Ulga B+R na wakacjach. O czym należy pamiętać przy ewidencji czasu pracy w czasie nieobecności pracowników?

• Czym jest ulga B+R
• Kiedy przysługuje ulga B+R
• Nieobecności pracowników realizujących projekty B+R a ewidencja czasu pracy
• Poznaj praktyczne aspekty rozliczania ulgi B+R

Czym jest ulga B+R

Ulga badawczo-rozwojowa to preferencja dostępna dla podatników PIT i CIT, którzy realizują działania badawczo-rozwojowe. Chodzi o wprowadzanie nowych lub udoskonalanie istniejących produktów, usług czy procesów.
Ulga badawczo-rozwojowa przysługuje przedsiębiorcom niezależnie od wielkości i branży, w której działają. Mogą z niej korzystać zarówno firmy dopiero rozpoczynające prace B+R, jak i te, które stale prowadzą taką działalność. Nie jest wymagane zakończenie projektu sukcesem ani wdrożenie efektów na rynek. Dodatkowo poziom innowacyjności jest oceniany w skali danego przedsiębiorstwa, a nie kraju czy świata, co wyróżnia ulgę na tle dużo trudniej dostępnych dotacji. To czyni ulgę B+R jednym z najłatwiejszych i najbardziej demokratycznych instrumentów proinnowacyjnych dostępnych dla przedsiębiorstw w Polsce.

Kiedy przysługuje ulga B+R

Aby móc rozliczyć ulgę badawczo-rozwojową, kluczowe pozostaje spełnienie trzech podstawowych warunków. Po pierwsze, niezbędne jest faktyczne prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej rozumianej jako działalność twórcza obejmująca prace badawcze lub prace rozwojowe, podejmowane w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobu wiedzy oraz wykorzystania tej wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Po drugie, należy ponosić koszty kwalifikowane związane z tą działalnością i właściwie je identyfikować, np. wynagrodzenia, materiały i surowce, ekspertyzy, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych.

Po trzecie zaś, przedsiębiorca powinien wyodrębnić te koszty w ewidencji rachunkowej w sposób umożliwiający jednoznaczne przypisanie ich do prac B+R. Bez spełnienia tych kryteriów nawet najbardziej innowacyjne projekty mogą nie kwalifikować się do preferencyjnego rozliczenia.

Nieobecności pracowników realizujących projekty B+R a ewidencja czasu pracy

Największą część kosztów kwalifikowanych w praktyce stanowią wynagrodzenia pracowników zatrudnionych do realizacji projektów B+R na umowę o pracę, umowę zlecenie lub umowę o dzieło. Jednocześnie jednym z największych praktycznych wyzwań przy rozliczaniu ulgi jest ewidencjonowanie czasu pracy pracowników. Pracodawca musi przypisać do ulgi wyłącznie tę część wynagrodzenia, która dotyczy faktycznej pracy przy zadaniach B+R.

Tu pojawia się kwestia urlopów wypoczynkowych, zwolnień lekarskich, szkoleń ogólnych czy innych absencji. Zgodnie z aktualną interpretacją Ministerstwa Finansów z 2024 r., wynagrodzenia za te okresy mogą być uwzględniane w kosztach kwalifikowanych ulgi B+R proporcjonalnie do zaangażowania pracownika w działalność B+R w danym okresie. Oznacza to, że czas, w którym pracownik nie świadczy pracy, np. podczas urlopu lub choroby, ma być wliczany do kalkulacji zaangażowania w działalność B+R w pozycji ogólnego czasu pracy. Innymi słowy, przy określaniu poziomu zaangażowania wykorzystujemy nominalny czas pracy, a nie faktyczny czas pracy.

Co więcej Minister Finansów potwierdził, że faktyczny czas pracy pracownika ma znaczenie dopiero przy obliczaniu proporcji czasu przeznaczonego na działalność badawczo-rozwojową w ogólnym czasie pracy. Zaznaczyć jednak należy, iż interpretacja nie eliminuje wszystkich potencjalnych wątpliwości związanych z ujmowaniem składników wynagrodzeń w kosztach kwalifikowanych. Przykładowo, nadal pewne kontrowersje może budzić uwzględnianie usprawiedliwionych nieobecności w rozliczeniu ulgi na innowacyjnych pracowników, która jest instrumentem bliźniaczym dla ulgi B+R, czy też ujmowania w kalkulacji B+R ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Poznaj praktyczne aspekty rozliczania ulgi B+R

Już 23 września 2025 r. odbędzie się spotkanie, na którym eksperci CRIDO omówią najważniejsze zasady poprawnego ewidencjonowania czasu pracy podczas nieobecności i urlopów pracowników zaangażowanych w prace B+R. Wskażą, jakie błędy najczęściej skutkują zakwestionowaniem kosztów osobowych przez organy podatkowe. Prowadzący odpowiedzą też na pytania uczestników i przedstawią praktyczne przykłady dokumentowania czasu pracy.

Aby wziąć udział w wydarzeniu, należy zarejestrować się pod linkiem: https://crido.pl/events/webinar-ulgi-od-kuchni-urlopy-w-twoim-zespole-a-ulga-br/. Cykl spotkań poświęcony ulgom podatkowym oraz kwestiom związanym z AI jest skierowany do właścicieli firm i członków zarządów, dyrektorów finansowych, kontrolerów i menedżerów finansowych, głównych księgowych oraz osób kierujących projektami B+R.

Autor: Konrad Dura, manager w CRIDO