Rachunki nie muszą być w KSeF. Czy wrócą do łask?

• Rachunki a KSeF. System obejmuje faktury ustrukturyzowane, a nie wszystkie dokumenty sprzedaży
• Nie tylko rachunki poza KSeF, jest kilka wyłączeń od obowiązku
• Czy wejście w życie KSeF oznacza powrót rachunków do łask?
• Co z tego wynika? Praktyczne konsekwencje dla przedsiębiorców

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stopniowo zastąpi tradycyjne faktury papierowe czy PDF. System ten został wprowadzony w celu ułatwienia obiegu dokumentów sprzedaży, poprawy transparentności rozliczeń podatku VAT oraz ograniczenia ryzyka oszustw podatkowych. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi etapami, tj.:

• od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.

Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system.

Rachunki a KSeF. System obejmuje faktury ustrukturyzowane, a nie wszystkie dokumenty sprzedaży

Zgodnie z art. 106ga ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy zobowiązani są do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek ten dotyczy zarówno faktur VAT dokumentujących sprzedaż opodatkowaną, jak i faktur zaliczkowych. Jednocześnie ustawa przewiduje wyjątki, które pozwalają przedsiębiorcom wystawiać dokumenty poza systemem KSeF, jeżeli spełnione są określone warunki.

W praktyce oznacza to, że dokumenty sprzedaży w formie rachunków nie podlegają obowiązkowi ujmowania w KSeF. Przedsiębiorcy dokumentujący sprzedaż zwolnioną z VAT mogą w dalszym ciągu wystawiać rachunki w tradycyjnej formie, niezależnie od systemu e-Faktur. Ministerstwo Finansów w „Podręczniku KSeF 2.0” wyraźnie zaznacza, że KSeF obejmuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane i nie dotyczy innych dokumentów sprzedaży, takich jak rachunki. Dodatkowo, w sekcji „Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0” wskazano, że system KSeF służy do wystawiania faktur i faktur zaliczkowych, natomiast inne formy dokumentów, w tym rachunki, mogą być stosowane według dotychczasowych zasad.

Nie tylko rachunki poza KSeF, jest kilka wyłączeń od obowiązku

„Rachunki nie będą trafiały do KSeF. Rachunek to dokument potwierdzający sprzedaż towarów lub wykonanie usługi, najczęściej wystawiany na żądanie klienta przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT lub osoby prywatne, np. przy najmie prywatnym” - pisze Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt.

Zaznacza ponadto, że „poza zakresem KSeF znajdą się także dokumenty, które formalnie nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT. To choćby faktury proforma, które pełnią funkcję oferty, a nie dokumentu podatkowego. Podobnie noty korygujące – ich istotą jest akceptacja przez wystawcę faktury, co utrudniałoby proces w systemie elektronicznym. W miejsce not korygujących będą wystawiane faktury korygujące”.

„W KSeF nie będzie także not odsetkowych czy też obciążeniowych. Do katalogu wyłączeń zaliczamy również dokumenty VAT RR związane z nabyciem produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Natomiast podobnie jak przy konsumentach, dobrowolnie będzie można takie faktury wystawiać w KSeF. W tym przypadku jednak będzie potrzebne nadanie odpowiednich uprawnień przez rolnika ryczałtowego” - wskazuje Piotr Juszczyk.
Zobacz artykuł: Które faktury nie zostaną objęte KSeF?

Czy wejście w życie KSeF oznacza powrót rachunków do łask?

Brak obowiązku ujmowania rachunków w KSeF może spowodować ich powrót do szerszego użycia w dokumentowaniu sprzedaży zwolnionej z VAT. Eksperci wskazują, że przedsiębiorcy powinni dokładnie analizować, które dokumenty muszą być wprowadzone do KSeF, aby uniknąć nieporozumień podczas kontroli podatkowej.

Warto również śledzić zmiany w przepisach, ponieważ Ministerstwo Finansów planuje dalsze rozwinięcie funkcjonalności KSeF i możliwe rozszerzenie obowiązków w przyszłości. Dotyczy to w szczególności faktur uproszczonych i faktur dla konsumentów.

Co z tego wynika? Praktyczne konsekwencje dla przedsiębiorców

Sprzedaż zwolniona z VAT

Przedsiębiorcy świadczący usługi lub sprzedający towary zwolnione z VAT mają możliwość wystawiania rachunków poza systemem KSeF. Dzięki temu mogą kontynuować stosowanie dotychczasowych procedur księgowych, bez konieczności wdrażania dodatkowych procesów elektronicznych. Pozwala to także na zachowanie uproszczonej obsługi dokumentacji w przypadku sprzedaży zwolnionej z VAT, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Sprzedaż B2C

W przypadku sprzedaży konsumenckiej, czyli transakcji na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, wystawienie faktury w KSeF pozostaje dobrowolne. W praktyce oznacza to, że rachunek nadal stanowi podstawowy dokument sprzedaży i może być stosowany w sposób tradycyjny. Taka regulacja pozwala przedsiębiorcom zachować elastyczność w dokumentowaniu sprzedaży detalicznej oraz dostosować formę dokumentu do oczekiwań klientów.

Zarządzanie dokumentacją

Pomimo braku obowiązku wprowadzania rachunków do KSeF, przedsiębiorcy powinni przestrzegać przepisów dotyczących archiwizacji i prowadzenia ksiąg rachunkowych. Obejmuje to zarówno właściwe przechowywanie dokumentów, jak i zapewnienie ich dostępności podczas ewentualnej kontroli podatkowej. Dbałość o kompletność i prawidłowe przechowywanie dokumentów pozwala uniknąć problemów z rozliczeniami i zapewnia zgodność z obowiązującymi regulacjami prawnymi.