Składka zdrowotna: uwaga na zmiany w rozliczeniu rocznym przedsiębiorców (ryczałt, skala podatkowa, podatek liniowy). Rok składkowy nie zawsze pokrywa się z kalendarzowym

• Termin upływa 20 maja
• Bilans składki zdrowotnej może zaskoczyć
• Rok składkowy nie zawsze pokrywa się z kalendarzowym
• Zmiana, którą wielu przedsiębiorców przyjmie z ulgą
• Niższe minimum niż dziś
• Ryczałt ma własną logikę
• Co zrobić, jeśli coś się nie zgadza?
• Tegoroczne rozliczenie wymaga większej uwagi

Termin upływa 20 maja

W tym roku najważniejsza data to 20 maja. To właśnie do tego dnia trzeba złożyć do ZUS dokumenty z rocznym rozliczeniem składki zdrowotnej za 2025 rok. Jeśli z rozliczenia wyjdzie niedopłata, również do tego dnia trzeba ją uregulować.

Obowiązek ten dotyczy przedsiębiorców, którzy rozliczają się:
- według skali podatkowej PIT,
- podatkiem liniowym,
- ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Poza tym obowiązkiem pozostają osoby na karcie podatkowej.

Na pierwszy rzut oka wygląda to jak kolejna formalność. W praktyce jednak to moment, w którym przedsiębiorca musi odpowiedzieć sobie na pytanie czy przez cały rok wpłacał do ZUS dokładnie tyle, ile powinien?

Bilans składki zdrowotnej może zaskoczyć

Składka zdrowotna powodowała już tyle nerwów, że wielu przedsiębiorców z góry zakłada najgorsze. Roczne rozliczenie? Pewnie dopłata, czyli kolejny koszt. Z pewnością jest to niemiła niespodzianka. Tymczasem nie zawsze z rozliczenia rocznego wynika obowiązek dopłaty.

Zdarza się, że wychodzi z niego nadpłata, co oznacza, że przedsiębiorca wpłacił więcej, niż wynikało z rocznego obowiązku. Wtedy można odzyskać pieniądze, ale trzeba pamiętać o kolejnym terminie. Wniosek RZS-R należy wysłać przez eZUS do 1 czerwca 2026 r.

Jeśli przedsiębiorca nie zrobi tego na czas, środki nie przepadają, ale nie wracają automatycznie na konto. Zostają rozliczone w ZUS na przyszłe należności.

Rok składkowy nie zawsze pokrywa się z kalendarzowym

Składka zdrowotna bywa trudna do zrozumienia, ponieważ nie dotyczy intuicyjnego rytmu roku kalendarzowego. Wiele osób myśli prosto: skoro rozliczam 2025 rok, to patrzę na okres od stycznia do grudnia 2025. O ile kwotę dochodu należy wziąć z tego właśnie okresu, to przy kwocie zapłaconej składki zdrowotnej nie zawsze tak to działa.

Przy skali podatkowej i podatku liniowym rok składkowy obejmuje okres od 1 lutego 2025 r. do 31 stycznia 2026 r. To właśnie ten przedział trzeba brać pod uwagę w celu weryfikacji zapłaconej składki zdrowotnej przy rocznym rozliczeniu za rok 2025.

W przypadku ryczałtu zasada jest prostsza - tu liczy się przychód osiągnięty w roku kalendarzowym (styczeń - grudzień) oraz składki z deklaracji za cały rok.

Jak podkreśla Paulina Chwil, Księgowa Prowadząca oraz Ekspert ds. ZUS i Prawa Pracy w CashDirector S.A.: - W rozliczeniu składki zdrowotnej najwięcej wątpliwości budzi to, że rok składkowy nie zawsze pokrywa się z kalendarzowym. Przy skali i podatku liniowym trzeba patrzeć na okres od lutego do stycznia, a nie od stycznia do grudnia. To drobna różnica tylko z pozoru, bo w praktyce wpływa na całe rozliczenie i jest przyczyną wielu błędów.

Co istotne, obowiązek rocznego rozliczenia nie znika tylko dlatego, że działalność została zawieszona albo zakończona. Jeśli firma była prowadzona w roku składkowym, rozliczenie nadal trzeba złożyć. Jak dodaje Paulina Chwil: - Przesunięcie roku składkowego względem kalendarzowego powoduje, że jeżeli firma była otworzona lub wznowiona w styczniu 2026 roku i jest rozliczana na skali albo liniówce, to mieści się w okresie roku składkowego i wtedy też trzeba złożyć roczne rozliczenie, mimo że działalności nie było w roku 2025.

Zmiana, którą wielu przedsiębiorców przyjmie z ulgą

Nowość dotyczy zasad liczenia podstawy składki zdrowotnej. Od 1 stycznia 2025 r. z podstawy tej składki zostały co do zasady wyłączone przychody i koszty związane ze sprzedażą środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Brzmi urzędowo, ale w praktyce chodzi o konkretną sytuację. Jeśli przedsiębiorca sprzedał element firmowego majątku, taka transakcja nie musi już automatycznie podnosić składki zdrowotnej tak jak wcześniej.

Dla części firm to naprawdę istotna zmiana, bo jeszcze niedawno jednorazowa sprzedaż środka trwałego mogła wyraźnie wpłynąć na wysokość obciążeń. Teraz sytuacja stała się bardziej przewidywalna.

Jak mówi Paulina Chwil: - To jedna z tych zmian, które rzeczywiście można nazwać korzystnymi. Dla części przedsiębiorców sprzedaż środka trwałego nie będzie już oznaczała automatycznie wyższej składki zdrowotnej. W tym roku warto zwrócić na to szczególną uwagę, bo może to realnie zmienić wynik rocznego rozliczenia.

Przepisy zostawiają przy tym przedsiębiorcy wybór. Można zdecydować, że przychody i koszty związane ze sprzedażą środków trwałych jednak zostaną uwzględnione w rozliczeniu rocznym za 2025 rok. Trzeba to jednak odpowiednio zaznaczyć w dokumencie składanym do ZUS. Może to być opłacalne dla tych podatników, którzy planują rozliczenie straty w środkach trwałych.

Niższe minimum niż dziś

W 2026 roku przedsiębiorcy żyją już nowymi stawkami bieżącej składki zdrowotnej. Tymczasem roczne rozliczenie za 2025 rok trzeba przygotować według zasad właściwych właśnie dla minonego okresu.

Dla przedsiębiorców na skali podatkowej i podatku liniowym, w roku składkowym trwającym od 1 lutego 2025 r. do 31 stycznia 2026 r., minimalna miesięczna podstawa składki wynosi 3 499,50 zł, a minimalna miesięczna składka zdrowotna to 314,96 zł. To właśnie te kwoty mają znaczenie przy rozliczeniu za 2025 rok.

Dla osoby, która podlegała ubezpieczeniu zdrowotnemu przez pełne 12 miesięcy, oznacza to minimalną roczną podstawę 41 994 zł i minimalną roczną składkę 3 779,46 zł.

To ważne, bo od lutego 2026 r. obowiązują już wyższe minima bieżącej składki i łatwo o pomyłkę.

Ryczałt ma własną logikę

Trochę inaczej wygląda sytuacja przedsiębiorców na ryczałcie. Tutaj wszystko kręci się wokół przychodu i tego, do którego progu ostatecznie wpada firma. W 2025 roku miesięczna składka zdrowotna wynosiła:
- 461,66 zł — dla przychodów do 60 tys. zł,
- 769,43 zł — dla przychodów powyżej 60 tys. zł do 300 tys. zł,
- 1 384,97 zł — dla przychodów powyżej 300 tys. zł.

Przez większą część roku wszystko może wyglądać normalnie. Problem pojawia się dopiero na końcu, kiedy okazuje się, że roczny przychód przekroczył próg, a składka była opłacana według niższej stawki. Wtedy roczne rozliczenie pokazuje różnicę, którą trzeba dopłacić.

Dlatego przy ryczałcie tak ważne jest, by nie patrzeć tylko na pojedyncze miesiące, ale na cały rok. To właśnie roczny przychód rozstrzyga, czy składka była opłacana prawidłowo.

Co zrobić, jeśli coś się nie zgadza?

Nie każda deklaracja od razu wychodzi idealnie. Czasem po złożeniu dokumentów przedsiębiorca zauważa błąd, innym razem zmieniają się dane lub dopiero później okazuje się, że pewne wartości zostały policzone nieprawidłowo. W takiej sytuacji można złożyć korektę.

Jeżeli przedsiębiorca chce odzyskać nadpłatę, korekta powinna trafić do ZUS najpóźniej do 1 czerwca 2026 r. Jeżeli nie składa wniosku o zwrot, ma na to czas do 30 czerwca 2026 r.

Nie warto jednak zostawiać tego na koniec miesiąca. Im szybciej rozliczenie zostanie sprawdzone, tym mniejsze ryzyko nerwowych poprawek.

Tegoroczne rozliczenie wymaga większej uwagi

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej łatwo potraktować jak jeszcze jeden urzędowy przymus. Kolejny formularz i ważny termin, o którym trzeba pamiętać. Mimo to w 2026 roku warto spojrzeć na roczne rozliczenie składki zdrowotnej trochę inaczej. Przedsiębiorca może sprawdzić, czy przez zmiany w przepisach nie znalazł się w lepszej sytuacji niż rok wcześniej. I właśnie dlatego w tym roku nie warto działać mechanicznie. Lepiej zatrzymać się na chwilę, wszystko spokojnie policzyć i sprawdzić, czy za tą coroczną formalnością nie kryje się przypadkiem całkiem dobra wiadomość.