Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) miało być jednym z największych kroków w cyfryzacji rozliczeń podatkowych w Polsce. Ministerstwo Finansów ogłosiło sukces. System działa, a zapowiadany chaos pierwszego dnia nie nastąpił. Rzeczywistość jest jednak bardziej złożona.
- System działa, ale nie bez problemów
- Największe wyzwania po stronie odbiorców
- Więcej dokumentów zamiast mniej
- Rok przejściowy i „czas nauki”
- Kolejny test: 1 kwietnia
- Ulga na start, ale nie na długo
- Co powinni zrobić przedsiębiorcy?
Jak zauważa Joanna Dmowska INFOR.pl, obraz po pierwszych tygodniach funkcjonowania systemu jest niejednoznaczny:
„Firmy też nie są jednoznacznie na nie, ani nie jednoznacznie chwalące”.
System działa, ale nie bez problemów
1 lutego wielu przedsiębiorców spodziewało się poważnych awarii. Do tego nie doszło. KSeF uruchomił się i funkcjonuje, choć nie obyło się bez trudności.
„Na początku były problemy z logowaniem przez profil zaufany, ale dość szybko to rozwiązano” – mówi Joanna Dmowska. Obecnie użytkownicy korzystają z systemu m.in. przez login.gov.pl, co ustabilizowało dostęp.
To jednak nie oznacza, że wszystko działa idealnie. Pojawiały się przypadki znikających faktur czy problemów z ich widocznością w systemie. Resort tłumaczy to kwestiami technicznymi i integracją systemów po stronie firm.
Największe wyzwania po stronie odbiorców
Co ciekawe, większe problemy mają nie ci, którzy już wystawiają faktury w KSeF, ale ci, którzy muszą je odbierać.
„De facto wszyscy przedsiębiorcy są w KSeF-ie, bo nawet jeśli nie wystawiasz, to musisz odebrać” – podkreśla Dmowska.
W praktyce oznacza to dodatkową pracę dla księgowych i przedsiębiorców. Szczególnie problematyczne jest porównywanie faktur z systemu z ich „wizualizacjami” wysyłanymi e-mailem.
„Często ta faktura się różni od tej w KSeF-ie… więc księgowi mają bardzo dużo pracy, żeby na przykład dwa razy tej faktury nie wprowadzić”.
Więcej dokumentów zamiast mniej
Jednym z założeń KSeF było uproszczenie obiegu dokumentów. Tymczasem na początku efekt bywa odwrotny.
Ograniczenia techniczne – jak limit wielkości pliku – sprawiły, że część informacji została przeniesiona poza system.
„Miało być mniej dokumentów, a przynajmniej na razie wydaje się, że jest ich więcej” – ocenia ekspertka.
To oznacza konieczność pracy na dwóch źródłach danych: fakturze w KSeF i dodatkowych materiałach poza systemem.
Rok przejściowy i „czas nauki”
Zdaniem Joanny Dmowskiej obecne trudności nie są niczym zaskakującym.
„Według mnie to są takie początkowe problemy… 2026 rok to będzie trudny dla podatników”.
System wymaga zmiany nawyków, procedur i często także oprogramowania. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych oraz administracji.
Jednocześnie w dłuższej perspektywie KSeF ma przynieść korzyści.
„Powinno być łatwiej, bo wszystko będziesz miał w systemie… nawet kontrole będą prostsze”.
Kolejny test: 1 kwietnia
Prawdziwe wyzwanie dopiero przed systemem. 1 kwietnia do KSeF dołączy większość przedsiębiorców.
„To będzie moment, kiedy zobaczymy, jak to naprawdę działa” – wskazuje Dmowska.
Jeszcze większym sprawdzianem okażą się rozliczenia podatkowe, gdy firmy zaczną zamykać miesiące i weryfikować kompletność dokumentów.
Ulga na start, ale nie na długo
Ministerstwo Finansów przyjęło łagodniejsze podejście w pierwszym okresie funkcjonowania systemu. W 2026 roku przedsiębiorcy mogą liczyć na pewną taryfę ulgową.
„Ministerstwo powiedziało, że nie będzie karało… to jest rok uczenia się” – podkreśla ekspertka.
Nie oznacza to jednak braku odpowiedzialności. Błędy w rozliczeniach nadal mogą skutkować konsekwencjami.
Co powinni zrobić przedsiębiorcy?
Dla tych, którzy jeszcze nie wdrożyli KSeF, czasu zostało niewiele. Podstawowe kroki są jasne:
- zalogować się do systemu i sprawdzić jego działanie,
- nadać uprawnienia pracownikom lub biuru rachunkowemu,
- przetestować wystawianie faktur,
- ustalić procedury wewnętrzne.
Jak radzi Joanna Dmowska:
„Może nawet jakąś fakturę na próbę wystawić i zobaczyć, jak cały system pracuje”.
KSeF wystartował bez katastrofy, ale daleko mu jeszcze do pełnej sprawności. System działa, jednak przedsiębiorcy mierzą się z realnymi trudnościami operacyjnymi.
Najbliższe miesiące będą kluczowe. To czas testów, nauki i dostosowania. Dopiero po tym okresie będzie można rzetelnie ocenić, czy KSeF faktycznie uprości rozliczenia, czy tylko zmieni ich formę.