Odpowiedź na tak postawione pytanie możemy znaleźć na stronie internetowej Generalnego Inspektora Danych Osobowych (www.giodo.gov.pl):
„Ustawa o ochronie danych osobowych określa jedynie ogólne zasady przetwarzania danych osobowych i ich ochrony, zaś skonkretyzowanie tychże zasad ma miejsce w szczególnych wobec jej regulacji, przepisach prawa. W sytuacji zatem, gdy określone zagadnienia uregulowane są w odrębnych aktach prawnych, należy się do nich odwołać.
Zagadnienie dotyczące aspektów legalnych realizacji przez zarząd spółki uprawnienia akcjonariusza do żądania odpisu księgi akcyjnej za zwrotem kosztów jego sporządzenia, przewidzianego w art. 341 § 7 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. Nr 94, poz. 1037 z późn.zm.), przez sporządzanie i wydawanie akcjonariuszowi odpisu księgi akcyjnej, należy rozpatrywać wyłącznie w kontekście przepisów kodeksu spółek handlowych.
Artykuł 341 § 7 kodeksu wprost stanowi, iż każdy akcjonariusz może przeglądać księgę akcyjną i żądać odpisu za zwrotem kosztów jego sporządzenia.
Sposób ujęcia cytowanego przepisu jednoznacznie wskazuje na zamysł ustawodawcy co do przyznania akcjonariuszom prawa do przeglądania księgi akcyjnej i sporządzania z niej odpisów za zwrotem kosztów. Tezę tę potwierdza również fakt, iż - bez wglądu do księgi akcyjnej - osoby te nie mogłyby wykonywać bez utrudnień prawa głosu, a także korzystać z innych przyznanych im przez prawo uprawnień, np. prawa do wyrażania sprzeciwu, o którym mowa w art. 341 § 4 kodeksu spółek handlowych (por. S. Sołtysiński, A. Szajkowski, A. Szumański, J. Szwaja, Kodeks spółek handlowych. Komentarz do artykułów 3001-458, tom III, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2003, s. 317).
Jeżeli chodzi więc o wskazanie materialnoprawnej przesłanki legalności przetwarzania danych osobowych akcjonariuszy, nie budzi wątpliwości, iż przetwarzane tych danych poprzez udostępnienie księgi akcyjnej lub odpisów z tej księgi innym akcjonariuszom odbywa się na podstawie przesłanki określonej w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych. Przepis ten stanowi, iż przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne wtedy, gdy jest niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Analiza powyższego prowadzi do wniosku, że uprawnienie akcjonariuszy do przeglądania księgi akcyjnej i żądania z niej odpisu usankcjonowane zostało w obowiązującym systemie prawa. Tym samym, jego ograniczenie lub wyłączenie możliwe by było jedynie na mocy szczególnego przepisu ustawy, którego dyspozycja w sposób wyraźny o wyłączeniu tym stanowiłaby. Nie jest nim jednakże przepis ustawy o ochronie danych osobowych”.
Paweł Mazur
Podstawa prawna:
• art. 341 § 7 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. Nr 94, poz. 1037 z późn.zm.),
• ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn.zm.).