KSeF 2.0. Jak wystawić fakturę po 1 lutego 2026 r.: 5 podstawowych kroków – wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

• Definicje i rodzaje faktur
• Jakie faktury będą wystawiane w KSeF od 1 lutego 2026 r.
• Jak wystawić fakturę w KSeF? 5 podstawowych kroków
•  Jaka data wystawienia faktury ustrukturyzowanej (tryb ONLINE)?
• Praktyczne kwestie związane z wystawianiem faktur (odrzucenie faktury przez KSeF, błędy, wizualizacja faktury)
• Weryfikacja pliku XML oraz przesłanki odrzucenia pliku
• Brak możliwości edytowania wystawionej faktury
• Brak możliwości anulowania lub usunięcia wystawionej faktury
• Wystawienie faktury na błędnego nabywcę
• Wizualizacja faktury
• Możliwość wydania nabywcy „potwierdzenia transakcji”

Definicje i rodzaje faktur

Na wstępie MF przypomina definicje faktur w świetle ustawy o VAT.

Fakturą, zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT jest dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Zakres obowiązkowych elementów faktury określa w szczególności art. 106e ustawy oraz rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur).

Wyróżnia się następujące rodzaje faktur:
- Faktura ustrukturyzowana,
- Faktura elektroniczna
- Faktura papierowa

Faktura elektroniczna, na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, to faktura w postaci elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (np. jako plik pdf).

Natomiast faktura ustrukturyzowana (zwana e-Fakturą), to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Faktura ustrukturyzowana:
- od 1 lutego 2026 r. będzie wystawiana przy użyciu struktury logicznej FA(3),
- jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF,
- przyjmuje format pliku XML,
- posiada przydzielony numer KSeF.

Ministerstwo Finansów zaznacza, że pojęcia faktury elektronicznej i faktury ustrukturyzowanej nie stanowią synonimów. Faktura elektroniczna, w przeciwieństwie do faktury ustrukturyzowanej:
- nie musi być wystawiana przy użyciu struktury FA, 
- nie jest przesyłana do KSeF ani otrzymywana przy użyciu KSeF,
- może być dowolnym plikiem np. pdf przesyłanym w wiadomości e-mail do kontrahenta.

Jakie faktury będą wystawiane w KSeF od 1 lutego 2026 r.

W KSeF wystawiane są wyłącznie faktury ustrukturyzowane (przyjmujące postać plików XML).  Do KSeF nie będą przesyłane rachunki w rozumieniu art. 87 ustawy OP, faktury pro forma, noty obciążeniowe, noty uznaniowe, faktury wewnętrzne, dowody wewnętrzne i załączniki w formie nieustrukturyzowanej.

Jak wystawić fakturę w KSeF? 5 podstawowych kroków

Chcąc wystawić fakturę w KSeF podatnik powinien wykonać kilka kroków, które są niezależne od rodzaju programu, z którego będzie on korzystał. Różnice pomiędzy różnymi aplikacjami mogą oczywiście wystąpić, jednak pewien schemat postępowania będzie powtarzalny.

KROK 1: Weryfikacja zakresu posiadanych uprawnień do wystawiania faktur w KSeF

Jeśli podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, komplet uprawnień w KSeF jest przypisany do niego automatycznie. Może zalogować się w systemie i wystawić fakturę samodzielnie lub w razie potrzeby nadać uprawnienie do wystawiania faktur, elektronicznie, innej osobie lub podmiotowi.
Jeśli podatnikiem jest podmiot niebędący osobą fizyczną np. spółka, wówczas może uwierzytelnić się on w KSeF elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną. Jeśli nie posiada pieczęci, składa zawiadomienie ZAW-FA i wyznacza osobę fizyczną, która w jego imieniu będzie korzystała z KSeF. Ta osoba będzie mogła uwierzytelnić się w systemie w kontekście spółki, w tym wystawiać jej faktury sprzedażowe jak również, nadawać uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF innym osobom lub podmiotom.
Szczegóły dotyczące zasad nadawania i odbierania uprawnień w KSeF zostały przedstawione w cz. I Podręcznika KSeF 2.0.

 KROK 2: Uwierzytelnienie w programie do wystawiania faktur

Aby wystawić fakturę podatnik lub osoba/podmiot uprawniony w imieniu podatnika powinien uwierzytelnić się do swojego programu do obsługi KSeF. Do metod uwierzytelnienia w systemie należy Podpis Zaufany, podpis kwalifikowany (dla osób fizycznych), pieczęć kwalifikowana (dla podmiotów niebędących osobą fizyczna) jak również certyfikat KSeF lub token (zarówno dla osób fizycznych jak i podmiotów niebędących osobą fizyczną).
Szczegóły dotyczące zasad uwierzytelnienia się w KSeF zostały przedstawione w cz. I Podręcznika KSeF 2.0.

KROK 3: Wypełnienie danych faktury oraz sprawdzenie ich poprawności

Podatnik lub osoba/podmiot wystawiający fakturę w imieniu podatnika powinien wypełnić dane faktury w formatce/interfejsie znajdującym się w programie fakturującym zintegrowanym z API KSeF 2.0, z którego korzysta.

Wystawca powinien:
- pamiętać, aby zawrzeć w fakturze wszystkie obowiązkowe elementy, m.in. takie jak dane stron transakcji czy dane kwotowe, pozycje faktury i stawkę podatku itp.,
- zwrócić uwagę na elementy, które występują tylko w określonych sytuacjach np. dane faktury pierwotnej, gdy wystawiana jest faktura korygująca lub dane dotyczące zamówienia, gdy wystawiana jest faktura zaliczkowa.

 Możliwe (ale nie wymagane) jest zawarcie na fakturze także danych dodatkowych o charakterze biznesowym np. terminu i formy płatności czy danych kontaktowych stron transakcji.

Po wprowadzeniu wszystkich danych faktury podatnik powinien upewnić się, że nie popełnił błędu w treści wystawianej faktury. W razie wątpliwości związanych z obsługą danego programu finansowo-księgowego wystawca faktury powinien zapoznać się z instrukcją obsługi lub skontaktować się bezpośrednio z dostawcą tej aplikacji.

KROK 4: Wysłanie faktury do KSeF

Po przygotowaniu faktury lub paczki faktur należy przesłać ją do KSeF. Nastąpi wówczas weryfikacja i przetwarzanie dokumentu. W tym czasie system sprawdzi czy osoba lub podmiot, który wysłał fakturę do KSeF był uprawniony do tej czynności oraz czy wszystkie pozycje wymagane wzorem e-Faktury zostały wypełnione. Jeśli warunki te zostały dochowane – faktura zostanie przyjęta do systemu.

KROK 5: Uzyskanie nr KSeF i UPO

Po weryfikacji i przetworzeniu dokumentu w systemie fakturze zostanie nadany automatycznie unikalny numer identyfikujący tę fakturę w KSeF. Możliwe będzie także pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Oznacza to, że proces wysyłki faktury do KSeF zakończył się sukcesem, a faktura została wystawiona.

 Jaka data wystawienia faktury ustrukturyzowanej (tryb ONLINE)?

Ministerstwo Finansów informuje, że podstawową i kluczową funkcjonalnością KSeF jest wystawianie faktur ustrukturyzowanych. KSeF udostępnia podmiotom korzystającym z systemu informacje m.in. o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Określenie daty wystawienia faktury jest kluczowe m.in. dla weryfikacji czy faktura została wystawiona terminowo. Data wystawienia faktury jest widoczna m.in. w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (tzw. UPO).

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data przesłania faktury do KSeF – przy założeniu, że data wystawienia faktury, wskazana przez podatnika w polu P_1 jest tożsama z datą przesłania faktury do KSeF.

Jeśli jednak data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana na fakturze przez podatnika w polu P_1, to w myśl art. 106nda ust. 16 ustawy faktura zostanie uznana za fakturę wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia będzie data wskazana przez podatnika na fakturze w polu P_1 (a nie data przesłania jej do KSeF).

Przykład 1. Data wystawienia faktury w trybie ONLINE (data w polu P_1 tożsama z datą przesłania pliku XML do KSeF):
Podatnik wystawia fakturę w trybie ONLINE. W pliku faktury wskazał 1 lutego 2026 r. jako datę wystawienia faktury. W tym samym dniu podatnik (o godz. 23:50) przesłał fakturę do KSeF i została ona zarejestrowana przed północą na bramce. Numer KSeF został nadany fakturze 2 lutego 2026 r. (o godz. 00:01). Datą wystawienia faktury jest w tym przypadku data przesłania faktury do KSeF, czyli 1 lutego 2026 r. Wynika to z faktu, że data wskazana w pliku faktury jest zgodna z datą przesłania faktury do KSeF.

Przykład 2. Data wystawienia faktury w trybie ONLINE (data przesłania pliku XML do KSeF późniejsza niż data wskazana w polu P_1):
Podatnik wystawia fakturę w trybie ONLINE. W pliku faktury wskazał 2 lutego 2026 r. jako datę wystawienia faktury. W kolejnym dniu, 3 lutego 2026 r. podatnik przesłał fakturę do KSeF i została ona zarejestrowana w tym samym dniu na bramce. Numer KSeF został nadany fakturze 3 lutego 2026 r. Datą wystawienia faktury jest w tym przypadku data wskazana na fakturze przez podatnika w polu P_1, czyli 2 lutego 2026 r. Wynika to z faktu, że data przesłania pliku XML faktury do KSeF jest późniejsza niż data wskazana w polu P_1 na tej fakturze. Fakturę uznaje się za wystawioną w trybie offline24.

Przykład 3. Odrzucenie pliku XML faktury:
Podatnik wystawia fakturę w trybie ONLINE. Podatnik przesłał plik XML do KSeF w dniu 2 lutego 2026 r. W polu P_1 jako datę wystawienia podatnik wskazał natomiast 3 lutego 2026 r., czyli datę z przyszłości. W przedstawionej sytuacji nastąpi odrzucenie pliku XML.

Praktyczne kwestie związane z wystawianiem faktur (odrzucenie faktury przez KSeF, błędy, wizualizacja faktury)

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że KSeF zapewnia możliwość wystawiania e-Faktur. Fakturę wystawić może zarówno sam podatnik, osoba fizyczna przez niego uprawniona lub podmiot uprawniony przez podatnika do wystawiania faktur. W systemie obsługiwane są także szczególne przypadki wystawiania faktur tj. samofakturowanie (tj. wystawianie faktur przez nabywcę), faktury VAT RR (dokumentujące zakup produktów rolnych lub usług od rolnika ryczałtowego), faktury wystawiane w ramach egzekucji czy faktury dotyczące zamówień publicznych. Szczegóły dotyczące obsługi tych szczególnych przypadków zostały omówione w cz. III i IV Podręcznika KSeF 2.0 - dostępnych na ksef.podatki.gov.pl.

Weryfikacja pliku XML oraz przesłanki odrzucenia pliku

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że niezależnie od rodzaju wystawianej faktury system KSeF:
1) będzie weryfikował zawsze zgodność przesyłanego pliku XML z dedykowaną dla danego typu faktury strukturą xsd, która jest deklarowana podczas nawiązywania sesji w KSeF (FA(3), FA_RR(1) czy struktura PEF),
2) będzie sprawdzał czy osoba lub podmiot, która przesłała fakturę do KSeF miała do tego odpowiednie uprawnienie.

Odrzucenie faktury przez system może wystąpić z powodu niezgodności struktury pliku ze wzorem struktury logicznej lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną. KSeF będzie prezentował podmiotom korzystającym z systemu informacje o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, a w przypadku braku uprawnień do korzystania z KSeF będzie informował o braku uprawnień.

Przesyłany plik XML musi być zgodny ze strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej - od 1 lutego 2026 r. jest to struktura FA(3). W przypadku, gdy plik XML będzie zawierał błędy np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, plik zostanie odrzucony. W przypadku negatywnej weryfikacji system nie przydzieli numeru KSeF faktury. Oznacza to, że faktura nie została wystawiona. Należy więc zweryfikować poprawność wprowadzonych danych i ponowić wysyłkę.

Ministerstwo Finansów zachęca do implementacji w systemach służących do fakturowania, mechanizmów sprawdzających zgodność pliku XML ze wzorem struktury logicznej przed wysyłką pliku, co w praktyce pozwoli wyeliminować opisaną wyżej sytuację.

Dodatkowo, jeśli do KSeF zostanie przesłana faktura z załącznikiem, sprawdzone zostanie, czy podmiot występujący na fakturze jako sprzedawca złożył wcześniej zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym. Jeżeli takie zgłoszenie nie zostało złożone i podatnik nie ma udostępnionej w API KSeF 2.0 tej funkcjonalności (lub taka funkcjonalność została mu odebrana), to przesłana do KSeF faktura z załącznikiem nie zostanie przyjęta przez system.

Przesłanką odrzucenia pliku XML na bramce będzie także wspomniana już wcześniej, wskazana w polu P_1 data z przyszłości (tj. późniejsza niż data przesłania pliku XML do KSeF).

Przesłanką odrzucenia pliku XML przez system nie będzie jednak wskazanie w polu P_1 daty wcześniejszej niż data przesłania pliku XML do KSeF. Jeżeli dana faktura zostanie przesłana do systemu dopiero kolejnego dnia, a nie w dniu wskazanym w polu P_1, to plik nie zostanie z tego powodu odrzucony. Faktura zostanie uznana za fakturę wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia będzie data z pola P_1 .

Brak możliwości edytowania wystawionej faktury

Po przesłaniu pliku faktury do KSeF nie jest możliwe jej edytowanie w systemie. Wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF jedyną formą poprawienia błędu w wystawionej fakturze ustrukturyzowanej będzie wystawienie faktury korygującej w KSeF. Od 1 lutego 2026r. zostaną również uchylone przepisy dotyczące wystawiana not korygujących. Zatem w przypadku zidentyfikowania pomyłki w wystawionej fakturze podatnik zawsze będzie wystawiał fakturę korygującą.

Brak możliwości anulowania lub usunięcia wystawionej faktury

Jeśli plik XML został wysłany do KSeF, przyjęty w systemie i końcowo fakturze został nadany numer identyfikujący ją w KSeF, oznacza to, że faktura weszła do obrotu prawnego. W związku z powyższym, jeśli w wystawionym dokumencie zidentyfikowano błędy, sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą w celu poprawienia tych błędów. W KSeF nie jest możliwe anulowanie wystawionej faktury.

Anulowanie faktury nie jest możliwe również w przypadku, gdy faktura została wystawiona na błędnego nabywcę (błędny identyfikator podatkowy NIP w polu Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIP). W tej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą „do zera” i nową fakturę pierwotną zawierającą poprawne dane (w tym poprawny identyfikator podatkowy NIP) nabywcy.

Faktury wystawione w KSeF są przechowywane w systemie przez okres 10 lat od końca roku, w którym faktura została wystawiona. Po tym czasem zostaną automatycznie usunięte. Podatnicy nie mają możliwości samodzielnego usunięcia wystawionej faktury z systemu, niezależnie czy faktura była ona wystawiona prawidłowo czy nieprawidłowo.

Wystawienie faktury na błędnego nabywcę

Jak wskazano wyżej, mogą zdarzyć się sytuacje, w których sprzedawca dokona dostawy towaru na rzecz podatnika „A”, ale omyłkowo wystawi fakturę ustrukturyzowaną na rzecz podmiotu „B” – czyli w części Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/NIP struktury FA(3) sprzedawca wskaże identyfikator podatkowy NIP podmiotu „B” zamiast identyfikatora podatkowego NIP podmiotu „A”. W takim przypadku fakturę w KSeF otrzyma podmiot „B”, którego identyfikator podatkowy znalazł się na fakturze, ale który nie był faktycznym nabywcą towaru.

Jeżeli sprzedawca przesłał do KSeF fakturę z błędnym NIP nabywcy, zobowiązany jest do wystawienia faktury korygującej "do zera" z tym błędnym NIP nabywcy. Następnie jest obowiązany przesłać do KSeF poprawną fakturę (pierwotną) z prawidłowymi danymi nabywcy „A” (w tym w szczególności z jego prawidłowym numerem NIP).

W opisanej sytuacji nie należy wystawiać faktury korygującej błędny numer NIP na inny prawidłowy, gdyż w KSeF nie wystąpi sytuacja, że fakturę odebrał podmiot będący rzeczywistą stroną transakcji, a jedynie jego numer NIP, podany w tej fakturze był błędny. Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP (mimo, iż to nie on jest faktycznym nabywcą towaru).

Wizualizacja faktury

Założeniem KSeF jest, że faktura będzie otrzymywana przez nabywcę krajowego posiadającego identyfikator podatkowy NIP przy użyciu systemu. Niemniej, w kilku ustawowo określonych sytuacjach wystąpi obowiązek przekazania nabywcy faktury w sposób uzgodniony (np. jako wydruk lub plik pdf). Przypadki te określa w szczególności art. 106gb ust. 4 ustawy. Jest to np. sytuacja gdy nabywcą będzie podmiot zagraniczny, konsument czy inny podmiot nieposiadający NIP.

W momencie wprowadzenia obowiązkowego KSeF, nie zostanie wprowadzony jeden, obowiązujący wzór wizualizacji e-Faktury, w przypadku przekazywania faktury nabywcy w sposób uzgodniony lub w sytuacji posługiwania się fakturą ustrukturyzowaną poza systemem. Dostawcy aplikacji do wystawiania faktur mogą tworzyć własne wizualizacje, dostosowane do potrzeb swoich klientów.

E-Fakturę można zwizualizować (np. w postaci pliku pdf) także w bezpłatnych narzędziach oferowanych przez MF – tj. w Aplikacji Podatnika KSeF, Aplikacji Mobilnej KSeF czy e-mikrofirmie. Wraz z udostepnieniem struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej na ePUAP udostępniono także transformatę, która może być pomocna w procesie tworzenia wizualizacji: FA(3) USTRUKTURYZOWANA FAKTURA VAT, nr ID wzoru 13775 (CRDWE).

Zawartość wizualizacji faktury

O sposobie prezentacji poszczególnych danych na wizualizacji decyduje wystawca faktury/integrator systemu. Biorąc jednak pod uwagę, że faktura w formie zwizualizowanej jest pochodną przesłanego do KSeF pliku XML, należy zadbać o:
- jej spójność w porównaniu do zawartości pliku XML faktury przesłanego do KSeF,
- czytelność dokumentu, poprzez odpowiedni, logiczny układ danych w wizualizacji,
- brak sprzeczności pomiędzy zawartością pliku XML przesłanego do KSeF, przyjętego przez system a treścią wizualizacji.

Wizualizacja, poza danymi znajdującymi się w pliku XML może zawierać jednak dodatkowe dane typu logo firmy czy np. kontakt do biura obsługi klienta, które z punku widzenia systemowego nie mają znaczenia.

Posługiwanie się fakturą ustrukturyzowaną poza KSeF wymaga również opatrzenia jej kodem QR (z odpowiednim napisem zawierającym numer KSeF faktury), a w przypadku faktur wystawianych w trybie OFFLINE i nieprzesłanych jeszcze do KSeF, dwoma kodami QR (z napisami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”).

 Wizualizacja faktury a znaczniki dotyczące braku wystąpienia adnotacji

Jak wskazano wyżej, wizualizacja faktury co do zasady powinna być odzwierciedleniem pliku XML faktury. Jednocześnie w strukturze e-Faktury występuje element Adnotacje zawierający informacje dotyczące dodatkowych adnotacji na fakturze np. „metoda kasowa”, „samofakturowanie”, „odwrotne obciążenie”. Struktura logiczna jest skonstruowana w ten sposób, że podatnik musi zadeklarować czy dana adnotacja występuje na fakturze czy nie (podając w zależności od sytuacji wartość „1” lub „2”). W związku z tym w pliku XML faktury taka informacja zawsze zostanie odłożona. Należy jednak podkreślić, że jeżeli podatnik wskaże, że faktura nie zawiera danej adnotacji, to w wizualizacji faktury taka informacja nie musi zostać dodatkowo zadeklarowana. Podatnik będzie mieć obowiązek zawarcia adnotacji na wizualizacji, tylko gdy taka adnotacja wystąpi.

Przykładowo pole P_16 dotyczy dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1 ustawy, w przypadku których faktura zawiera adnotację „metoda kasowa”. W ww. polu należy podać wartość „1” jeżeli faktura zawiera ww. adnotację. W przeciwnym przypadku podaje się wartość „2”. W wizualizacji faktury:
- w przypadku wskazania „1” w polu P_16 – należy zamieścić adnotację „metoda kasowa”,
- w przypadku wskazania „2” w polu P_16 – nie trzeba zamieszczać żadnej informacji w zakresie tego pola tzn. nie trzeba wskazywać, że pole P_16 jest równe „2” lub że „faktura nie zawiera adnotacji metoda kasowa”.

Podsumowując, jeżeli zgodnie z przepisami ustawy, dana adnotacja występuje, to w pliku XML należy zastosować odpowiedni znacznik, a dana adnotacja powinna znaleźć się także w wizualizacji. Jeżeli natomiast nie ma podstaw do zamieszczania danej adnotacji na fakturze, to w pliku XML należy zastosować odpowiedni znacznik (dotyczący braku adnotacji), a na wizualizacji nie ma konieczności zamieszczania informacji, że dana faktura danej adnotacji nie zawiera.

Wizualizacja w języku obcym

Wizualizacja e-Faktury może zawierać informacje w języku obcym. Możliwe jest wystawienie faktury w języku polskim (tj. plik XML w języku polskim), a następnie jej zwizualizowanie w języku obcym lub np. zastosowanie wizualizacji w dwóch językach równocześnie. Kluczowe jest jednak, aby dane umieszczone na wizualizacji (w języku obcym) pod względem merytorycznym odpowiadały zawartości pliku XML faktury w języku polskim. 15

 

Ponadto, nie ma również przeszkód, aby plik XML faktury przesyłany do KSeF zawierał dane przygotowane w języku obcym.

Możliwość wydania nabywcy „potwierdzenia transakcji”

Jaki dokument wydać nabywcy w przypadku faktury wystawionej w trybie ONLINE?

W przypadku faktury wystawionej w trybie ONLINE:
a) Jeśli fakturze został już nadany numer KSeF i jednocześnie:
- nabywcą jest podatnik krajowy z NIP (który otrzymał fakturę w KSeF) - sprzedawca może dodatkowo wydać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej np. wydruk tej faktury lub plik pdf, pamiętając o opatrzeniu tego dokumentu kodem QR (z oznaczeniem w postaci numeru KSeF), lub
- nabywcą jest podmiot wymieniony w art. 106gb ust. 4 ustawy - sprzedawca wydaje nabywcy fakturę w postaci uzgodnionej; w przypadku przekazania poza KSeF faktura powinna być opatrzona kodem QR (z oznaczeniem numeru KSeF);

b) Jeśli fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF - sprzedawca może wydać nabywcy (bez względu na jego status) potwierdzenie transakcji (tj. potwierdzenie, że w KSeF będzie wystawiona faktura o danej treści handlowej).

 W przypadku, gdy faktura dotyczy transakcji na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, konieczne będzie wydanie tej faktury nabywcy w sposób uzgodniony bez względu na to, czy wystawca przekazał temu nabywcy potwierdzenie transakcji.

Art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT dotyczy:
- przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego,
- podmiotu bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w kraju,
- podmiotu nieposiadającego siedziby, ale posiadającego stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w kraju, które nie uczestniczy w danej transakcji,
- podatnika korzystającego ze zwolnienia z art. 113a ust. 1 ustawy (tzw. procedura SME),
- podmiotu innego niż wyżej wymieniony, nieposiadającego NIP,
- osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (konsumenta).

Schemat 2. Dokument wydawany nabywcy poza KSeF w przypadku faktury wystawianej w trybie ONLINE:

Jaki dokument wydać nabywcy w przypadku faktury wystawionej w trybie OFFLINE (offline24 – art. 106nda ustawy oraz niedostępność KSeF – art. 106nh ustawy)?

W przypadku faktury wystawionej w trybie offline24 oraz offline-niedostępność KSeF:
a) Jeśli fakturze został już nadany numer KSeF – sprzedawca może wydać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej np. wydruk tej faktury lub plik pdf drogą elektroniczną, pamiętając o opatrzeniu tego dokumentu kodem QR (z oznaczeniem w postaci numeru KSeF),
b) Jeśli fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF i jednocześnie:
- nabywcą jest podmiot wymieniony w art. 106gb ust. 4 ustawy- sprzedawca wydaje nabywcy fakturę w postaci uzgodnionej; w przypadku gdy faktura jest wydawana poza KSeF, powinna zostać opatrzona dwoma kodami QR (z oznaczeniem „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”), lub
- nabywcą jest podatnik krajowy z NIP (który otrzyma fakturę w KSeF) – sprzedawca nie wydaje nabywcy faktury w sposób inny niż poprzez KSeF, natomiast może wydać nabywcy potwierdzenie transakcji (tj. potwierdzenie wystawienia faktury, która zostanie przekazana nabywcy w KSeF).

  Schemat 3. Dokument wydawany nabywcy poza KSeF w przypadku faktury wystawianej w trybie offline24 i offline-niedostępność KSeF: 

Jaki dokument wydać nabywcy w przypadku faktury wystawionej w trybie OFFLINE (tryb awaryjny – art. 106nf ustawy)?

W przypadku faktury wystawionej w trybie awaryjnym, faktura jest wydawana nabywcy w sposób uzgodniony (niezależnie od statusu nabywcy):
• Jeżeli nabywca uzgodnił otrzymanie faktury poza KSeF – sprzedawca wydaje nabywcy np. wydruk tej faktury lub przesyła mu plik pdf drogą elektroniczną, pamiętając o opatrzeniu tej faktury dwoma kodami QR (pierwszy z napisem „OFFLINE”, drugi z napisem „CERTYFIKAT”),
• Jeżeli nabywca uzgodnił otrzymanie faktury w KSeF – sprzedawca może dodatkowo wydać temu nabywcy potwierdzenie transakcji (dzięki temu nabywca po zeskanowaniu kodu QR będzie mógł m.in. zweryfikować czy faktura została już dosłana do systemu).

Schemat 4. Dokument wydawany nabywcy poza KSeF w przypadku faktury wystawianej w trybie awaryjnym:

Ponadto w II części Podręcznika KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów wyjaśnia następujące kwestie:

- Założenia dotyczące wydawania potwierdzenie transakcji.
- Zalecenia dotyczące prawidłowego wypełniania struktury logicznej FA(3).
- Jaki kolejny numer faktury przy odrzuceniu pliku XML przez KSeF?
- Aspekty techniczne związane z wysyłką faktur do KSeF.
- Potwierdzenie skutecznego wystawienia faktury w KSeF.
- Otrzymywanie faktur w KSeF oraz dostęp do faktur. Kody QR.
- Praktyczne kwestie związane z otrzymywaniem faktur w KSeF.
- Przechowywanie faktur w KSeF.

Źródło: Podręcznik KSeF 2.0. Cz. II Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF