Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się załatwiać wszelkie formalności co miesiąc samodzielnie musi wiedzieć, iż będzie musiał co miesiąc pamiętać o obowiązkach związanych ze złożeniem deklaracji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (dalej „ZUS”), opłaceniem składek na ubezpieczenie społeczne za dany miesiąc na konto ZUS, wpłaceniem zaliczek na podatek dochodowy na konto Urzędu Skarbowego (dalej „US”), uiszczeniem ewentualnie podatku VAT oraz złożeniem odpowiednich deklaracji podatkowych w US. Warto wówczas rozplanować swój kalendarz tak, aby na czas wyrobić się z powyższymi obowiązkami i zaznaczać kiedy i co mamy zrobić.
W naszym kalendarzu zaczynamy od zaznaczenia 10. lub 15. dnia miesiąca i ZUS. Zgodnie z art. 46 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. Dz. U. 2009, Nr 205, poz. 1585) prowadzący działalność są zobowiązani obliczać, potrącać z dochodów, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Prowadzący działalność muszą przesłać deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłacać składki za dany miesiąc nie później niż do 10 dnia następnego miesiąca, dotyczy to osób fizycznych opłacających składkę wyłącznie za siebie. Do 15 dnia następnego miesiąca składki opłacają prowadzący działalność gospodarczą zgłaszający do ubezpieczeń inne osoby.
Kolejny dzień, który zaznaczamy to 20. każdego miesiąca oraz US. Przedsiębiorcy osiągający dochody z prowadzonej działalności zobowiązani są w ciągu roku podatkowego odprowadzać miesięczne zaliczki na podatek dochodowy. Istnieje także możliwość wpłat zaliczek kwartalnych, a taką możliwość można polecić małym podatnikom (tj. takim, których przychody z prowadzonej działalności wraz z podatkiem od towarów i usług nie przekroczyły w poprzednim roku podatkowym kwoty odpowiadającej w złotych równowartości 1.200.000 euro) oraz osobom rozpoczynającym działalność gospodarczą.
Przedsiębiorcy, którzy wybrali uproszczoną formę wpłacania zaliczek, są zobowiązani do dnia 20 lutego roku podatkowego, w którym po raz pierwszy wybrali uproszczoną formę wpłacania zaliczek, zawiadomić w formie pisemnej właściwego naczelnika urzędu skarbowego o wyborze tej formy. Dla podatników rozpoczynających prowadzenie działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego, terminem tym jest dzień poprzedzający rozpoczęcie działalności gospodarczej, nie później jednak niż dzień uzyskania pierwszego przychodu. Zaliczki kwartalne za okres od pierwszego do trzeciego kwartału roku podatkowego podatnicy uiszczają w terminie do dnia 20 każdego miesiąca następującego po kwartale, za który wpłacana jest zaliczka. Zaliczka za ostatni kwartał jest uiszczana w wysokości zaliczki za kwartał poprzedni, w terminie do dnia 20 grudnia.
Przedsiębiorcy, którzy nie wybrali uproszczonej formy wpłacania zaliczek zobowiązani są w ciągu roku podatkowego odprowadzać miesięczne zaliczki na podatek dochodowy. Zgodnie z art. 44. ust. 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( Dz. U. 2000, Nr 14, Poz. 176), prowadzący działalność gospodarczą uiszczają zaliczki miesięczne od dochodów z działalności gospodarczej. Za okres od stycznia do listopada zaliczki uiszcza się w terminie do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wyjątkowo, zaliczkę za grudzień, w wysokości zaliczki należnej za listopad, uiszcza się w terminie do dnia 20 grudnia roku podatkowego.
Kolejny obowiązek wiąże się z 25 dniem każdego miesiąca i o ile wcześniejsze obowiązki dotyczą każdego przedsiębiorcy, o tyle ten obowiązek dotyczy jedynie przedsiębiorców podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług ( dalej „VAT”). Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o VAT ( Dz. U. 2004, Nr 54, poz. 535), podatnicy są zobowiązani składać w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe za okresy miesięczne w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Podatnicy mogą również składać deklaracje podatkowe za okresy kwartalne po uprzednim pisemnym zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego, najpóźniej do 25 dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy złożona kwartalna deklaracja podatkowa. Podatnik rozpoczynający w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu dokonuje zawiadomienia, o którym mowa w zdaniu pierwszym, w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczął wykonywanie tych czynności. Mali podatnicy składają w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe za okresy kwartalne w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale.
Przedstawione obowiązki są podstawowymi, comiesięcznymi obciążeniami, wiążącymi się z prowadzeniem działalności gospodarczej. Zatem należy pamiętać o 10, ewentualnie 15, o 20 oraz 25 każdego miesiąca i wiążącymi się z tymi dniami obowiązkami! Należy też podkreślić, iż w przypadku, gdy w trakcie prowadzonej przez nas działalności gospodarczej ulegają zmianie nasze dane, jak np. miejsce zamieszkania, czy też nazwisko, musimy je również zgłosić do urzędu miasta we wniosku o zmianę danych w ewidencji działalności gospodarczej, do US oraz do ZUS w zgłoszeniach aktualizacyjnych, co należy zrobić w ciągu 14 dni od zaistniałej zmiany.
Barbara Jureczek, Aneta Wrona
M. Szulikowski i Partnerzy Kancelaria Prawna