Niektóre podmioty prowadzące działalność gospodarczą uczestniczą w przetargach o udzielenie zamówienia publicznego, a w związku z tym ponoszą określone koszty przygotowania i uczestnictwa w procedurze przetargowej.
Na koszty te składają się w szczególności:
- koszty opracowania ofert,
- koszty wydruku materiałów przedstawiających dorobek i ofertę danego oferenta,
- koszty poniesione na stworzenie katalogów i prezentacji multimedialnych,
- koszty obsługi prawnej w zakresie prawa zamówień publicznych etc.
W chwili ponoszenia tych kosztów podatnik nie jest w stanie określić, jaki będzie wynik procedury przetargowej, oraz czy poniesione koszty pozwolą na wygranie przetargu, zawarcie umowy z podmiotem ogłaszającym przetarg i rzeczywiste uzyskanie przez Spółkę przychodu.
Tym niemniej uczestnictwo w przetargach, a zatem również ponoszenie związanych z tym kosztów, stanowi dla wielu podatników warunek pozyskania klienta, a co za tym idzie uzyskania przychodu.
Fiskus zgadza się, że wydatki takie należą do pośrednich kosztów uzyskania przychodów (por. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 marca 2011 r. – nr IPPB5/423-122/11-4/RS) podobnie jak koszty promocji, reklamy i marketingu.
Są to bowiem szeroko rozumiane działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego.
Polecamy: Czy nieściągalne należności można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów
Polecamy: Zwrot VAT za materiały budowlane - nowy wykaz materiałów budowlanych od 2011 roku
Polecamy: Amortyzacja podatkowa
Zdaniem organów podatkowych mogą być one realizowane za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych lub konsumpcyjnych, zalet technicznych, estetycznych lub zdrowotnych, rozwiązań nowoczesnych czy modnych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Można wobec tego wyróżnić promocję, reklamę towaru, usługi, a także promocję reklamę firmy (przedsiębiorstwa).
W przypadku kosztów reklamowych, marketingowych, czy związanych z uczestnictwem w przetargach należy stwierdzić, iż nie jest możliwe ustalenie jaka część działań promocyjnych będzie miała wpływ na osiągnięcie danego przychodu. Rozpowszechniane informacje reklamowe zawierają zarówno reklamę firmy jak i rodzaju prowadzonej przez nią działalności oraz wzorce wytwarzanych przez firmę produktów reklamowych.
Zasadniczo w myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Zatem dla kwalifikacji prawnej danego wydatku istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania ustawodawca wyróżnia koszty podatkowe bezpośrednio związane z przychodami i inne niż bezpośrednio z nimi związane, których nie można wprost przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).
A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:
- wydatek został poniesiony przez podatnika,
- jest definitywny, a więc bezzwrotny,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Dla ustalenia momentu zaliczenia wydatków w ciężar kosztów uzyskania przychodów, podatnik powinien rozpoznać rodzaj powiązania kosztów z przychodami. W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania koszty podatkowe można podzielić na:
- bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód),
- inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).
Kosztami uzyskania przychodów bezpośrednio związanymi z przychodami są takie wydatki, których poniesienie przekłada się wprost (w sposób bezpośredni) na uzyskanie konkretnych przychodów. Klasycznym przykładem bezpośredniego związku kosztów z przychodami jest relacja, w jakiej pozostają wydatki na nabycie lub wytworzenie jednostki towaru i przychód ze zbycia tej jednostki towaru.
Pośrednie koszty uzyskania przychodów to takie wydatki, które nie pozostają w uchwytnym związku z konkretnymi przysporzeniami podatnika – brak jest możliwości ustalenia, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód. Do tego rodzaju kosztów zalicza się m.in. koszty ogólnego zarządu, koszty administracyjne, wydatki na utrzymanie obiektów, obsługę prawną, ubezpieczenia, świadczenia na rzecz pracowników, koszty promocji i reklamy.