Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym od lat. KSeF nie jest kolejnym kanałem przesyłania faktur, ale całkowicie nowym modelem ich funkcjonowania: od wystawienia, przez doręczenie, aż po obieg i archiwizację.W praktyce oznacza to, że organizacje, które chcą przejść tę zmianę sprawnie i bez chaosu, muszą uporządkować workflow – czyli sposób, w jaki faktura wędruje przez firmę. Z doświadczeń AMODIT wynika, że firmy, które zaczynają od uporządkowania procesów, znacznie szybciej adaptują się do realiów KSeF i popełniają mniej błędów. Poniżej przedstawiamy najważniejsze obszary, które powinny zostać uwzględnione.
- Harmonogram obowiązkowego KSeF – kto i kiedy musi wystawiać e-faktury ustrukturyzowane
- 1. Zmiana w sposobie doręczania faktury – kluczowa konsekwencja KSeF
- 2. KSeF nie chroni przed oszustwami – workflow nadal musi to robić
- 3. KSeF nie przekazuje załączników – konieczny „hybrydowy obieg dokumentów”
- 4. Nowy model błędów i korekt
- 5. Workflow musi obsłużyć nowy moment otrzymania faktury
- 6. Integracja musi być trójstronna: KSeF – Workflow – ERP
- 7. Automatyzacja zwiększa efektywność, a nie zastępuje ludzi
- 8. Nowe wyzwania wymagają nowych procedur
- Podsumowanie
Harmonogram obowiązkowego KSeF – kto i kiedy musi wystawiać e-faktury ustrukturyzowane
Zanim przejdziemy do kwestii workflow, warto uporządkować wiedzę o terminach wejścia obowiązku KSeF. Poniższa tabela prezentuje harmonogram ogłoszony przez Ministerstwo Finansów.
Grupa podatników | Kryterium | Termin wejścia obowiązku KSeF | Zakres obowiązku |
Podatnicy o wysokich obrotach | Obrót w 2024 r. powyżej 200 mln zł brutto | 1 lutego 2026 r. | Obowiązkowe wystawianie i odbieranie faktur wyłącznie w KSeF |
Pozostałe firmy (MŚP, JDG) | Podatnicy VAT czynni i zwolnieni | 1 kwietnia 2026 r. | Pełne przejście na e-fakturowanie w KSeF |
Podmioty o bardzo niskich obrotach | Mikroprzedsiębiorcy (ok. 10 tys. zł przychodu miesięcznie) | 1 stycznia 2027 r. | Wydłużony okres dostosowania |
Podatnicy OSS z polskim NIP | VAT OSS | 1 kwietnia 2026 r. | Obowiązek jak dla pozostałych przedsiębiorców |
Konsumenci oraz nierezydenci bez NIP | B2C i część podmiotów zagranicznych | Brak obowiązku | Faktury poza KSeF |
1. Zmiana w sposobie doręczania faktury – kluczowa konsekwencja KSeF
W świecie PDF-ów faktura była „dostarczana” mailem lub wraz z załącznikami.
W KSeF wygląda to inaczej: faktura uznana jest za doręczoną w momencie nadania numeru KSeF - nawet jeśli nikt jeszcze jej nie pobrał.
Dlatego workflow musi:
• automatycznie pobierać faktury z KSeF,
• rejestrować datę nadania numeru KSeF (nowa „data otrzymania”),
• kierować dokumenty do odpowiednich procesów bez opóźnień,
• eliminować sytuacje, w których faktura „leży niewidoczna” w systemie MF.
To fundamentalna zmiana dla rozliczeń VAT i pracy działów finansowych.
Polecamy: Komplet PODATKI 2026
Polecamy: Wszystko o KSeF 2026 – poradniki, szkolenia, webinary
2. KSeF nie chroni przed oszustwami – workflow nadal musi to robić
Istnieje powszechny mit, że KSeF eliminuje ryzyko wyłudzeń. W rzeczywistości system:
• sprawdza wyłącznie poprawność techniczną faktury,
• nie weryfikuje, czy firma istnieje,
• czy rachunek jest prawidłowy,
• czy dane są zgodne z umową, zamówieniem czy budżetem.
Dlatego workflow musi wykonywać własne walidacje, m.in.:
• status VAT (MF),
• weryfikacja rachunku z białej listy,
• aktywność firmy w GUS,
• dane w VIES,
• zgodność kwot z zamówieniem i budżetem.
To workflow, a nie KSeF, chroni firmę przed błędami i próbami oszustw. To jest miejsce, gdzie rozwiązania takie jak AMODIT są szczególnie pomocne – potrafią wykonywać takie kontrole automatyczne na każdym etapie procesu.
3. KSeF nie przekazuje załączników – konieczny „hybrydowy obieg dokumentów”
Faktura w KSeF to wyłącznie plik XML– bez:
• protokołów odbioru,
• umów,
• WZ,
• zdjęć,
• specyfikacji,
• innych dokumentów.
Workflow musi więc:
• powiązać fakturę z załącznikami przesyłanymi innymi kanałami,
• zapewnić komplet dokumentacji w jednym miejscu,
• umożliwić pracownikom jej uzupełnienie.
Bez tego firma traci kontrolę nad kosztami i zgodnością podatkową. ERP tego nie zrobi – robi to workflow.
4. Nowy model błędów i korekt
W KSeF:
• nie ma not korygujących,
• nabywca nie może poprawić błędów,
• każda korekta wymaga faktury korygującej od sprzedawcy.
Dlatego workflow musi umożliwiać:
• zgłaszanie błędów do dostawcy,
• monitorowanie statusów korekt,
• powiązanie korekty z dokumentem pierwotnym,
• tworzenie pełnej historii.
Bez tego dział księgowy łatwo traci kontrolę nad przepływem korekt. To wymaga zmian w procedurach firmowych.
5. Workflow musi obsłużyć nowy moment otrzymania faktury
W modelu PDF momentem „otrzymania” był: mail, data na kopercie, moment wpisania faktury do systemu – czyli różnie.
W KSeF jedyną prawnie obowiązującą datą jestdata nadania numeru KSeF.
Workflow powinien:
• pobierać tę datę automatycznie,
• używać jej przy rozliczeniach VAT,
• informować księgowość o nowych dokumentach.
Ręczne przeglądanie KSeF jest nierealne przy większych wolumenach.
6. Integracja musi być trójstronna: KSeF – Workflow – ERP
KSeF zmienia naturalny kierunek przepływu danych. Faktura pojawia się najpierw w systemie państwowym, a dopiero później powinna zostać powiązana z procesami biznesowymi i księgowaniem. Dlatego jedna integracja nie wystarczy — systemy muszą współpracować jako całość.
Aby proces działał płynnie, potrzebne jest połączenie:
• KSeF – dostarcza dane źródłowe,
• Workflow – nadaje kontekst (akceptacje, budżety, załączniki, kontrola),
• ERP – księguje dane.
Workflow staje się centrum informacji i miejscem:
• scalania dokumentów,
• walidacji,
• budowy historii,
• zapewnienia zgodności podatkowej.
To tutaj „rozumiany” jest proces, którego KSeF ani ERP samodzielnie nie potrafią odwzorować. Bez tej trójstronnej integracji firma traci spójność procesów i kontrolę nad dokumentami.
7. Automatyzacja zwiększa efektywność, a nie zastępuje ludzi
Wraz z wprowadzeniem KSeF wiele firm obawia się, że rosnąca automatyzacja może ograniczyć rolę działów księgowych. W praktyce jest dokładnie odwrotnie. Automatyzacja obejmuje powtarzalne czynności, takie jak pobieranie faktur, uzupełnianie danych, kontrola techniczna czy podstawowe walidacje. Dzięki temu eksperci finansowi mogą skupić się na obszarach wymagających wiedzy i doświadczenia.
Workflow:
• usuwa pracę niskowartościową, taką jak przepisywanie danych z PDF,
• redukuje liczbę pomyłek, zwłaszcza tych powtarzalnych i technicznych,
• umożliwia analizę wyjątków, które w KSeF staną się bardziej widoczne,
• skraca czas obiegu dokumentu, bo większość pól jest wypełniana automatycznie.
Zmienia się także charakter pracy księgowego: zamiast „przeklepywania” danych staje się on moderatorem i kontrolerem jakości procesu. W firmach korzystających z AMODIT obserwujemy, że pracownicy nie wykonują mniej zadań — wykonują zadania bardziej adekwatne do swojej roli.
Automatyzacjaodciąża ludzi, ale ichnie zastępuje. W świecie KSeF to eksperci, a nie algorytmy, podejmują merytoryczne decyzje: czy dokument jest zgodny z umową, czy wydatek jest zasadne, czy dane są kompletne. System przygotowuje dane — człowiek je interpretuje i akceptuje.
8. Nowe wyzwania wymagają nowych procedur
KSeF wprowadza nowe ryzyka, których wcześniejsze procesy firmowe często nie uwzględniały. Sam fakt poprawności technicznej pliku XML nie oznacza, że dokument jest prawidłowy biznesowo — dlatego organizacje muszą dostosować swoje procedury. Najczęstsze wyzwania to:
• faktury pobrane z KSeF bez kompletu załączników,
• brak zgodności kwot z zamówieniem lub budżetem,
• rachunek bankowy poprawny technicznie, ale niezgodny z białą listą,
• faktury od podmiotów podszywających się pod dostawcę,
• brak powiązania dokumentu z projektem, MPK lub polityką zakupową.
Workflow przechwytuje takie błędy „na wejściu”, zanim trafią do ERP czy rozliczeń VAT. System kieruje dokument do właściwej osoby, wymusza uzupełnienie braków i zapewnia spójność procesu. Dzięki temu organizacja ma pełną kontrolę nad kosztami i może bezpiecznie funkcjonować w nowych realiach KSeF.
Podsumowanie
KSeF zmienia fundamentalnie sposób pracy z fakturami: ich formę, sposób doręczania, proces korekt i odpowiedzialności. Workflow jest miejscem, w którym te zmiany można uporządkować i zautomatyzować – od pobierania dokumentów z KSeF, przez walidacje i akceptacje, aż po integrację z ERP.
Firmy, które wdrażają workflow (jak AMODIT), przechodzą transformację nie tylko szybciej, ale również z większą pewnością podatkową, spójnością danych i kontrolą kosztów.
W świecie, w którym faktura staje się wpisem w bazie danych,workflow nadaje temu wpisowi znaczenie.
dr Przemysław Sołdacki | CEO AMODIT
Specjalizuje się w cyfrowej transformacji firm oraz automatyzacji procesów biznesowych. Swoją przygodę z technologią rozpoczął w wieku 13 lat, programując na Commodore C64. Ukończył doktorat w obszarze sztucznej inteligencji (NLP). Pracował jako programista, konsultant i menedżer projektów IT, tworząc rozwiązania dla dużych organizacji w Polsce i za granicą. Dziś rozwija platformę workflow AMODIT opartą na sztucznej inteligencji, wspierając firmy w cyfryzacji obiegu dokumentów, automatyzacji procesów i wdrożeniu e-faktur. Łączy strategiczne myślenie z praktycznym podejściem – skupia się na rozwiązywaniu realnych wyzwań biznesowych.