Jakie koszty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
W świetle zapisów zawartych w art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Wspomniany art. 16 ust 1 zawiera bardzo wiele kosztów, które nie mogą być zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodu. Jednym z nich są np. koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Zatem aby podatnik mógł zaliczyć poniesiony przez siebie wydatek jak koszt uzyskania przychodu musi zostać łącznie spełnionych kilka warunków, tj. wydatek:
1) został faktycznie poniesiony przez podatnika;
2) jest definitywny, czyli nie został podatnikowi w żaden sposób zwrócony;
3) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
4) poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
5) został właściwie udokumentowany;
6) nie jest jednym z kosztów wymienionych w art. 16 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Wydatek na usługę gastronomiczną w kosztach
Pewne wątpliwości może budzić wydatek na usługę gastronomiczną ponoszony przez podatników, ponieważ art. 16 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wprost wyłącza możliwość kwalifikowania kosztów związanych z reprezentacją, w szczególności poniesione np. na usługi gastronomiczne do kosztów uzyskania przychodu.
Kwestia usług gastronomicznych została poruszona w interpretacji indywidualnej z 3 lipca 2017 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.56.2017.1.JG, przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. W przedstawionym we wniosku o interpretację stanie faktycznym Spółka wskazała, że rozważa zawarcie z dostawcą umowy o usługę cateringową dla pracowników. Usługa w ramach zawartej umowy będzie obejmowała codzienne (w dniach roboczych) dostarczanie posiłków do biura Spółki. Posiłki będą dostarczane w godzinach obiadowych i będą miały formę tzw. „szwedzkiego stołu”, tj. bufetu dostępnego dla wszystkich pracowników, umożliwiającego dowolny wybór posiłku spośród dostępnych w danym dniu. Spółka zadała więc pytanie czy koszt cateringu może być zakwalifikowany jako koszt uzyskana przychodu. Zdaniem spółki jej wydatki na catering nie będą służyły w celu reprezentacji, więc art. 16 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie będzie miał zastosowania, gdyż stosownie do treści art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu „reprezentacja”, dlatego też należy posłużyć się w tym zakresie wykładnią językową. Przez „reprezentację” rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną” - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN: Warszawa 2007 r.).
Przenosząc tę definicję na grunt ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w praktyce uznaje się, że ocena, czy określone koszty mogą mieć charakter reprezentacyjny, powinna być dokonywana przez pryzmat celu tych wydatków. Za czynności o charakterze reprezentacyjnym są zwykle uważane przede wszystkim działania skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej ukierunkowane na stworzenie oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.
Jak wskazano, Spółka rozważa zawarcie umowy na usługę cateringową dla pracowników Spółki. Przedmiotowe wydatki nie będą zatem skierowane „na zewnątrz”, czyli do kontrahentów lub potencjalnych kontrahentów Spółki, ale do pracowników przez co nie należy ich rozpatrywać w kategoriach kosztów reprezentacji. Dodatkowo celem ponoszonych kosztów nie jest wykreowanie pozytywnego obrazu Spółki wobec kontrahentów, a polepszenie warunków i komfortu pracy, co ma wpłynąć na wydajność pracowników i zwiększenie efektywności ich pracy.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał powyższe stanowisko spółki za prawidłowe.
Podobne stanowisko, dotyczące zakwalifikowania kosztów do kosztów uzyskania przychodu w kwestii usług gastronomicznych i pojęcia reprezentatywności w ocenie art. 16 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zajął w interpretacji indywidualnej z dnia 4 listopada 2014 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, sygn. ILPB3/423-433/14-4/PR: "(...) oceniając więc, czy dane koszty ponoszone przez podatnika mają charakter reprezentacyjny należy patrzeć przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie pozytywnego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych".