Krajowy System e-Faktur (KSeF) budzi wiele emocji i narosło wokół niego sporo mitów. Czy to nowy podatek? Kogo i kiedy dotyczy obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych? Czy czeka nas rewolucja w relacjach z biurami rachunkowymi? O tym, na co muszą przygotować się przedsiębiorcy, rozmawiają eksperci z infor.pl, Szymon Glonek i Joanna Dmowska.
- Kogo i kiedy dotyczy obowiązek KSeF?
- Faktura papierowa odchodzi do lamusa
- Współpraca z biurem rachunkowym – trzy modele
- Jak zacząć korzystać z KSeF?
- Czy KSeF oznacza koniec księgowych?
KSeF to nie nowy podatek, a platforma, czy też "hub fakturowy", stworzony przez Ministerstwo Finansów. Jego głównym zadaniem jest ujednolicenie i cyfryzacja procesu wystawiania oraz otrzymywania faktur poprzez wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych, zgodnych z jednolitym wzorem. Ma to skończyć z różnorodnością wzorów faktur funkcjonujących obecnie na rynku.
Kogo i kiedy dotyczy obowiązek KSeF?
Wprowadzenie KSeF jest rozłożone w czasie, a terminy wejścia w życie zależą od wielkości firmy:
- Duże firmy: Z obrotem powyżej 200 mln PLN brutto za 2024 rok, wejdą w system jako pierwsze.
- Generalnie wszyscy: Obowiązek ma objąć większość przedsiębiorców od 1 kwietnia
Wyjątki i wyjątki od wyjątków:
- Firmy wystawiające faktury za pomocą kas rejestrujących (np. duże sieci handlowe) będą miały przesunięty obowiązek na cały 2026 rok, nawet jeśli spełniają kryterium "dużej firmy".
- Najmniejsi przedsiębiorcy wystawiający miesięcznie faktury na kwoty nie większe niż 10 tys. PLN brutto również będą mogli korzystać z odroczenia przez cały 2026 rok.
Uwaga na faktury zakupowe: Nawet jeśli dany przedsiębiorca jest objęty przesunięciem i może wciąż wystawiać faktury poza KSeF, to faktury zakupowe od podmiotów, które już w systemie są, musi odbierać w KSeF. To może prowadzić do tymczasowego dualizmu i zamieszania.
Faktura papierowa odchodzi do lamusa
W relacjach między podatnikami (B2B), faktury papierowe staną się wyjątkiem. Obowiązkiem sprzedawcy będzie wysłanie faktury ustrukturyzowanej do KSeF.
- Wystawienie i wysyłka: Fakturę uważa się za wystawioną i otrzymaną w momencie, gdy nadany jej został numer KSeF.
- Faktury dla konsumentów: Wystawianie faktur na rzecz konsumentów (B2C) nie będzie obowiązkowe w KSeF. Sprzedawca, decydując się na KSeF, musi jednak wydać konsumentowi fakturę poza systemem (wizualizację).
- Wizualizacja dla firm: W przypadku transakcji B2B, wydanie wydruku papierowego (wizualizacji) będzie dobrą wolą sprzedawcy, a nie jego obowiązkiem.
Współpraca z biurem rachunkowym – trzy modele
Wdrożenie KSeF wpłynie na współpracę z zewnętrznymi biurami księgowymi.
Należy jak najszybciej ustalić nowy model:
- Tradycyjny model: Przedsiębiorca sam korzysta z programu, wystawia faktury, ściąga je z KSeF, opisuje i dostarcza do biura rachunkowego.
- Dostęp dla biura: Przedsiębiorca wystawia faktury i udziela dostępu biuru rachunkowemu, by mogło samodzielnie pobierać dokumenty z KSeF.
- Pełnomocnictwo: Biuro rachunkowe przejmuje pełną odpowiedzialność za wystawianie i rozliczanie faktur, działając jak księgowość wewnętrzna.
Wymaga to nadania odpowiednich uprawnień.
UWAGA NA BŁĘDY NIP: System KSeF będzie przydzielał faktury do konta przedsiębiorcy na podstawie numeru NIP. Nie zweryfikuje pomyłek w danych. Na koncie mogą pojawić się faktury z błędnie wpisanym NIP-em (tzw. faktury "skamowe"). Dopóki przedsiębiorca nie rozliczy takiej faktury, nie ponosi odpowiedzialności, ale musi regularnie przeglądać swoje konto i zgłaszać niepoprawne dokumenty.
Nie można usuwać! Wysłana do KSeF faktura, która otrzymała numer, pozostaje w systemie przez 10 lat. Nie ma możliwości jej anulowania i wycofania, można ją jedynie skorygować do zera, a poprawną wysłać ponownie.
Zobacz również: Limit 10 tysięcy złotych w KSeF to ratunek czy pułapka?
Jak zacząć korzystać z KSeF?
Do korzystania z KSeF nie trzeba zakładać specjalnego konta ani zgłaszać się do urzędu skarbowego — uprawnienie wynika z bycia podatnikiem.
- Logowanie i uwierzytelnienie: Aby korzystać z KSeF (poprzez program księgowy lub darmową aplikację MF), należy mieć narzędzie do uwierzytelnienia:
- Jednoosobowa działalność: Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.
- Spółki: Wymagana jest pieczęć kwalifikowana z numerem NIP lub złożenie formularza ZAFFA, wyznaczającego osobę zarządzającą uprawnieniami w firmie.
Terminy i kary: Wprowadzenie KSeF nie zmienia zasad i terminów płacenia podatków. Zmienia jedynie daty wystawiania i otrzymywania faktur (data nadania numeru KSeF). Kary za nieprzestrzeganie zasad (np. niewysłanie faktury w trybie offline w następnym dniu roboczym) są przesunięte na 2027 rok. Będą one dotkliwe, ponieważ ich wysokość będzie liczona od kwoty VAT na fakturze (lub 18,7% dla faktur bez VAT).
Czy KSeF oznacza koniec księgowych?
Mimo obaw, że cyfryzacja i automatyzacja KSeF wyprze księgowych, eksperci uspokajają. Choć system uprości pewne procesy, takie jak zaciąganie danych, faktury same się nie rozliczą. Nadal konieczna będzie wiedza i doświadczenie księgowego, który zdecyduje, co może zostać ujęte w kosztach, a co nie.
Wniosek jest jeden: nie warto czekać. Należy jak najszybciej zainteresować się wdrożeniem KSeF, nawiązać kontakt z biurem rachunkowym i przeszkolić się, by uniknąć problemów w przyszłym roku.