KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?

• Nowelizacja ustawy o VAT już w Dzienniku Ustaw
• Szkolenia
• Zespół wdrożeniowy – kto powinien być w pierwszej linii?
• Technologie pod lupą – czego wymagać od dostawców oprogramowania?
• Dostępy i bezpieczeństwo – kto powinien trzymać klucze do KSeF?

Nowelizacja ustawy o VAT już w Dzienniku Ustaw

Podstawę prawną stanowią przepisy uchwalone w czerwcu 2023 roku, które następnie były wielokrotnie nowelizowane. W 2024 roku przesunięto termin wejścia w życie obowiązku na 1 lutego 2026 roku, a 5 sierpnia 2025 roku Sejm przyjął kolejną nowelizację przygotowaną przez Ministerstwo Finansów po wielomiesięcznych konsultacjach. Po podpisaniu przez Prezydenta ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw z 2025 roku pod pozycją 1203.

Oznacza to, że przedsiębiorcy przygotowujący się do wdrożenia KSeF mogą napotkać pierwszą trudność, jaką jest ustalenie właściwej wersji przepisów. Kluczową praktyczną wskazówką jest korzystanie z portali informacji prawnej, które prezentują przepisy w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 roku. Lektura jedynie najnowszych zmian z 2025 roku może prowadzić do błędów interpretacyjnych, dlatego niezbędne jest zapoznanie się z pełną i aktualną wersją nadchodzących regulacji, aby dobrze przygotować przedsiębiorstwo na wdrożenie obowiązkowego fakturowania w KSeF.

Ustawa o VAT - tekst ujednolicony

Szkolenia

Pierwszym krokiem przygotowań powinno być szczegółowe poznanie przepisów dotyczących KSeF. W tym celu warto korzystać ze specjalistycznych szkoleń, które pozwalają skrócić czas potrzebny na zrozumienie nowych zasad prawnych i wyzwań organizacyjnych. Szkolenia są szczególnie istotne dla liderów zmiany, czyli osób odpowiedzialnych za przygotowanie przedsiębiorstwa do wdrożenia systemu. Wyznaczenie kierownika projektu stanowi jeden z kluczowych etapów całego procesu. Osoba ta powinna mieć pełne umocowanie ze strony kierownictwa, czas na prowadzenie projektu oraz znajomość specyfiki organizacji i branży, w której działa.

Polecamy: wszystko o KSeF 2026 – poradniki, szkolenia, webinary

 Polecamy: KSeF krok po kroku – zasady działania i metody wdrożenia

Zespół wdrożeniowy – kto powinien być w pierwszej linii?

Kierownik projektu powinien powołać zespół wdrożeniowy składający się z pracowników, którzy najlepiej znają procesy związane z obsługą faktur sprzedaży i zakupów. W małych firmach mogą to być te same osoby, często właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej. W większych przedsiębiorstwach, zatrudniających co najmniej kilkanaście osób, funkcje sprzedaży i zakupu są rozdzielone, dlatego konieczne jest włączenie do zespołu zarówno działu sprzedaży, jak i administracji. Wsparciem dla prac w zakresie aspektów formalno-prawnych powinni być księgowi. Trzeba jednak pamiętać, że to nie księgowi bezpośrednio realizują procesy sprzedażowe czy zakupowe, dlatego największe zmiany odczują właśnie te działy i z tego powodu muszą one aktywnie uczestniczyć w przygotowaniach.

Zespół odpowiedzialny za wdrożenie KSeF powinien na kolejnym etapie przygotowań przeprowadzić szczegółową analizę procesów sprzedaży i zakupów pod kątem wpływu zmiany formy faktury na w pełni elektroniczną. Proces należy tu rozumieć jako systematycznie wykonywaną, powtarzalną procedurę funkcjonującą w przedsiębiorstwie, na przykład praktykę dołączania do faktury VAT dodatkowych informacji pozapodatkowych, takich jak potwierdzenie wykonania usługi. Tego rodzaju dane nie mogą zostać ujęte w fakturze elektronicznej w formacie KSeF, określanej w ustawie mianem faktury ustrukturyzowanej. Konieczne staje się zatem wypracowanie alternatywnych sposobów przekazywania tego typu informacji kontrahentom.

Priorytetowym zadaniem zespołu wdrożeniowego jest identyfikacja i analiza wszystkich problemów, jakie mogą pojawić się w wyniku obowiązkowego stosowania faktur ustrukturyzowanych. To właśnie w konfrontacji nowelizowanych przepisów z dotychczasowymi procedurami obiegu faktur tworzy się lista zmian, które należy wprowadzić w procesach biznesowych przedsiębiorstwa.

Technologie pod lupą – czego wymagać od dostawców oprogramowania?

Na dalszym etapie projektu zespół wdrożeniowy powinien skierować szczegółowe wymagania techniczne do dostawców oprogramowania wykorzystywanego w przedsiębiorstwie. Integracja zarówno systemów sprzedażowych, jak i księgowych z KSeF jest konieczna, aby możliwe było płynne wystawianie oraz odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Rozwiązania oferowane przez dostawców różnią się zakresem funkcjonalności – od podstawowych, obejmujących możliwość wystawienia faktury w formacie XML FA(3) i przesłania jej do KSeF, po zaawansowane, pozwalające na przykład na równoległe przesyłanie wraz z fakturą dodatkowych załączników innym kanałem komunikacyjnym. Zespół wdrożeniowy powinien zestawić własne oczekiwania z ofertą rynkową i na tej podstawie wybrać rozwiązania, które będą optymalne zarówno pod względem funkcjonalnym, jak i kosztowym, zapewniając jednocześnie bezproblemową obsługę faktur w nowym systemie.

Po wyborze odpowiednich rozwiązań konieczne jest ich wdrożenie w sensie technicznym, obejmujące instalację oraz konfigurację systemów w taki sposób, aby zapewniały one poprawne i stabilne działanie. Kluczowym elementem tego etapu jest testowanie, które pozwala praktycznie zweryfikować, czy przyjęte rozwiązania funkcjonują zgodnie z oczekiwaniami. Należy przy tym pamiętać, że Krajowa Administracja Skarbowa, odpowiedzialna za obsługę KSeF, zapowiedziała przywrócenie środowiska testowego dopiero w listopadzie 2025 roku. Obecnie aplikacje testowe i demonstracyjne KSeF pozostają niedostępne, co oznacza, że przedsiębiorcy będą dysponować ograniczonym czasem na sprawdzenie poprawności wdrożonych rozwiązań.

Równolegle z działaniami technicznymi zespół wdrożeniowy powinien opracować zasady nadawania dostępu i uprawnień do obsługi KSeF poszczególnym pracownikom. Jest to zagadnienie o fundamentalnym znaczeniu, gdyż osoby posiadające dostęp do systemu muszą cieszyć się wysokim. Faktury zawierają bowiem rozległą i wrażliwą wiedzę o tajemnicach handlowych w przedsiębiorstwie, obejmującą zarówno obszar sprzedaży, jak i zakupów, dlatego dane te muszą być właściwie chronione wewnątrz organizacji. Za bezpieczeństwo systemu jako takiego odpowiada Krajowa Administracja Skarbowa, która gwarantuje wysoki poziom ochrony poprzez szyfrowanie przesyłanych danych oraz nieanonimowy dostęp do faktur po stronie zarówno wystawcy, jak i odbiorcy. Rozwiązania te zapewniają odpowiednią poufność i integralność danych, jednak właściwe zarządzanie dostępami do KSeF pozostaje obowiązkiem samego przedsiębiorcy.

Dostępy i bezpieczeństwo – kto powinien trzymać klucze do KSeF?

Wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur to proces wieloetapowy, który wymaga zarówno zrozumienia nowych przepisów prawnych, jak i precyzyjnej organizacji pracy w przedsiębiorstwie. Kluczowe znaczenie ma wybór lidera projektu, który posiada odpowiednie umocowanie i zna specyfikę firmy, oraz powołanie zespołu wdrożeniowego obejmującego wszystkie działy związane z obiegiem faktur – sprzedaż, zakupy, administrację i księgowość.

Analiza procesów wewnętrznych pozwala zidentyfikować ryzyka związane z wprowadzeniem faktur ustrukturyzowanych i znaleźć alternatywne sposoby przekazywania informacji, które dotychczas trafiały jako dodatek do faktury w formie papierowej lub elektronicznej. Kolejnym krokiem jest techniczne wdrożenie systemów, integracja z oprogramowaniem dostawców oraz testowanie w ograniczonym czasie, jaki pozostaje przed obowiązkowym uruchomieniem KSeF.

Nie można zapominać o zarządzaniu dostępami i bezpieczeństwie danych – pracownicy z dostępem do systemu muszą cieszyć się zaufaniem, a poufne informacje należy chronić zachowując tajemnice handlowe.

Przygotowanie przedsiębiorstwa do KSeF wymaga systematyczności, dobrej organizacji i świadomego zarządzania zmianą. Firmy, które w pełni wykorzystają pozostały czas na szkolenia, analizę procesów i testy techniczne, zwiększą swoje szanse na płynne i bezproblemowe wdrożenie nowego systemu fakturowania elektronicznego.

Bogdan Zatorski, kierownik do spraw analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii