Przedsiębiorcy często zastanawiają się, ile mają czasu na przesłanie faktury do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Termin zależy od trybu wystawiania faktury – online, offline24, offline lub awaryjnego. Wyjaśniamy, kiedy faktura uzyskuje ważność i jakie są konkretne terminy wysyłki zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów.
- Tryb online – wystawianie faktur do KSeF w czasie rzeczywistym
- Tryby offline i awaryjny – terminy dosyłania faktur do KSeF
- Jaki termin wysyłki faktury do KSeF? To zależy
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców, zwłaszcza w kontekście terminów wysyłania faktur. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów: „W pierwszej kolejności należy podkreślić, że KSeF nie jest systemem do raportowania wystawianych faktur, tylko system ten służy do ich wystawiania. Dokument przygotowywany w systemach księgowych podatnika musi być wystawiony przy użyciu KSeF. Dokument taki jest przesyłany do systemu, a walor faktury otrzymuje dopiero po otrzymaniu nr KSeF, poza wyjątkami typu offline 24, offline, czy tryb awaryjny.” Oznacza to, że faktura zyskuje status prawnie ważnej dopiero po nadaniu numeru KSeF.
Tryb online – wystawianie faktur do KSeF w czasie rzeczywistym
W przypadku faktury ustrukturyzowanej wystawianej w trybie online: „Fakturę uznaje się za wystawioną w dacie jej przesłania do KSeF (o ile data wskazana w polu P_1 jest zgodna z datą przesłania pliku xml faktury do KSeF). Tego typu faktura jest wystawiana w KSeF w czasie rzeczywistym.” Oznacza to, że przesłanie faktury do systemu online daje jej natychmiastowy walor prawny, pod warunkiem zgodności daty w polu P_1 z datą przesłania pliku XML.
W przypadku faktur wystawianych w trybie online obowiązują więc ścisłe zasady dotyczące terminu ich przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Każda faktura wygenerowana elektronicznie musi być wysłana do systemu tego samego dnia, w którym została wystawiona. Niedopełnienie tego obowiązku skutkuje tym, że faktura nie zostanie uznana za dokument online, a system potraktuje ją inaczej.
Pytanie podatnika: „Czy fakturę online trzeba wystawić tego samego dnia, w którym ją wystawiam?”
Odpowiedź Ministerstwa Finansów: „Tak. Jeśli wystawiasz fakturę w trybie online, musi być wysłana do KSeF jeszcze tego samego dnia. Jeżeli zrobisz to dopiero następnego dnia, system potraktuje ją jako fakturę wystawioną w trybie offline24.”
W związku z tym przedsiębiorcy korzystający z fakturowania online powinni planować swoje procesy tak, aby dokumenty były przesyłane do systemu natychmiast po ich wystawieniu. Opóźnienia mogą prowadzić do problemów z prawidłowym rozliczeniem podatku VAT oraz koniecznością wprowadzania dodatkowych korekt.
Tryby offline i awaryjny – terminy dosyłania faktur do KSeF
W przypadku problemów technicznych systemu KSeF, obowiązują konkretne terminy:
- Offline24 – „Fakturę dosyła się niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.”
- Offline (niedostępność systemu) – „Fakturę dosyła się do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności.”
- Tryb awaryjny – „Fakturę przesyła się do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii KSeF.”
We wszystkich tych przypadkach, jak pisze Ministerstwo Finansów w odpowiedziach na pytania podatników: „Faktury w ww. trzech trybach uznaje się za wystawione w dacie wskazanej przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA.”
W KSeF faktury można wystawiać w trybie online (w czasie rzeczywistym) albo w trybie offline (faktura wystawiona poza KSeF z późniejszym dosłaniem jej do KSeF). Tryby offline (offline24, offline-niedostępność KSeF, tryb awaryjny) wymagają przekazania faktury do KSeF w określonym terminie oraz jej oznaczenia dwoma kodami QR w przypadku jej przekazania nabywcy poza systemem, przy czym do wygenerowania drugiego kodu konieczny będzie wygenerowany wcześniej certyfikat KSeF (typu 2). Certyfikat KSeF (typu 1) jest również jedną z metod uwierzytelnienia się w systemie.
Jaki termin wysyłki faktury do KSeF? To zależy
Termin wysyłki faktury do KSeF zależy zatem od wybranego trybu: w trybie online przesyłka następuje natychmiast, a w trybach offline i awaryjnym ustawodawca określił maksymalne terminy dosłania dokumentów. Prawidłowe wypełnienie pola P_1 w strukturze FA gwarantuje, że faktura zachowuje właściwą datę wystawienia.