REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?
KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać obligatoryjne fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do ustawy o podatku VAT. Najpierw dotyczyć to będzie największych podatników (przekroczone 200 mln zł obrotów brutto w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych. Oznacza to, że wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorcami będzie musiała odbywać się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Nowelizacja ustawy o VAT już w Dzienniku Ustaw

Podstawę prawną stanowią przepisy uchwalone w czerwcu 2023 roku, które następnie były wielokrotnie nowelizowane. W 2024 roku przesunięto termin wejścia w życie obowiązku na 1 lutego 2026 roku, a 5 sierpnia 2025 roku Sejm przyjął kolejną nowelizację przygotowaną przez Ministerstwo Finansów po wielomiesięcznych konsultacjach. Po podpisaniu przez Prezydenta ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw z 2025 roku pod pozycją 1203.

Oznacza to, że przedsiębiorcy przygotowujący się do wdrożenia KSeF mogą napotkać pierwszą trudność, jaką jest ustalenie właściwej wersji przepisów. Kluczową praktyczną wskazówką jest korzystanie z portali informacji prawnej, które prezentują przepisy w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 roku. Lektura jedynie najnowszych zmian z 2025 roku może prowadzić do błędów interpretacyjnych, dlatego niezbędne jest zapoznanie się z pełną i aktualną wersją nadchodzących regulacji, aby dobrze przygotować przedsiębiorstwo na wdrożenie obowiązkowego fakturowania w KSeF.

REKLAMA

REKLAMA

Ustawa o VAT - tekst ujednolicony

Szkolenia

Pierwszym krokiem przygotowań powinno być szczegółowe poznanie przepisów dotyczących KSeF. W tym celu warto korzystać ze specjalistycznych szkoleń, które pozwalają skrócić czas potrzebny na zrozumienie nowych zasad prawnych i wyzwań organizacyjnych. Szkolenia są szczególnie istotne dla liderów zmiany, czyli osób odpowiedzialnych za przygotowanie przedsiębiorstwa do wdrożenia systemu. Wyznaczenie kierownika projektu stanowi jeden z kluczowych etapów całego procesu. Osoba ta powinna mieć pełne umocowanie ze strony kierownictwa, czas na prowadzenie projektu oraz znajomość specyfiki organizacji i branży, w której działa.

Polecamy: wszystko o KSeF 2026 – poradniki, szkolenia, webinary

REKLAMA

 Polecamy: KSeF krok po kroku – zasady działania i metody wdrożenia

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zespół wdrożeniowy – kto powinien być w pierwszej linii?

Kierownik projektu powinien powołać zespół wdrożeniowy składający się z pracowników, którzy najlepiej znają procesy związane z obsługą faktur sprzedaży i zakupów. W małych firmach mogą to być te same osoby, często właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej. W większych przedsiębiorstwach, zatrudniających co najmniej kilkanaście osób, funkcje sprzedaży i zakupu są rozdzielone, dlatego konieczne jest włączenie do zespołu zarówno działu sprzedaży, jak i administracji. Wsparciem dla prac w zakresie aspektów formalno-prawnych powinni być księgowi. Trzeba jednak pamiętać, że to nie księgowi bezpośrednio realizują procesy sprzedażowe czy zakupowe, dlatego największe zmiany odczują właśnie te działy i z tego powodu muszą one aktywnie uczestniczyć w przygotowaniach.

Zespół odpowiedzialny za wdrożenie KSeF powinien na kolejnym etapie przygotowań przeprowadzić szczegółową analizę procesów sprzedaży i zakupów pod kątem wpływu zmiany formy faktury na w pełni elektroniczną. Proces należy tu rozumieć jako systematycznie wykonywaną, powtarzalną procedurę funkcjonującą w przedsiębiorstwie, na przykład praktykę dołączania do faktury VAT dodatkowych informacji pozapodatkowych, takich jak potwierdzenie wykonania usługi. Tego rodzaju dane nie mogą zostać ujęte w fakturze elektronicznej w formacie KSeF, określanej w ustawie mianem faktury ustrukturyzowanej. Konieczne staje się zatem wypracowanie alternatywnych sposobów przekazywania tego typu informacji kontrahentom.

Priorytetowym zadaniem zespołu wdrożeniowego jest identyfikacja i analiza wszystkich problemów, jakie mogą pojawić się w wyniku obowiązkowego stosowania faktur ustrukturyzowanych. To właśnie w konfrontacji nowelizowanych przepisów z dotychczasowymi procedurami obiegu faktur tworzy się lista zmian, które należy wprowadzić w procesach biznesowych przedsiębiorstwa.

Technologie pod lupą – czego wymagać od dostawców oprogramowania?

Na dalszym etapie projektu zespół wdrożeniowy powinien skierować szczegółowe wymagania techniczne do dostawców oprogramowania wykorzystywanego w przedsiębiorstwie. Integracja zarówno systemów sprzedażowych, jak i księgowych z KSeF jest konieczna, aby możliwe było płynne wystawianie oraz odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Rozwiązania oferowane przez dostawców różnią się zakresem funkcjonalności – od podstawowych, obejmujących możliwość wystawienia faktury w formacie XML FA(3) i przesłania jej do KSeF, po zaawansowane, pozwalające na przykład na równoległe przesyłanie wraz z fakturą dodatkowych załączników innym kanałem komunikacyjnym. Zespół wdrożeniowy powinien zestawić własne oczekiwania z ofertą rynkową i na tej podstawie wybrać rozwiązania, które będą optymalne zarówno pod względem funkcjonalnym, jak i kosztowym, zapewniając jednocześnie bezproblemową obsługę faktur w nowym systemie.

Po wyborze odpowiednich rozwiązań konieczne jest ich wdrożenie w sensie technicznym, obejmujące instalację oraz konfigurację systemów w taki sposób, aby zapewniały one poprawne i stabilne działanie. Kluczowym elementem tego etapu jest testowanie, które pozwala praktycznie zweryfikować, czy przyjęte rozwiązania funkcjonują zgodnie z oczekiwaniami. Należy przy tym pamiętać, że Krajowa Administracja Skarbowa, odpowiedzialna za obsługę KSeF, zapowiedziała przywrócenie środowiska testowego dopiero w listopadzie 2025 roku. Obecnie aplikacje testowe i demonstracyjne KSeF pozostają niedostępne, co oznacza, że przedsiębiorcy będą dysponować ograniczonym czasem na sprawdzenie poprawności wdrożonych rozwiązań.

Równolegle z działaniami technicznymi zespół wdrożeniowy powinien opracować zasady nadawania dostępu i uprawnień do obsługi KSeF poszczególnym pracownikom. Jest to zagadnienie o fundamentalnym znaczeniu, gdyż osoby posiadające dostęp do systemu muszą cieszyć się wysokim. Faktury zawierają bowiem rozległą i wrażliwą wiedzę o tajemnicach handlowych w przedsiębiorstwie, obejmującą zarówno obszar sprzedaży, jak i zakupów, dlatego dane te muszą być właściwie chronione wewnątrz organizacji. Za bezpieczeństwo systemu jako takiego odpowiada Krajowa Administracja Skarbowa, która gwarantuje wysoki poziom ochrony poprzez szyfrowanie przesyłanych danych oraz nieanonimowy dostęp do faktur po stronie zarówno wystawcy, jak i odbiorcy. Rozwiązania te zapewniają odpowiednią poufność i integralność danych, jednak właściwe zarządzanie dostępami do KSeF pozostaje obowiązkiem samego przedsiębiorcy.

Dostępy i bezpieczeństwo – kto powinien trzymać klucze do KSeF?

Wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur to proces wieloetapowy, który wymaga zarówno zrozumienia nowych przepisów prawnych, jak i precyzyjnej organizacji pracy w przedsiębiorstwie. Kluczowe znaczenie ma wybór lidera projektu, który posiada odpowiednie umocowanie i zna specyfikę firmy, oraz powołanie zespołu wdrożeniowego obejmującego wszystkie działy związane z obiegiem faktur – sprzedaż, zakupy, administrację i księgowość.

Analiza procesów wewnętrznych pozwala zidentyfikować ryzyka związane z wprowadzeniem faktur ustrukturyzowanych i znaleźć alternatywne sposoby przekazywania informacji, które dotychczas trafiały jako dodatek do faktury w formie papierowej lub elektronicznej. Kolejnym krokiem jest techniczne wdrożenie systemów, integracja z oprogramowaniem dostawców oraz testowanie w ograniczonym czasie, jaki pozostaje przed obowiązkowym uruchomieniem KSeF.

Nie można zapominać o zarządzaniu dostępami i bezpieczeństwie danych – pracownicy z dostępem do systemu muszą cieszyć się zaufaniem, a poufne informacje należy chronić zachowując tajemnice handlowe.

Przygotowanie przedsiębiorstwa do KSeF wymaga systematyczności, dobrej organizacji i świadomego zarządzania zmianą. Firmy, które w pełni wykorzystają pozostały czas na szkolenia, analizę procesów i testy techniczne, zwiększą swoje szanse na płynne i bezproblemowe wdrożenie nowego systemu fakturowania elektronicznego.

Bogdan Zatorski, kierownik do spraw analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy KSeF sprawi, że księgowi będą mieli mniej pracy? Niekoniecznie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym, mające na celu uproszczenie i zautomatyzowanie obiegu faktur – od ich wystawienia, przez przesyłanie, aż po archiwizację. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada, że dzięki obowiązkowemu modelowi KSeF przedsiębiorcy i księgowi zyskają czas, w praktyce księgowi nie spodziewają się mniejszego nakładu pracy. Wręcz przeciwnie, 36,1% księgowych oczekuje, że wdrożenie KSeF przysporzy im więcej obowiązków, a 75% z nich nadal czuje, że ich firma nie jest przygotowana do wdrożenia KseF – wynika z raportu fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”.

Polskie jabłka na Łotwie… a w Białorusi? Spór podatkowy trafia do TSUE

Wyobraźmy sobie typowy dzień w polskiej firmie eksportującej jabłka. Towar gotowy, kontrahent zarejestrowany na Łotwie, formalności załatwione – wszystko wydaje się proste. Ale niespodziewanie pojawia się problem: jabłka wylądowały w Białorusi. I nagle w centrum uwagi znajduje się VAT – czy to wciąż wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), czy już eksport?

Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

REKLAMA

Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Jak rozliczać auta kupione do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA