KSeF: Pomoc dla przedsiębiorców czy nowy ból głowy? Fakty i mity wokół Krajowego Systemu e-Faktur [Gość Infor.pl]

• Kogo i kiedy dotyczy obowiązek KSeF?
• Faktura papierowa odchodzi do lamusa
• Współpraca z biurem rachunkowym – trzy modele
• Jak zacząć korzystać z KSeF?
• Czy KSeF oznacza koniec księgowych?

KSeF to nie nowy podatek, a platforma, czy też "hub fakturowy", stworzony przez Ministerstwo Finansów. Jego głównym zadaniem jest ujednolicenie i cyfryzacja procesu wystawiania oraz otrzymywania faktur poprzez wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych, zgodnych z jednolitym wzorem. Ma to skończyć z różnorodnością wzorów faktur funkcjonujących obecnie na rynku.

Kogo i kiedy dotyczy obowiązek KSeF?

Wprowadzenie KSeF jest rozłożone w czasie, a terminy wejścia w życie zależą od wielkości firmy:

1. Duże firmy: Z obrotem powyżej 200 mln PLN brutto za 2024 rok, wejdą w system jako pierwsze.
2. Generalnie wszyscy: Obowiązek ma objąć większość przedsiębiorców od 1 kwietnia

Wyjątki i wyjątki od wyjątków:

• Firmy wystawiające faktury za pomocą kas rejestrujących (np. duże sieci handlowe) będą miały przesunięty obowiązek na cały 2026 rok, nawet jeśli spełniają kryterium "dużej firmy".
• Najmniejsi przedsiębiorcy wystawiający miesięcznie faktury na kwoty nie większe niż 10 tys. PLN brutto również będą mogli korzystać z odroczenia przez cały 2026 rok.

Faktura papierowa odchodzi do lamusa

W relacjach między podatnikami (B2B), faktury papierowe staną się wyjątkiem. Obowiązkiem sprzedawcy będzie wysłanie faktury ustrukturyzowanej do KSeF.

• Wystawienie i wysyłka: Fakturę uważa się za wystawioną i otrzymaną w momencie, gdy nadany jej został numer KSeF.
• Faktury dla konsumentów: Wystawianie faktur na rzecz konsumentów (B2C) nie będzie obowiązkowe w KSeF. Sprzedawca, decydując się na KSeF, musi jednak wydać konsumentowi fakturę poza systemem (wizualizację).
• Wizualizacja dla firm: W przypadku transakcji B2B, wydanie wydruku papierowego (wizualizacji) będzie dobrą wolą sprzedawcy, a nie jego obowiązkiem.

Współpraca z biurem rachunkowym – trzy modele

Wdrożenie KSeF wpłynie na współpracę z zewnętrznymi biurami księgowymi.

Należy jak najszybciej ustalić nowy model:

1. Tradycyjny model: Przedsiębiorca sam korzysta z programu, wystawia faktury, ściąga je z KSeF, opisuje i dostarcza do biura rachunkowego.
2. Dostęp dla biura: Przedsiębiorca wystawia faktury i udziela dostępu biuru rachunkowemu, by mogło samodzielnie pobierać dokumenty z KSeF.
3. Pełnomocnictwo: Biuro rachunkowe przejmuje pełną odpowiedzialność za wystawianie i rozliczanie faktur, działając jak księgowość wewnętrzna.

Wymaga to nadania odpowiednich uprawnień.

Nie można usuwać! Wysłana do KSeF faktura, która otrzymała numer, pozostaje w systemie przez 10 lat. Nie ma możliwości jej anulowania i wycofania, można ją jedynie skorygować do zera, a poprawną wysłać ponownie.

Zobacz również: Limit 10 tysięcy złotych w KSeF to ratunek czy pułapka?

Jak zacząć korzystać z KSeF?

Do korzystania z KSeF nie trzeba zakładać specjalnego konta ani zgłaszać się do urzędu skarbowego — uprawnienie wynika z bycia podatnikiem.

• Logowanie i uwierzytelnienie: Aby korzystać z KSeF (poprzez program księgowy lub darmową aplikację MF), należy mieć narzędzie do uwierzytelnienia:
• • Jednoosobowa działalność: Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.
  • Spółki: Wymagana jest pieczęć kwalifikowana z numerem NIP lub złożenie formularza ZAFFA, wyznaczającego osobę zarządzającą uprawnieniami w firmie.

Terminy i kary: Wprowadzenie KSeF nie zmienia zasad i terminów płacenia podatków. Zmienia jedynie daty wystawiania i otrzymywania faktur (data nadania numeru KSeF). Kary za nieprzestrzeganie zasad (np. niewysłanie faktury w trybie offline w następnym dniu roboczym) są przesunięte na 2027 rok. Będą one dotkliwe, ponieważ ich wysokość będzie liczona od kwoty VAT na fakturze (lub 18,7% dla faktur bez VAT).

Czy KSeF oznacza koniec księgowych?

Mimo obaw, że cyfryzacja i automatyzacja KSeF wyprze księgowych, eksperci uspokajają. Choć system uprości pewne procesy, takie jak zaciąganie danych, faktury same się nie rozliczą. Nadal konieczna będzie wiedza i doświadczenie księgowego, który zdecyduje, co może zostać ujęte w kosztach, a co nie.

Wniosek jest jeden: nie warto czekać. Należy jak najszybciej zainteresować się wdrożeniem KSeF, nawiązać kontakt z biurem rachunkowym i przeszkolić się, by uniknąć problemów w przyszłym roku.