REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ksef 2026 co to od kiedy system faktury
KSEF 2026: co to, od kiedy, system, faktury, dla kogo
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

rozwiń >

KSeF - co trzeba wiedzieć?

Musimy sobie uświadomić, że to koniec tradycyjnego modelu księgowości, w którym przedsiębiorcy przekazują sobie faktury w formie papierowej lub PDF. Wszystkie faktury będą wystawiane i odbierane cyfrowo – w Krajowym Systemie e-Faktur. I wcale nie będzie to takie proste.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Testowy KSeF 2.0 - kiedy?

Już część firm została zaskoczona od strony, nazwijmy to, technicznej. Firmy mogły dotychczas testować KSeF w wersji1.0, ale system został wyłączony z dnia na dzień. Ministerstwo Finansów wydało oficjalny komunikat w dniu 29 sierpnia, a już 1 września testy przestały działać. Kolejne testy będą możliwe od 30 września 2025 r., kiedy to Ministerstwo Finansów ma uruchomić testowy KSeF 2.0. Oznacza to, że ponownie będzie trzeba skonfigurować dostęp, zamknąć otwarte dokumenty, wygenerować nowe faktury w środowisku testowym.

KSeF - główne wyzwania

Główne wyzwania związane z KSeF to konieczność dostosowania systemów informatycznych, zmiana procesów biznesowych dotyczących obiegu dokumentów, zapewnienie bezpieczeństwa i wydajności systemu, a także przygotowanie personelu do obsługi nowych procedur. Dodatkowo, firmy muszą zmierzyć się z potrzebą integracji z istniejącymi systemami (ERP, CRM), a także potencjalnymi problemami w przypadku awarii systemu, ale awaria może zdarzyć się we wszystkich systemach, nie tylko przy KSeF.

Polecamy: Konferencja: Kongres KSeF. Cyfrowa rewolucja w fakturowaniu

REKLAMA

System KSeF 2026 - dla kogo?

KSeF dotyczy wystawiania faktur sprzedaży w formie ustrukturyzowanej (XML) narzuconej przez ustawodawcę. Największe podmioty (których obrót brutto ze sprzedaży w roku 2024 przekroczył 200 mln zł) wejdą w obowiązek e-fakturowania już od 1 lutego 2026 roku. Pozostałe podmioty, wejdą w ten obowiązek od 1 kwietnia 2026 roku. Wcześniej będą mogły dobrowolnie wystawiać e-faktury lub pozostać przy dotychczasowej formie fakturowania papierowo lub elektronicznie (np. PDF).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Niezależnie jednak od odsunięcia w czasie wejścia w obowiązek e-fakturowania gotowi na KSeF musimy być już na luty 2026 r. Przeciwnie nie będziemy w stanie odebrać faktur zakupowych. Pamiętajcie o tym, że wasz kontrahent (b2b) nie ma obowiązku przekazywania Ci faktury poza systemem KSeF. Sam fakt, że faktura zostanie tam przesłana przez waszego kontrahenta stanowi, że została ona już przez was odebrana! Nie zostaniecie powiadomieni o tym, że faktura została wystawiona w KSeF, ani nie będziecie mieć wpływu na jej odbiór. Nie wymaga ona jakiejkolwiek akceptacji z waszej strony.

Kolejna kwestia - KSeF dotyczy wyłącznie faktur. Nie znajdziecie ani nie prześlecie tam innych dokumentów niż faktura. A więc poza systemem KSeF pozostaną: * wszelkie załączniki (protokoły, zestawienia, specyfikacje, kalkulacje, CRM itd.); * rachunki, * paragony fiskalne, * noty księgowe, * faktury pro-forma, * dokumenty wewnętrzne, w tym tzw. faktury wewnętrzne, * faktury od pomiotów zagranicznych, * Wyjątkowo: faktury na rzecz konsumenta (osoby fizycznej nieprowadzącej działalności).

Dlatego napisałam wam, że będziecie musieli przygotować personel do obsługi nowych procedur związanych np. z zarządzaniem wysyłką załączników i wizualizacją faktur poza platformą KSeF.

KSeF - okres przejściowy

Zgodnie z zapowiedziami, do końca 2026 roku będzie obowiązywał okres przejściowy. Jednak wraz z nadejściem roku 2027 za nieprzestrzeganie zasad korzystania z KSeF mogą zostać nałożone dotkliwe kary finansowe. W przypadku faktur, które nie zostaną przesłane do systemu lub będą zawierać błędy, sankcje mogą wynieść nawet 100% wartości wykazanego podatku. Oznacza to, że nawet drobny błąd może skutkować poważnymi stratami finansowymi dla przedsiębiorcy.

Dobre strony KSeF

Ale żeby nie było, że tylko was straszę to muszę również wspomnieć o dobrych stronach KSeF – bo takie oczywiście są. Zgodzicie się zapewne ze mną iż postępująca cyfryzacja umożliwia uproszczenie wielu dotychczas ręcznie wykonywanych procesów, automatyzacja wystawiania faktur nie tylko redukuje konieczność ręcznego wprowadzania danych, ale także znacząco minimalizuje ryzyko popełnienia błędów. KSeF można łatwo zintegrować z istniejącymi systemami ERP oraz księgowymi co pozwoli na automatyczne przesyłanie faktur do systemu, a także ich odbiór i archiwizację. W efekcie obieg dokumentów w KSeF przyspiesza przepływ faktur, a to z kolei przekłada się na oszczędność czasu i obniżenie kosztów administracyjnych.

Nie możemy zapominać również o tak ważnej kwestii jak zwiększenie bezpieczeństwa i transparentności. System KSeF wprowadza bowiem dodatkowe mechanizmy kontrolne, które umożliwiają administracji skarbowej szybsze wykrywanie błędów, nadużyć i prób oszustw podatkowych. Dla przedsiębiorcy oznacza to większą pewność, że faktury są poprawnie wystawiane, a dane są chronione przed nieautoryzowanym dostępem.

Kolejna ważna kwestia – szczególnie dla firm, które często ubiegają się o zwrot VAT- dzięki centralizacji faktur w systemie, administracja skarbowa może szybciej przeprowadzać kontrolę i weryfikację transakcji. To z kolei pozwala na szybsze rozliczenie VAT i przyspiesza proces zwrotu podatku.

Na podkreślenie zasługuje także fakt, że korzystanie z KSeF zmniejsza ryzyko popełnienia błędów przy fakturowaniu, ponieważ system automatycznie weryfikuje dane, a faktury są przesyłane w standardowej, ustrukturyzowanej formie. Co więcej, pełna digitalizacja faktur ułatwia zarówno przedsiębiorcom, jak i organom skarbowym szybki i wygodny dostęp do historii transakcji. Będzie to wpływać na audyty i kontrole, będą one bardziej przejrzyste i mniej czasochłonne, a to pozwali wam i waszym firmom lepiej spełniać wymogi podatkowe. Możemy przyjąć że początkowe etapy wdrożenia KSeF będą wiązać się z pewnymi wyzwaniami, to jednak w dłuższej perspektywie czasu. korzyści będą odczuwalne coraz bardziej.

KSeF - podsumowanie

Żadna organizacja nie może sobie pozwolić na utratę możliwości wystawiania faktur, dlatego warto już teraz przygotować się na KSeF – bo czasu zostało nam naprawdę niewiele. Przedsiębiorcy, którzy przystąpią do KSeF już teraz będą lepiej przygotowani na przyszłe zmiany legislacyjne i technologiczne. To szczególnie istotne, ponieważ zgodnie z przepisami unijnymi, do 2030 roku e-fakturowanie ma zostać wprowadzone na poziomie całej Unii Europejskiej.

oprac. Emilia Panufnik
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

REKLAMA

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

REKLAMA

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod [zgłoszenie: ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF]

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

REKLAMA