KSeF 2026: obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych. Dlaczego nie uprawnienie?

• Obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych. Jaki to ma sens?
• Czy kodowanie naprawi główny błąd koncepcyjny KSeF?
• Potrzebna nowelizacja – obowiązek kodowania trzeba zamienić na uprawnienie

Obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych. Jaki to ma sens?

Podatnicy VAT nie są w stanie zrozumieć swoistej obsesji dotyczącej nakazów kodowania kopii faktur ustrukturyzowanych, która opanowała naszego ustawodawcę. Wszystkie faktury ustrukturyzowane oraz ich „udostępnienia” lub „użycie poza KSeF”, a także wszystkie faktury elektroniczne, które mają zastępować faktury ustrukturyzowane (art. 106nt, 106nh, 106nda i 106nha ustawy o VAT), będą musiały być obowiązkowo kodowane, przy czym na części z nich będą nawet dwa kody. Komu one będą potrzebne? Nie wiadomo, bo na pewno nie uczciwym podatnikom.

Od trzydziestu dwóch lat najważniejszy w Polsce dokument handlowy – faktura VAT również wystawiona w postaci elektronicznej nie jest kodowana przez kogokolwiek, ma wiele oryginałów, dowolną ilość duplikatów i nikt nie koduje tych dokumentów.

Przypomnę, że owe cztery zastępniki wymienione w powyższych przepisach, są zwykłymi - takimi samymi jak obecnie fakturami elektronicznymi, tylko że o ograniczonej ilości danych.

Czy kodowanie naprawi główny błąd koncepcyjny KSeF?

Studiując oficjalne materiały na ten temat można dojść do wniosku, że owe kodowanie ma naprawić najważniejszy błąd koncepcyjny owej reformy, czyli sam pomysł „wystawiania faktur w KSeF”, które nie są wystawiane kontrahentowi (on w tym w ogóle nie uczestniczy), tylko na organ władzy - Szefa KAS (on administruje KSeF). Tej faktury obiektywnie nie ma i raczej nie będzie w obrocie prawnym, bo nabywca (usługobiorca) nie tylko nie ma żadnego wpływu na jej wystawienie, ale również może nie wiedzieć o jej wystawieniu; faktura VAT z istoty jest przecież dokumentem dwustronnym - powstaje najwcześniej w chwili, gdy OBIE STRONY uznają go za fakturę. KSeF nie spełnia tej roli, gdyż służy wyłącznie wystawcy, który może wystawić przy jego pomocy dowolną ilość błędnych dokumentów, adresowanych na dowolne podmioty - w sensie prawnym „fakturą ustrukturyzowaną” będzie dokument wysłany do KSeF, który swoją treścią będzie „potwierdzać” np. sprzedaż przysłowiowych „Niderlandów” Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

Obiektywnie w obrocie gospodarczym dokument ten będzie z istoty nieobecny, bo nie będzie również dokumentem handlowym, jest bowiem aktem jednostronnym a nie dwustronnym. Oznacza to, że w tym obrocie będą również funkcjonować akty dwustronne, które w ustawie nazywa się „udostępnianiem faktury” lub „użyciem poza KSeF”. Czy będą mogły różnić się od faktury w KSeF? Oczywiście, bo nabywca (usługobiorca) może nie zaakceptować owego „udostępnienia” lub „użycia” albo po prostu „odesłać bez księgowania”.

I tu prawdopodobnie pojawia się motyw owego kodowania: twórcy tych przepisów wyobrażają sobie, że nabywcy będą przy ich pomocy sprawdzać jaką treść ma dokument wysłany do KSeF. Ale po co mają to robić? Wysyłane do KSeF dokumenty mają tylko jednego autora – wystawcę, a nabywca nie ma na nie żadnego wpływu – będą one wystawiane wyłącznie na jego ryzyko. Jeśli prawdziwa faktura w sensie ekonomicznym i prawnym, czyli dokument zaakceptowany przez obie strony, będzie się różnić od „obrazka w KSeF”, to jest to problem wystawcy: musi go zmienić, a jeśli nie zmieni, to będzie podlegać karze (choć nie jest to takie pewne).

Czy nabywcy będą grzebać przy pomocy owych kodów w KSeF? A po co? Nabywcy będą rozliczać i księgować dokumenty handlowe niezależnie od tego, jak się będą nazywać, a odliczenie podatku naliczonego będą dokumentować w inny sposób niż fakturą ustrukturyzowaną.

Potrzebna nowelizacja – obowiązek kodowania trzeba zamienić na uprawnienie

Stąd sugestia: ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. wprowadzająca te przepisy wymaga pilnej nowelizacji, o czym piszę od dwóch miesięcy i do tego głosu przyłączają się również inni. Przy tej okazji można będzie zamienić obowiązek kodowania tych faktur na uprawnienie.

Prof. dr hab. Witold Modzelewski, Instytut Studiów Podatkowych