REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Czy ominie Cię obowiązkowy KSeF w 2026 roku? Sprawdź, czy jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur
Czy ominie Cię obowiązkowy KSeF w 2026 roku? Sprawdź, czy jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur
INFOR

REKLAMA

REKLAMA

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

rozwiń >

Czym jest KSeF i dlaczego ma znaczenie?

KSeF to państwowa platforma, która umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w formie ustrukturyzowanej. Dzięki niej proces fakturowania staje się prostszy, a błędy w dokumentach są ograniczone. Jak podkreśla strona rządowa: „KSeF umożliwia centralizację procesów fakturowania oraz nadzór nad jakością danych fakturowych, co przyczynia się do lepszej kontroli rozliczeń podatku VAT”.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

System pomaga też w szybszej identyfikacji nieprawidłowości przez organy podatkowe i daje przedsiębiorcom pewność, że ich dokumenty są zgodne z prawem. To szczególnie istotne dla małych firm, które wcześniej mogły korzystać z różnorodnych formatów faktur elektronicznych lub papierowych.

Jaki jest harmonogram obowiązkowego KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie etapami. Duzi podatnicy, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych, rozpoczną korzystanie z platformy najwcześniej, czyli już od 1 lutego 2026 roku.

Dla pozostałych przedsiębiorców obowiązek zacznie działać od 1 kwietnia 2026 roku, chyba że kwalifikują się jako „wykluczeni cyfrowo”. Najmniejsi przedsiębiorcy mają odroczenie do 1 stycznia 2027 roku. Jak wyjaśnia resort finansów: „dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.”

REKLAMA

Kiedy KSeF? Wyjątki i odroczenia

Okazuje się więc, że nie wszyscy przedsiębiorcy muszą korzystać z KSeF od razu. Jak już zostało wskazane, najmniejsi podatnicy, tzw. „wykluczeni cyfrowo”, mają obowiązek przesunięty do początku 2027 roku. Kryteria obejmują wartość pojedynczej faktury do 450 zł oraz miesięczną sprzedaż do 10 000 zł. To daje mikroprzedsiębiorcom czas na przygotowanie systemów i przeszkolenie pracowników.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych również są zwolnione z obowiązku korzystania z KSeF. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów: „Od 1 kwietnia 2026 r. wprowadzona zostanie możliwość wystawiania w KSeF faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Wystawianie tych dokumentów przy użyciu KSeF nie będzie obowiązkowe. Jeżeli jednak rolnik ryczałtowy wskaże w KSeF nabywcę produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu tego systemu, to do czasu odwołania tego wskazania nabywca będzie obowiązany wystawiać te faktury w KSeF. Dla faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przewidziana jest odrębna struktura logiczna FA_RR(1).”

Również faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mogą być wystawiane poza systemem, choć przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF dobrowolnie. Zwolnienia obejmują też podatników bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce oraz transakcje objęte procedurami szczególnymi, jak OSS, IOSS czy międzynarodowy przewóz okazjonalny.

Ważne

Ministerstwo Finansów informuje: Pierwsza grupa wyłączeń z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wynika ze statusu stron transakcji. Wyłączeniem objęte będzie wystawianie faktur:

  • przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
  • przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
  • na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Drugą grupę stanowią wyłączenia dotyczące konkretnych rodzajów transakcji. Są to przypadki wystawiania faktur przez podatników korzystających z następujących procedur szczególnych tj.:

  • procedura OSS nieunijna,
  • procedura importu IOSS,
  • procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.

Trzecią grupę wyłączeń z KSeF stanowią czynności wymienione w rozporządzeniu wykonawczym, w tym między innymi:

  • świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego,
  • świadczenie usług udokumentowane fakturą w formie biletu za przejazd kolejami, taborem samochodowym, środkami transportu morskiego i lotniczego,
  • świadczenie usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o podatku od towarów i usług, udokumentowane fakturami lub innymi dowodami,
  • dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowane w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:
    - nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą polskiego NIP
    - sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą polskiego NIP.

Czwartą grupę stanowią wyłączenia z KSeF obowiązujące w okresie przejściowym:

  • do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,
  • do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Kto nie uniknie obowiązkowego KSeF?

Duże firmy, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł, nie mogą uniknąć obowiązku i muszą korzystać z KSeF od 1 lutego 2026 roku. Pozostali przedsiębiorcy, którzy nie spełniają kryteriów „wykluczonych cyfrowo”, dołączą do systemu od 1 kwietnia 2026 roku.

Niedopełnienie obowiązku może skutkować konsekwencjami administracyjnymi, dlatego przedsiębiorcy powinni już teraz przygotować systemy księgowe i procedury wewnętrzne. Wdrożenie KSeF wymaga odpowiedniego oprogramowania, przeszkolenia pracowników oraz zmiany procedur rozliczeń, aby uniknąć błędów po wprowadzeniu obowiązku.

Przejściowe ułatwienia dla przedsiębiorców

Rząd przewidział okres przejściowy, w którym przedsiębiorcy mają większą elastyczność. Do końca 2026 roku - jak już pisaliśmy powyżej - najmniejsi podatnicy mogą wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, jeśli miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł. Możliwe jest również stosowanie faktur papierowych i paragonów z NIP w przypadku korzystania z kas rejestrujących.

Dodatkowo, w pierwszych miesiącach obowiązku, od początku wdrożenia do końca lipca 2026 roku, jak czytamy na stronie Ministerstwa Finansów: „nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF”. To daje przedsiębiorcom czas na pełne wdrożenie systemu i adaptację procedur bez ryzyka natychmiastowych kar.

Ważne

Zostały wypracowane rozwiązania, które wychodzą naprzeciw zasadniczym oczekiwaniom przedsiębiorców dotyczących wystawiania faktur w KSeF. Dlatego do końca 2026 roku:

  • będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
  • nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF,
  • nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)).

Przykładowe scenariusze KSeF

W praktyce sytuacja wygląda następująco:

  • Duża firma z obrotem 250 mln zł musi korzystać z KSeF od 1 lutego 2026 roku.
  • Firma średniej wielkości z obrotem poniżej 200 mln zł dołącza od 1 kwietnia 2026 roku.
  • Mikroprzedsiębiorcy o niskiej sprzedaży, gdzie pojedyncza faktura nie przekracza 450 zł, a miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł, objęci są obowiązkiem dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Również rolnicy korzystający z faktur VAT RR mogą korzystać z systemu dobrowolnie od 1 kwietnia 2026 roku. W przypadku sprzedaży na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej faktury mogą być wystawiane poza systemem, co daje większą elastyczność.

KSeF obowiązkowy dla większości, dlatego przygotowania warto zacząć już dziś

Obowiązek korzystania z KSeF od 2026 roku obejmuje zatem zdecydowaną większość przedsiębiorców. Duże firmy z wysokim obrotem nie unikną przepisów. Małe i średnie przedsiębiorstwa mają odroczenie zależnie od sprzedaży i statusu „wykluczonych cyfrowo”. Mikroprzedsiębiorcy i rolnicy z fakturami VAT RR mają dodatkowy czas, a sprzedaż na rzecz osób prywatnych może odbywać się poza systemem.

Warto już teraz przygotować systemy księgowe, wdrożyć procedury i przeszkolić pracowników. Dzięki temu w 2026 roku przedsiębiorcy unikną problemów z administracją podatkową i sprawnie przejdą na nowe standardy fakturowania.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Limit poniżej 10 000 zł - najczęściej zadawane pytania o KSeF

Czy przedsiębiorca z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie musi korzystać z KSeF? Jak długo można jeszcze wystawiać faktury papierowe? Ministerstwo Finansów wyjaśnia szczegóły nowych zasad, które wejdą w życie od lutego 2026 roku.

"Podatek" (opłata) od psa w 2026 r. Jest stawka maksymalna ale każda gmina ustala samodzielnie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

Podatki i opłaty lokalne w 2026 roku: Minister Finansów ustalił stawki maksymalne

Od 1 stycznia 2026 r. wzrosną (jak prawie każdego roku) o wskaźnik inflacji (tym razem o ok. 4,5%) maksymalne stawki podatków i opłat lokalnych. Minister Finansów wydał już coroczne obwieszczenie w tej kwestii. Zatem w 2026 roku możemy liczyć się z zauważalnie wyższymi stawkami podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych i opłat lokalnych (targowej, miejscowej, uzdrowiskowej, reklamowej, od posiadania psów) - oczywiście w tych gminach, których rady podejmą stosowne uchwały do końca 2025 roku.

Zasadzka legislacyjna na fundacje rodzinne. Krytyczna analiza projektu nowelizacji ustawy o CIT z dnia 29 sierpnia 2025 r.

"Niczyje zdrowie, wolność ani mienie nie są bezpieczne, kiedy obraduje parlament" - ostrzega sentencja często błędnie przypisywana Markowi Twainowi, której rzeczywistym autorem jest Gideon J. Tucker, dziewiętnastowieczny amerykański prawnik i sędzia Sądu Najwyższego stanu Nowy Jork. Ta gorzka refleksja, wypowiedziana w 1866 roku w kontekście chaotycznego procesu legislacyjnego w Albany, nabiera szczególnej aktualności w obliczu współczesnych praktyk legislacyjnych.

REKLAMA

Od 2026 koniec faktur w Wordzie i Excelu. KSeF zmienia zasady gry dla wszystkich firm

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

REKLAMA

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

REKLAMA