Praktykę taką potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji, której fragment przedstawiamy poniżej.
(...) Z opisu stanu faktycznego przedstawionego we wniosku wynika, że Wnioskodawca dokonuje anulowania wystawianych faktur - m.in. z powodu pomyłkowo umieszczonych danych kontrahenta na fakturze, który w rzeczywistości nie jest stroną realizowanej transakcji, nie on jest faktycznym nabywcą towarów dostarczanych przez Wnioskodawcę, gdzie wystawiona faktura nie dokumentuje faktycznie dokonanej transakcji.
W drugim z przedstawionych przypadków Spółka wystawia fakturę przy zastosowaniu błędnego cennika, jednakże jeszcze przed wysyłką towarów dokonuje anulowania pierwotnie wystawionych faktur, a następnie wystawia faktury, stosując właściwą cenę. W trzecim przypadku Spółka, przygotowując towar do sprzedaży, zdejmuje go ze stanów magazynowych oraz wystawia fakturę dokumentującą mającą nastąpić sprzedaż, jednakże kontrahent rezygnuje z zakupu, a w konsekwencji nie dochodzi do zbycia towarów.
Ponadto Wnioskodawca podkreśla, iż w wymienionych wyżej sytuacjach pozostawia w dokumentacji oryginał i kopie błędnych faktur VAT.
W związku z tym należy stwierdzić, iż w wymienionych powyżej przypadkach, tj. umieszczenia na fakturze błędnego kontrahenta oraz w przypadku gdy nabywca rezygnuje z zamówienia, wystawiona faktura nie dokumentuje rzeczywistej sprzedaży (nie doszło do realizacji umowy). Natomiast we wszystkich wspomnianych sytuacjach faktura ta nie została wprowadzona do obrotu prawnego (nabywca nie otrzymał oryginału faktury VAT). Spełnienie tych warunków umożliwia anulowanie wystawionej faktury.
Anulowanie faktury dotyczy zatem tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność niedokonaną, co ma miejsce w przedmiotowej sprawie, gdyż nie dostarczono towaru, a nabywca nie odebrał faktury VAT.
W przedmiotowej sprawie istotny jest fakt, że zarówno oryginały faktur, jak i kopie są w posiadaniu Wnioskodawcy, a więc Spółka nie wprowadziła przedmiotowych faktur do obrotu prawnego. W związku z powyższym można stwierdzić, że dopuszczalne jest anulowanie ww. dokumentów (oryginału i kopii faktury). Dokumenty tej operacji księgowej opatrzone odpowiednią adnotacją powinny być zachowane w dokumentach Spółki.
Reasumując, mając na względzie przedstawiony stan faktyczny oraz przywołane powyżej przepisy prawa podatkowego, należy stwierdzić, iż nie jest konieczne wystawienie faktury korygującej do transakcji, która nie doszła do skutku. Możliwe jest bowiem anulowanie faktury przez Spółkę w sytuacjach przywołanych powyżej. Podkreślenia wymaga fakt, iż w przypadku anulowania faktury sprzedawca winien posiadać zarówno kopię, jak i oryginał tej faktury. Ponadto z przedmiotowego dokumentu jednoznacznie powinno wynikać, że został on anulowany. Anulowanie wystawionej faktury może być dokonane na przykład przez trwałe przekreślenie oryginału i kopii faktury z adnotacją „anulowano”. Anulowane dokumenty należy jednak przechowywać w dokumentacji.
Należy zaznaczyć, iż anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Ponadto podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. (...)
Interpretacja indywidualna z 5 stycznia 2009 r., wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP1/443-1894/08-4/PR
oprac. Ewa Sławińska