System ICS2 w 11 krajach UE już od września 2025 r. – polscy przewoźnicy muszą dostosować procedury

• Nowe i dotychczasowe zasady
• Kluczowe kwestie dla przewoźników
• Trójfazowy proces kontroli

• Różne procedury dla różnych krajów – przewoźnicy muszą teraz stosować stare zasady PDS dla transportu w Polsce, ale jednocześnie dostosować się do wymogów ICS2 podczas przewozu do 11 krajów, które już wdrożyły system;
• Krótkie terminy zgłoszeń – w transporcie drogowym dane do ICS2 należy przekazać już godzinę przed wjazdem na obszar celny UE, a w kolejowym – 2 godziny wcześniej, co wymaga sprawnej organizacji i koordynacji z nadawcami towarów;
• Pełna odpowiedzialność przewoźników – firmy transportowe ponoszą konsekwencje za błędy w zgłoszeniach, nieprawidłowe dane są automatycznie odrzucane, a nieprzygotowanie może skutkować zatrzymaniem ładunku na granicy i dodatkowymi kosztami.

Bułgaria, Grecja, Niemcy, Cypr, Czechy, Dania, Estonia, Malta, Holandia, Portugalia i Słowenia już od września wprowadzają nowe wymogi importowej kontroli celnej. Inne państwa członkowskie, w tym Polska, muszą uruchomić system do 31 maja 2026 roku.

Nowe i dotychczasowe zasady

Zgodnie z najnowszymi wytycznymi Komisji Europejskiej, Polska może nadal stosować stare zasady. Oznacza to, że firmy zajmujące się transportem lądowym lub kolejowym mogą składać przywozowe deklaracje skrócone (PDS) do systemu AIS/ICS. Jednak w przypadku transportu do krajów, które już wprowadziły ICS2 Release 3 muszą dostosować procedury do nowych wymogów.

– Niewątpliwie będzie to dla polskich firm utrudnienie, bo w transporcie drogowym na godzinę przed wjazdem na obszar celny UE należy zgłosić ICS2. Na przykład przy transporcie z Wielkiej Brytanii przez Holandię do Niemiec trzeba dostarczyć dane auta, datę i godzinę załadunku, miejsce przybycia oraz zaznaczyć urząd wejścia – komentuje Joanna Porath, właścicielka agencji celnej AC Porath.

Firmy transportowe powinny przeanalizować swoje procedury i przygotować się do wszystkich etapów wprowadzania danych do ICS2 między stronami transakcji. Muszą zdecydować, czy będą korzystać z systemu unijnego, własnego systemu teleinformatycznego, czy też skorzystają z usług reprezentanta. – Odpowiednio wczesne przygotowanie do nowych wymogów znacząco ograniczy ryzyko opóźnień i nieplanowanych kosztów – dodaje Joanna Porath.

Kluczowe kwestie dla przewoźników

Nowy system Import Control System 2 (ICS2) zastępuje dotychczasowe Przywozowe Deklaracje Skrócone (PDS), wprowadzając kompleksowe wymagania dotyczące bezpieczeństwa i kontroli towarów importowanych na teren Unii Europejskiej. System jest już w pełni implementowany w transporcie lotniczym, a sektor morski zakończył fazę wdrożeniową.

– To na przewoźnikach spoczywa odpowiedzialność za ewentualne błędy i to oni poniosą konsekwencje za działania niezgodne z przepisami – mówi Joanna Porath.

Dlatego przewoźnicy drogowi i kolejowi muszą zwrócić szczególną uwagę na kilka kluczowych aspektów:

Rejestracja w systemie - wszyscy spedytorzy wystawiający listy przewozowe powinni dokonać rejestracji i określić swoją rolę w systemie (przewoźnik, spedytor, operator logistyczny).

Harmonogram składania zgłoszeń - w transporcie drogowym zgłoszenia ENS (Entry Summary Declaration) należy składać na godzinę przed przekroczeniem granicy UE, natomiast w transporcie kolejowym - 2 godziny przed przybyciem.

Odpowiedzialność za zgłoszenia - nieprzygotowanie się do nowego systemu może skutkować zatrzymaniem towarów na granicy, a nieprawidłowe zgłoszenia są automatycznie odrzucane.

Dane wymagane w systemie - konieczne jest podanie numeru EORI oraz 6-cyfrowych kodów towarowych, co wymaga ścisłej współpracy między przewoźnikami a nadawcami towarów.

Trójfazowy proces kontroli

System ICS2 to trójfazowy proces obejmujący złożenie ENS, powiadomienie o przybyciu oraz przedstawienie towaru do kontroli. W zależności od rodzaju transportu, harmonogram składania zgłoszeń różni się - od 24 godzin przed załadunkiem w przypadku transportu morskiego kontenerowego, po 1 godzinę w przypadku transportu drogowego.

– Warto zaznaczyć, że celem systemu jest nie tylko usprawnienie procedur celnych, ale przede wszystkim zapewnienie bezpieczeństwa towarów wprowadzanych na teren Unii Europejskiej poprzez dokładniejszą kontrolę i ocenę ryzyka. Jednak obecnie nierównomierne wprowadzanie ICS2 na terenie UE niesie ze sobą sporo wyzwań – wyjaśnia Joanna Porath, prezeska agencji celnej AC Porath.