REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Czy ominie Cię obowiązkowy KSeF w 2026 roku? Sprawdź, czy jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur
Czy ominie Cię obowiązkowy KSeF w 2026 roku? Sprawdź, czy jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur
INFOR

REKLAMA

REKLAMA

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

rozwiń >

Czym jest KSeF i dlaczego ma znaczenie?

KSeF to państwowa platforma, która umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w formie ustrukturyzowanej. Dzięki niej proces fakturowania staje się prostszy, a błędy w dokumentach są ograniczone. Jak podkreśla strona rządowa: „KSeF umożliwia centralizację procesów fakturowania oraz nadzór nad jakością danych fakturowych, co przyczynia się do lepszej kontroli rozliczeń podatku VAT”.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

System pomaga też w szybszej identyfikacji nieprawidłowości przez organy podatkowe i daje przedsiębiorcom pewność, że ich dokumenty są zgodne z prawem. To szczególnie istotne dla małych firm, które wcześniej mogły korzystać z różnorodnych formatów faktur elektronicznych lub papierowych.

Jaki jest harmonogram obowiązkowego KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie etapami. Duzi podatnicy, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych, rozpoczną korzystanie z platformy najwcześniej, czyli już od 1 lutego 2026 roku.

Dla pozostałych przedsiębiorców obowiązek zacznie działać od 1 kwietnia 2026 roku, chyba że kwalifikują się jako „wykluczeni cyfrowo”. Najmniejsi przedsiębiorcy mają odroczenie do 1 stycznia 2027 roku. Jak wyjaśnia resort finansów: „dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.”

REKLAMA

Kiedy KSeF? Wyjątki i odroczenia

Okazuje się więc, że nie wszyscy przedsiębiorcy muszą korzystać z KSeF od razu. Jak już zostało wskazane, najmniejsi podatnicy, tzw. „wykluczeni cyfrowo”, mają obowiązek przesunięty do początku 2027 roku. Kryteria obejmują wartość pojedynczej faktury do 450 zł oraz miesięczną sprzedaż do 10 000 zł. To daje mikroprzedsiębiorcom czas na przygotowanie systemów i przeszkolenie pracowników.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych również są zwolnione z obowiązku korzystania z KSeF. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów: „Od 1 kwietnia 2026 r. wprowadzona zostanie możliwość wystawiania w KSeF faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Wystawianie tych dokumentów przy użyciu KSeF nie będzie obowiązkowe. Jeżeli jednak rolnik ryczałtowy wskaże w KSeF nabywcę produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu tego systemu, to do czasu odwołania tego wskazania nabywca będzie obowiązany wystawiać te faktury w KSeF. Dla faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przewidziana jest odrębna struktura logiczna FA_RR(1).”

Również faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mogą być wystawiane poza systemem, choć przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF dobrowolnie. Zwolnienia obejmują też podatników bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce oraz transakcje objęte procedurami szczególnymi, jak OSS, IOSS czy międzynarodowy przewóz okazjonalny.

Ważne

Ministerstwo Finansów informuje: Pierwsza grupa wyłączeń z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wynika ze statusu stron transakcji. Wyłączeniem objęte będzie wystawianie faktur:

  • przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
  • przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
  • na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Drugą grupę stanowią wyłączenia dotyczące konkretnych rodzajów transakcji. Są to przypadki wystawiania faktur przez podatników korzystających z następujących procedur szczególnych tj.:

  • procedura OSS nieunijna,
  • procedura importu IOSS,
  • procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.

Trzecią grupę wyłączeń z KSeF stanowią czynności wymienione w rozporządzeniu wykonawczym, w tym między innymi:

  • świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego,
  • świadczenie usług udokumentowane fakturą w formie biletu za przejazd kolejami, taborem samochodowym, środkami transportu morskiego i lotniczego,
  • świadczenie usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o podatku od towarów i usług, udokumentowane fakturami lub innymi dowodami,
  • dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowane w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:
    - nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą polskiego NIP
    - sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą polskiego NIP.

Czwartą grupę stanowią wyłączenia z KSeF obowiązujące w okresie przejściowym:

  • do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,
  • do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Kto nie uniknie obowiązkowego KSeF?

Duże firmy, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł, nie mogą uniknąć obowiązku i muszą korzystać z KSeF od 1 lutego 2026 roku. Pozostali przedsiębiorcy, którzy nie spełniają kryteriów „wykluczonych cyfrowo”, dołączą do systemu od 1 kwietnia 2026 roku.

Niedopełnienie obowiązku może skutkować konsekwencjami administracyjnymi, dlatego przedsiębiorcy powinni już teraz przygotować systemy księgowe i procedury wewnętrzne. Wdrożenie KSeF wymaga odpowiedniego oprogramowania, przeszkolenia pracowników oraz zmiany procedur rozliczeń, aby uniknąć błędów po wprowadzeniu obowiązku.

Przejściowe ułatwienia dla przedsiębiorców

Rząd przewidział okres przejściowy, w którym przedsiębiorcy mają większą elastyczność. Do końca 2026 roku - jak już pisaliśmy powyżej - najmniejsi podatnicy mogą wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, jeśli miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł. Możliwe jest również stosowanie faktur papierowych i paragonów z NIP w przypadku korzystania z kas rejestrujących.

Dodatkowo, w pierwszych miesiącach obowiązku, od początku wdrożenia do końca lipca 2026 roku, jak czytamy na stronie Ministerstwa Finansów: „nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF”. To daje przedsiębiorcom czas na pełne wdrożenie systemu i adaptację procedur bez ryzyka natychmiastowych kar.

Ważne

Zostały wypracowane rozwiązania, które wychodzą naprzeciw zasadniczym oczekiwaniom przedsiębiorców dotyczących wystawiania faktur w KSeF. Dlatego do końca 2026 roku:

  • będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
  • nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
  • nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)).

Przykładowe scenariusze KSeF

W praktyce sytuacja wygląda następująco:

  • Duża firma z obrotem 250 mln zł musi korzystać z KSeF od 1 lutego 2026 roku.
  • Firma średniej wielkości z obrotem poniżej 200 mln zł dołącza od 1 kwietnia 2026 roku.
  • Mikroprzedsiębiorcy o niskiej sprzedaży, gdzie pojedyncza faktura nie przekracza 450 zł, a miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł, objęci są obowiązkiem dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Również rolnicy korzystający z faktur VAT RR mogą korzystać z systemu dobrowolnie od 1 kwietnia 2026 roku. W przypadku sprzedaży na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej faktury mogą być wystawiane poza systemem, co daje większą elastyczność.

KSeF obowiązkowy dla większości, dlatego przygotowania warto zacząć już dziś

Obowiązek korzystania z KSeF od 2026 roku obejmuje zatem zdecydowaną większość przedsiębiorców. Duże firmy z wysokim obrotem nie unikną przepisów. Małe i średnie przedsiębiorstwa mają odroczenie zależnie od sprzedaży i statusu „wykluczonych cyfrowo”. Mikroprzedsiębiorcy i rolnicy z fakturami VAT RR mają dodatkowy czas, a sprzedaż na rzecz osób prywatnych może odbywać się poza systemem.

Warto już teraz przygotować systemy księgowe, wdrożyć procedury i przeszkolić pracowników. Dzięki temu w 2026 roku przedsiębiorcy unikną problemów z administracją podatkową i sprawnie przejdą na nowe standardy fakturowania.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

REKLAMA

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA