Uzupełnianie dokumentów
W toku przetargu nieograniczonego na dostawę wyposażenia placu zabaw otrzymaliśmy trzy oferty. Po otwarciu ofert okazało się, że jeden z wykonawców nie dołączył do oferty wymaganego dokumentu, tj. zaświadczenia o spełnianiu przez oferowane zabawki wymagań jakościowych. Czy możemy wezwać tego wykonawcę do uzupełnienia dokumentów, czy też jesteśmy zobowiązani jego ofertę odrzucić jako niezgodną ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia (siwz)? Oferta tego wykonawcy jest znacznie korzystniejsza od pozostałych, dlatego też zależałoby nam na zawarciu umowy właśnie z tym wykonawcą.
Zamawiający może w takim przypadku wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów. Nowelizacja ustawy wprowadza zmiany w zakresie uzupełniania brakujących oświadczeń lub dokumentów zawierających błędy.
Zgodnie z regulacją z art. 26 ust. 3 upzp, obowiązkiem zamawiającego w zakresie wezwania do uzupełnienia braków lub poprawy błędów objęte są:
• oświadczenia lub dokumenty potwierdzające spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu;
• oświadczenia lub dokumenty potwierdzające spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego.
W dotychczasowym stanie prawnym obowiązek ten dotyczy wyłącznie dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający powinien wezwać wykonawców, którzy albo w określonym terminie nie złożyli oświadczeń lub dokumentów, wskazanych w ogłoszeniu o zamówieniu lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert, jak również wykonawców, którzy złożyli dokumenty zawierające błędy. W celu uzupełnienia braków bądź złożenia poprawnych dokumentów zamawiający wyznacza wykonawcy stosowny termin.
Ustawa nie reguluje przy tym długości tego terminu, pozostawiając w tym zakresie swobodę zamawiającemu. Ważne jest przy tym, aby dokument potwierdzał spełnianie przez oferowane zabawki wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu wyznaczonym przez zamawiającego jako termin uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów.
Zamówienie dodatkowe
W trakcie robót budowlanych nastąpiła konieczność wykonania robót dodatkowych. Jednak ich wartość nieznacznie przekroczy 20% wartości umowy. Roboty dodatkowe są istotne dla zadania i muszą być wykonane ze względu na przepisy prawa budowlanego. Ponadto są korzystne dla zamawiającego. Czy możliwe jest pomimo nieznacznego przekroczenia wartości 20% zastosowanie trybu udzielenia zamówienia z wolnej ręki w oparciu o art. 67 ust. 1 pkt 5 upzp?
Zamówienie dodatkowe może być udzielone z wolnej ręki, jeżeli zostaną spełnione wszystkie wymogi określone w art. 67 ust. 1 pkt 5 upzp. Zauważyć należy, iż nowelizacja upzp podwyższyła kwotę, do której możliwe jest traktowanie danego zamówienia jako dodatkowe.
Zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 5 upzp, istotne jest, aby wartość zamówienia dodatkowego nie przekraczała 50% wartości zamówienia podstawowego. W pozostałym zakresie przesłanka udzielenia zamówienia dodatkowego w trybie z wolnej ręki nie uległa zmianie.
Zmianie nie uległ również wymóg łącznego zaistnienia wszystkich okoliczności przewidzianych w cytowanym przepisie. Próg 50% jest górną granicą łącznej wartości wszystkich zamówień dodatkowych w stosunku do pojedynczego zamówienia podstawowego, udzielanych w trybie z wolnej ręki. Udzielenie zamówienia na wykonanie dodatkowych robót temu samemu wykonawcy w trybie z wolnej ręki będzie w tym przypadku uzasadnione, o ile zamawiający udowodni, że nie mógł przewidzieć konieczności wykonania tych robót przy ustalaniu zakresu i wartości zamówienia podstawowego. Innymi słowy, zamawiający powinien dowieść dochowania należytej staranności.
Jeżeli staranność zamawiającego była dochowana, wówczas możliwe jest udzielenie zamówienia dodatkowego temu samemu wykonawcy.
Dokumenty w postępowaniu
Przeprowadziliśmy konkurs na projekt mostu. Nagrodą w konkursie było zaproszenie dwóch zwycięzców konkursu do negocjacji bez ogłoszenia. Zależy nam na szybkim przeprowadzeniu tej procedury, ponieważ zamówienie to jest w części finansowane ze środków wspólnotowych. Czy istnieje możliwość przyspieszenia tej procedury?
Tak, zgodnie z art. 26 ust. 5 upzp, zamawiający może odstąpić od stosowania przepisów w zakresie dokumentów w przypadku udzielania zamówień w trybie negocjacji bez ogłoszenia na podstawie przesłanki z art. 62 ust. 1 pkt 2 upzp, tj. w przypadku gdy przeprowadzony został konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia co najmniej dwóch autorów wybranych prac konkursowych. W takim przypadku wykonawcy zostali już wstępnie zweryfikowani przez sąd konkursowy, w związku z tym nie ma potrzeby ponownego sprawdzenia ich wiarygodności i rzetelności.
Ogłoszenie o zamówieniu
Przygotowujemy przetarg nieograniczony na dostawę sprzętu komputerowego. Wartość przedmiotu zamówienia nie przekracza 60 000 euro. W jaki sposób powinniśmy dokonać publikacji ogłoszenia o zamówieniu? Czy wystarczy, że ogłoszenie opublikujemy na własnej stronie internetowej i w gazecie?
Nie, jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza od kwot określonych w rozporządzeniu w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, zamawiający zobowiązany jest do publikacji takiego ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych.
Ostatnia nowelizacja ustawy - Prawo zamówień publicznych objęła obowiązkiem publikacji ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych wszystkich zamówień mieszczących się w przedziale wartości od 14 000 euro do kwot określonych w powołanym powyżej rozporządzeniu. Ponadto zmianie uległ sposób tej publikacji. Dotychczas zamawiający przesyłał ogłoszenie Prezesowi UZP, który dokonywał publikacji ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. W świetle obecnie obowiązującej regulacji, zamawiający samodzielnie wprowadza drogą elektroniczną, za pomocą formularza umieszczonego na stronie portalu internetowego UZP, ogłoszenie do Biuletynu Zamówień Publicznych.
Zauważyć również należy, że opisane zasady publikacji ogłoszenia odnoszą się również do ogłoszeń o udzieleniu zamówienia. Obowiązkiem publikacji tego rodzaju ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych zostały również objęte zamówienia mieszczące się w przedziale wartości od 14 000 euro do kwot określonych w powołanym powyżej rozporządzeniu.
Brak zaświadczenia z urzędu skarbowego
Wezwaliśmy wykonawcę stosownie do treści art. 26 ust. 3 ustawy - Prawo zamówień publicznych, do uzupełnienia dokumentów w zakresie informacji z organu podatkowego w zakresie informacji o niezaleganiu z należnym podatkiem. Wykonawca złożył dokument, ale miał on datę wystawienia po upływie terminu składania ofert. W związku z tym czy jest podstawa do wykluczenia tego wykonawcy z postępowania?
Przepis § 1 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia wymaga, aby aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczeń, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, wystawione było nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.
W przypadku zatem postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego dokument ten zachowuje ważność, jeżeli dzień jego wystawienia jest późniejszy. Należy zauważyć, iż użycie wyrazów „przed upływem terminu składania ofert” nie oznacza, że dokument taki nie może być wystawiony po upływie tego terminu. W świetle bowiem cytowanego przepisu rozporządzenia istotne jest, aby dokument ten nie był datowany wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
Zauważyć ponadto należy, iż - stosownie do treści art. 306a ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn.zm.), organ podatkowy wydaje zaświadczenia potwierdzające stan faktyczny i prawny w dniu jego wydania. W związku z tym wykonawca wezwany do uzupełnienia braku w postaci zaświadczenia organu podatkowego po upływie terminu składania ofert nie ma możliwości uzyskania zaświadczenia potwierdzającego jego stan podatkowy na okres sprzed terminu składania ofert.
Dla poprawności działania w postępowaniu wystarczające jest w takim przypadku, że dokument organu podatkowego będzie potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunku niezalegania z podatkami nie później niż w dniu wyznaczonym przez zamawiającego jako termin uzupełnienia.
Zamówienia objęte umową ramową
W ubiegłym roku przeprowadziliśmy postępowanie na dostawę artykułów spożywczych i zawarliśmy umowę ramową na 4 lata z jednym wykonawcą. Zgodnie z dotychczas obowiązującymi przepisami, zamówienie objęte umową ramową udzielane było w trybie z wolnej ręki, jeżeli umowa została zawarta z jednym wykonawcą. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, nie jesteśmy zobowiązani do stosowania trybu z wolnej ręki. Zamówienia udzielamy na warunkach określonych w umowie. Czy warunki te podlegają negocjacjom, czy przy zastosowaniu trybu z wolnej ręki byłaby możliwość negocjowania warunków udzielenia zamówienia?
Tak, warunki te mogą być negocjowane, jednak w kierunku korzystnym dla zamawiającego. Przepis art. 101 ust. 1 pkt 1 upzp umożliwia udzielenie zamówienia wykonawcy, z którym zawarto umowę ramową bez stosowania trybu zamówienia z wolnej ręki, jednakże na warunkach nie mniej korzystnych niż określone w umowie ramowej.
Przed podpisaniem umowy wykonawca powinien przedstawić zamawiającemu oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, a jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w rozporządzeniu w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, również dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków.
Obowiązek powołania komisji przetargowej
W czerwcu upływa nam umowa na korzystanie z licencji na oprogramowanie prawnicze. Z uwagi na fakt, iż program ten oferowany jest przez jednego dostawcę, planujemy przeprowadzić postępowanie na zakup dalszej licencji w trybie z wolnej ręki. Czy w związku z tym, że mamy do czynienia z jednym tylko wykonawcą, jesteśmy zobowiązani do powoływania komisji przetargowej?
Tak, jeśli wartość zamówienia będzie równa lub wyższa od kwot określonych w rozporządzeniu w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich. Postępowanie o udzielenie zamówienia z wolnej ręki jest objęte obowiązkiem powoływania komisji przetargowej. Ustawa nie przewiduje w tym przypadku wyjątku.
Natomiast biorąc pod uwagę przedmiot planowanego zamówienia, nie wydaje się, aby wartość tego zamówienia była równa kwotom wskazanym w powołanym rozporządzeniu. Z uwagi na tę okoliczność zamawiający może odstąpić od obowiązku powołania komisji przetargowej.
Zakres informacji o wyborze oferty
Przeprowadziliśmy przetarg nieograniczony na remont szpitala. Stosownie do przepisów ustawy, poinformowaliśmy wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając jednocześnie dane zwycięzcy przetargu. Po niespełna 3 dniach jeden z wykonawców zarzucił zamawiającemu niedopełnienie obowiązku z art. 92 ust. 1 upzp. Naszym zdaniem, zarzut ten jest niezasadny.
Ocena zasadności protestu uzależniona jest od zakresu informacji, jakie zamawiający zawarł w informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty. Zauważyć bowiem należy, że nowelizacja zmieniła zakres tej informacji. Zgodnie z obecnie obowiązującym art. 92 ust. 1 pkt 1 upzp, niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając:
• nazwę (firmę), siedzibę i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz uzasadnienie jej wyboru,
• nazwy (firmy), siedziby i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty, wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert zawierających punktację przyznaną oferentom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację.
Ponadto zamawiający zobowiązany jest zamieścić wskazane powyżej informacje na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie.
Dodatkowo, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza 20 000 000 euro (w przypadku robót budowlanych) albo 10 000 000 euro (w przypadku dostaw i usług), zamawiający informacje te zobowiązany jest przekazać Prezesowi UZP oraz Szefowi CBA.
Termin zawarcia umowy
Planujemy przeprowadzić przetarg ograniczony na budowę oczyszczalni ścieków. Będzie to już drugie postępowanie w tym zakresie, pierwsze zostało unieważnione, albowiem upłynął termin związania ofertą i nie mogliśmy podpisać ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego. W jaki sposób możemy uniknąć takiego problemu? Z uwagi na poprzednie doświadczenie obawiamy się, że i w tym postępowaniu może zaistnieć sytuacja, która doprowadzi do upływu terminu związania ofertą, a w konsekwencji do unieważnienia postępowania.
Zasadą jest, że zamawiający zobowiązany jest do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą.
Jednakże nowelizacja ustawy - Prawo zamówień publicznych wprowadziła pewien wyjątek od tej zasady. Otóż zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego po upływie terminu związania ofertą, jeżeli poinformuje przed upływem tego terminu o wyborze oferty, a wykonawca wyraził zgodę na zawarcie umowy na warunkach określonych w ofercie (art. 94 ust. 1a upzp).
A zatem jeżeli przetarg ograniczony zostanie wszczęty nie wcześniej niż 11 czerwca 2007 r. (data wejścia w życie nowelizacji), możliwe będzie zawarcie umowy po upływie terminu związania ofertą na warunkach określonych w art. 94 ust. 1a upzp.
Zwrot wadium
W przetargu nieograniczonym zamawiający odrzucił dwie oferty wykonawców z uwagi na niezgodność z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W odpowiedzi na informację o odrzuceniu oferty jeden z wykonawców złożył protest, natomiast drugi wystąpił z wnioskiem o zwrot wadium. W wyniku dalszego postępowania odwoławczego czynność odrzucenia ofert została uznana za nieważną. Czy w tej sytuacji zamawiający powinien uwzględnić udział w postępowaniu również drugiego wykonawcy, któremu wadium zostało zwrócone? Czy też uznać, iż wykonawca ten nie jest już zainteresowany postępowaniem, skoro złożył wniosek o zwrot wadium?
Po unieważnieniu czynności odrzucenia ofert zamawiający powinien uwzględnić udział w postępowaniu wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty i nie wycofali ich przed upływem terminu składania ofert. Nie ma przy tym znaczenia fakt, iż wykonawca, którego oferta została odrzucona, złożył wniosek o zwrot wadium, a zamawiający wadium zwrócił.
Zgodnie z treścią znowelizowanego art. 46 ust. 3 upzp, zamawiający żąda w takim przypadku ponownego wniesienia wadium przez wykonawcę, któremu wadium zwrócono, jeżeli w wyniku ostatecznego rozstrzygnięcia protestu unieważniono czynność odrzucenia oferty. Termin na wniesienie wadium określa zamawiający. Ograniczenie wykonawcy udziału w postępowaniu stanowić będzie istotne naruszenie przez zamawiającego przepisów upzp, a tym samym naraża go na dalsze protesty ze strony wykonawcy.
PODSTAWA PRAWNA
• Ustawa z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 82, poz. 560)
BARBARA WYSOCKA