeF nie zamieszczamy numeru do KSeF z prostej przyczyny – bo go jeszcze nie znamy. Jest on nadawany po przyjęciu faktury przez system.

Jeśli faktura jest udostępniana nabywcy poza KSeF, to pod kodem weryfikującym trzeba będzie umieścić dodatkowo numer identyfikujący fakturę w KSeF. Jest to możliwe, gdyż podatnik może wygenerować wizualizację faktury dopiero po jej zatwierdzeniu przez system i nadaniu numeru KSeF.

Dzięki temu odbiorca ma pewność, że dokument, który otrzymał, faktycznie istnieje w KSeF, a więc został wystawiony i zarejestrowany zgodnie z przepisami. Taki sposób postępowania będzie wynikał z rozporządzenia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, które wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.

Jak będzie wyglądało oznaczenie faktury kodem QR

Oznaczenie faktury kodem weryfikującym będzie mogło przyjąć dwie formy:
1) bezpośredniego linku prowadzącego do faktury lub
2) znaku graficznego – najczęściej w formie dwuwymiarowego kodu QR.

Kod graficzny musi być zgodny z międzynarodową normą ISO/IEC 18004:2015, co zapewnia jego uniwersalność i możliwość łatwego odczytu.

W praktyce oznacza to, że na fakturze (np. w jej nagłówku lub stopce) pojawi się kwadratowy kod QR, który po zeskanowaniu umożliwi szybki dostęp do informacji o dokumencie.

Co zatem w sytuacji, gdy faktura jest w formacie uniemożliwiającym naniesienie kodu? Zdarza się, że faktury są przesyłane w formatach, w których nie da się bezpośrednio zamieścić kodu (np. w postaci surowych danych strukturalnych). W takim przypadku przepisy przewidują rozwiązanie: kod lub link należy przekazać nabywcy wraz z fakturą, jako odrębny element.

Czy faktura przesyłana do KSeF może być wystawiona w języku obcym

Wielu podatników zastanawia się, czy jest możliwe zastosowanie języka obcego w fakturach ustrukturyzowanych będących plikami XML oraz w wizualizacji tej faktury ustrukturyzowanej, wystawianych na rzecz zagranicznych kontrahentów nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

Minister Finansów od dawna potwierdza, że podatnik ma prawo wystawić fakturę w języku obcym, gdy odbiorcą jest polski albo zagraniczny przedsiębiorca (zob. interpretacja Ministra Finansów z 5 września 2012 r., sygn. PT8/033/203/688/WCX/12/PT-694). Przepisy ustawy o VAT nie zawierają jednoznacznej informacji o zakazie wystawiania faktur w języku obcym i obowiązku przygotowania dla nich faktur w języku polskim.

Nie zmieni tego wprowadzenie KSeF. Od początku wprowadzenia KSeF MF zajmowało stanowisko, że wizualizacja faktury może być w języku obcym, mimo że opisy pół w strukturze XML są w języku polskim. Natomiast w interpretacji z 3 lipca 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.333.2025.2.AMA) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że plik XML możemy uzupełniać w języku obcym (nazwy towarów, informacje dodatkowe). W piśmie tym czytamy:

(…) będą mieli Państwo możliwość zastosowania języka obcego w fakturach ustrukturyzowanych będących plikami xml oraz w wizualizacji tych faktur ustrukturyzowanych, wystawianych na rzecz zagranicznych kontrahentów nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, dokumentując tym samym dokonywane przez Państwa czynności opodatkowane podatkiem VAT.

Źródło: projekt rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur – opublikowany na www.rcl.gov.pl.

Patrycja Kubiesa, doradca podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn VAT

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Szokujące dane GUS i Eurostatu: Deficyt Polski może przekroczyć 7 proc. PKB, a dług rośnie najszybciej w UE

Polska stoi w obliczu rosnącego deficytu finansów publicznych – najnowsze dane GUS i Eurostatu wskazują, że na koniec 2025 roku deficyt może przekroczyć 7 proc. PKB, a dług publiczny rośnie najszybciej w Unii Europejskiej. Sprawdź, co oznaczają te liczby dla polskiej gospodarki.

REKLAMA

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

REKLAMA

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

KSeF to prawdziwa rewolucja w fakturowaniu. Firmy mają mało czasu i dużo pracy – ostrzega doradca podatkowy Radosław Kowalski

Obowiązkowy KSeF wprowadzi prawdziwą rewolucję w fakturowaniu. Firmy muszą przygotować nie tylko systemy informatyczne, ale też ludzi i procedury – inaczej ryzykują chaos i błędy w rozliczeniach. O największych wyzwaniach, które czekają przedsiębiorców, księgowych i biura rachunkowe, mówi doradca podatkowy Radosław Kowalski, prelegent Kongresu KSeF.

REKLAMA