REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF tuż za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę. Jak się przed nimi uchronić?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF już za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę – jak się przed nimi uchronić?
KSeF już za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę – jak się przed nimi uchronić?
INFOR

REKLAMA

REKLAMA

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Największym firmom w Polsce zostało już niecałe pół roku na przygotowanie się do obowiązkowego wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Pozostałe przedsiębiorstwa mają czas do kwietnia 2026 r. I choć większość uważa, że jest na to gotowa – w 2024 r. aż 82 proc. organizacji deklarowało, że zdąży sprostać temu zadaniu – to praktyka pokazuje, że w rzeczywistości nie wie nawet, na co zwrócić uwagę. Z dotychczasowych doświadczeń wynika, że podczas wdrożeń powtarza się kilka trudności. Oto pięć najczęstszych niespodzianek, które mogą spotkać przedsiębiorców i praktyczne wskazówki Michała Sosnowskiego, Dyrektora Business Development w Exorigo-Upos, jak im zapobiec.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

1. Testy KSeF, które nie odzwierciedlają rzeczywistości

Wielu przedsiębiorców sądzi, że skoro integracja działa w środowisku przygotowanym przez KSeF, to działa wszędzie. Problem w tym, że dotychczasowa wersja testowa systemu Ministerstwa Finansów nie odzwierciedlała codziennej pracy: działała wolniej, miała ograniczoną przepustowość, występowały w niej błędy i niespójności. Pierwsze otwarte testy API 2.0 ruszą dopiero 30 września 2025 r., a testowa aplikacja podatnika w listopadzie – co zostawia bardzo mało czasu na symulacje z prawdziwymi danymi. Biorąc pod uwagę zmiany jakie MF wprowadziło do opublikowanej w czerwcu specyfikacji nowego API, istnieje ryzyko, że testowe środowisko KSeF 2.0 nie będzie od razu w pełni stabilne i gotowe do zastosowania w realnych procesach biznesowych.

Dla wielu firm dużym wyzwaniem okazało się nagłe wyłączenie dotychczasowych środowisk testowych KSeF. Oficjalny komunikat pojawił się 29 sierpnia, a już od 1 września środowisko testowe przestało być dostępne. Co istotne, nie została zachowana jego ciągłość – od 30 września uruchomione zostanie KSeF 2.0, niezależne od wcześniejszej wersji 1.0. W praktyce oznacza to konieczność ponownego skonfigurowania dostępu, zamknięcia otwartych dokumentów czy wygenerowania nowych faktur w środowisku testowym.

Dlatego warto korzystać z narzędzi pozwalających odtwarzać scenariusze „jeden do jednego” z produkcją, także na rzeczywistych danych, ale w trybie, który nie wysyła ich do KSeF. To jedyny sposób, by wychwycić błędy, zanim zaczną blokować sprzedaż. Dobrze zaprojektowane narzędzia są odporne na nieprzewidziane sytuacje. Przy wyborze systemu do komunikacji z KSeF, warto upewnić się, że producent udostępnia symulator i umożliwia weryfikację rozwiązania, nawet gdy testowy KSeF nie działa.

REKLAMA

2. Walidacja – nie wszystko, co przyjmie KSeF, zaakceptuje kontrahent

KSeF weryfikuje faktury tylko pod kątem zgodności z formatem, ale nie ocenia merytorycznej poprawności danych (poza słownikami np. stawek VAT, kodów krajów czy kodów walut). To oznacza, że faktura przyjęta przez system może zostać odrzucona przez kontrahenta, np. z powodu błędnego numeru zamówienia lub niezgodnego opisu towaru.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Rozwiązaniem jest wdrożenie dodatkowych, rozszerzonych reguł walidacyjnych działających jeszcze przed wysyłką dokumentu. Takie narzędzia potrafią wykryć błędy w formacie, czy treści w czasie rzeczywistym (np. niespójności w danych czy wady formalno-rachunkowe) i przekazać informację zwrotną od razu do osoby wystawiającej fakturę – co skraca proces i eliminuje źródła opóźnień w płatnościach.

3. Awarie KSeF, które wstrzymują sprzedaż

W sytuacjach, takich jak niedostępność KSeF, problemy z siecią czy błąd integracji, brak kolejkowania i automatycznego ponawiania wysyłki może sparaliżować fakturowanie i sprzedaż. Wtedy każda minuta przestoju staje się kosztowna.

W zapewnieniu ochrony przed tym mogą pomóc procedury awaryjne, w których faktury mogą być wystawiane i obsługiwane w systemach firmowych nawet wtedy, gdy nie ma połączenia z KSeF, a następnie przesyłane automatycznie, gdy połączenie zostanie przywrócone. Należy jednak pamiętać, że wystawianie faktur w trybie offline – przewidziane przez ustawodawcę na wypadek awarii czy niedostępności KSeF – wiąże się z dodatkowymi wymogami formalnymi po stronie podatników. Dlatego kluczowe jest przygotowanie odpowiednich procedur i narzędzi wspierających obsługę takich sytuacji.

4. Chaos w środowisku rozproszonych systemów do wystawia e-faktur

W dużych organizacjach faktury mogą być wystawiane z różnych systemów: ERP, POS, WMS czy narzędzi branżowych. Bez centralnego mechanizmu zbierania i udostępniania dokumentów pojawiają się problemy z ich spójnością, duplikaty czy brak pełnego obrazu sytuacji. Analogiczne, a czasem nawet większe, problemy pojawiają się, gdy faktury od dostawców są obsługiwane równolegle przez wiele różnych systemów.

Firmy powinny szukać rozwiązań, które zbiorą wszystkie faktury w jednym miejscu, przekażą je do KSeF w spójny sposób, a jednocześnie udostępnią je wszystkim systemom wewnętrznym i zakupowym w ujednoliconym formacie. Optymalnym rozwiązaniem są narzędzia, które potrafią automatycznie rozpoznać przeznaczenie faktury pobranej z KSeF i przekazać ją do odpowiednich systemów wewnętrznych. Należy zakładać, że w przyszłości KSeF stanie się jedynym źródłem dokumentów sprzedaży, bez konieczności generowania dodatkowych plików czy wydruków.

5. Ograniczenia systemu KSeF i brak procedur obsługi wyjątków

KSeF nie obsługuje wielu elementów potrzebnych w codziennej pracy: brak powiadomień, np. dla zagranicznych kontrahentów, brak obsługi załączników binarnych, ograniczone wyszukiwanie faktur. Przedsiębiorstwa często dowiadują się o tym dopiero w momencie, gdy muszą zrealizować nietypową transakcję.

Warto więc już dziś opracować procedury dla faktur korygujących, duplikatów czy sprzedaży międzynarodowej oraz wybrać narzędzia, które uzupełnią funkcje KSeF – tak, by w dniu startu systemu nie trzeba było działać w trybie improwizacji. Coraz więcej organizacji, które deklarowały gotowość, a po pierwszych próbach widzi, jak wiele obszarów wymaga jeszcze dopracowania. Najczęściej problemem jest skupienie się na samym „podłączeniu” do KSeF, bez uwzględnienia całej architektury danych, komunikacji między systemami i scenariuszy awaryjnych. Im wcześniej przedsiębiorcy poznają te wyzwania i wdrożą odpowiednie rozwiązania, tym większa szansa, że obowiązek korzystania z KSeF stanie się szansą na usprawnienie biznesu, a nie źródłem paraliżu.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

Tryby wystawiania faktur w KSeF – jak i kiedy z nich korzystać?

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

REKLAMA

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

REKLAMA

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

REKLAMA